Kalkulator czy system?
-
- Dorota Konowrocka,
- 01.02.1999
Nikt nie jest doskonały
Według ZUS, raporty o błędach w Programie Płatnika miały być zbierane do 29 stycznia br. Na podstawie tych informacji zostanie skorygowana wersja z 20 stycznia br. "Kolejny Program Płatnika będzie bardziej elastyczny, umożliwi regulację niektórych parametrów, np. stawek ubezpieczeniowych przez użytkownika, ale i na jego odpowiedzialność. Procedury weryfikacyjne zostaną zmienione tak, by program sygnalizował błędy, ale nie uniemożliwiał wydrukowania dokumentów ubezpieczeniowych i ich przesłania, nawet jeśli uzna je za niepoprawne. Przewidujemy zmiany w ustawodawstwie lub nieprzewidziane zestawy ubezpieczeń i dlatego chcemy, by PP był otwarty na nowe sytuacje" - zapewnia wiceprezes ZUS. W Sejmie toczą się już dyskusje na temat zmiany stawki ubezpieczenia wypadkowego i zdrowotnego.
W nowej postaci PP ma dopuszczać do nieprawidłowego uzupełnienia rubryk w dokumentach ubezpieczeniowych, w przypadku gdy odpowiednich rubryk po prostu nie ma. Ostateczna poprawność wybranego rozwiązania zostanie zweryfikowana przez ZUS. "Jeżeli w indywidualnych przypadkach PP okaże się niewystarczający, zostanie poprawiony i przesłany nieodpłatnie zainteresowanemu płatnikowi" - deklarują przedstawiciele ZUS.
Nauka na błędach
Do większej elastyczności zmusiły ZUS błędy dostrzeżone przez użytkowników w poprzednich wersjach.
Przedmiotem zarzutów wobec poprzednich wersji były niewłaściwe procedury weryfikacji danych. PP odrzucał numery ewidencyjne (NIP, REGON, PESEL), nie zezwalając na stworzenie końcowego dokumentu, co jednak - według twórców programu - wynikało z nieprawidłowego przydziału niektórych numerów w rejestrach krajowych. W niektórych polach PP dopuszczał wprowadzenie tylko określonego formatu znaków (tylko litery lub tylko cyfry), podczas gdy prawidłowe wartości wyrażone były inaczej.
Program Płatnika wprowadzał również wartości w nieprawidłowe pola bądź powodował błędy przy wyliczaniu wartości w raportach imiennych lub wyliczaniu deklaracji rozliczeniowej z raportów imiennych. Wersja 1.10.006 nie mogła być poprawnie zainstalowana na komputerach działających w systemie Windows NT. Wcześniejsze wersje powodowały również problemy podczas drukowania, zmniejszając wymiary pól i nakładając je na siebie.
Program Płatnika jest programem jednostanowiskowym. Według Prokomu, generalnego wykonawcy systemu informatycznego dla ZUS, PP jest wyposażony w funkcje pozwalające łączyć wiele plików zawierających dokumenty ubezpieczeniowe. Doświadczenia użytkowników są jednak inne, o czym świadczą informacje z ZUS. "Jeden z użytkowników skarżył się, że po scaleniu w Programie Płatnika zbiorów danych stworzonych na dwóch komputerach nie mógł już zaktualizować takiej bazy" - przyznaje Stefan Jarecki, wicedyrektor biura zasilania komunikacji w ZUS.
Irytację użytkowników wzbudzała konieczność wielokrotnego wprowadzania do programu tych samych danych ewidencyjnych. "PP sprawiał problemy przedsiębiorstwom zatrudniającym osoby niepełnosprawne oraz osoby na zasiłkach macierzyńskich i wychowawczych. W formularzach generowanych z PP brakowało odpowiednich rubryk" - mówi Janusz Gieruszyński, dyrektor działu analiz i projektów informatycznych w firmie Softtutor.
Nadal wiele wątpliwości powoduje fakt, że nie zostały stworzone żadne mechanizmy ochrony danych. ZUS zadbał o nie jedynie w przypadku teletransmisji, natomiast dane w PP nie są zabezpieczone inaczej niż mechanizmami bezpieczeństwa systemu operacyjnego. "Nie ma żadnego systemu haseł, nie można zapewnić tajemnicy np. części danych o pracownikach. Każdy ma dostęp do informacji, które ustawowo powinny być traktowane jako poufne" - mówi Janusz Gieruszyński. "Ten program nie jest systemem informatycznym, to jedynie specjalizowany kalkulator. Nie myśleliśmy o wyrafinowanych zabezpieczeniach. Ostatecznie przecież po każdej sesji można eksportować dane na dyskietkę i zabierać ze sobą" - ripostuje Adam Kapica, wiceprezes ZUS.
Huśtawka nastrojów
"To jest dobry produkt. Nie jest prosty w obsłudze, ale żaden program dotyczący finansów i księgowości nie jest prosty. Pozwala uniknąć tworzenia błędnych dokumentów ubezpieczeniowych, współpracuje ze wszystkimi programami kadrowo-płacowymi, oszczędza czas. Sądzę, że początkowy sceptycyzm może wynikać z naturalnej ludziom niechęci do nowości" - mówi Bohdan Gotkiewicz, zastępca dyrektora sprzedaży w sopockiej firmie szkoleniowej Combidata, należącej do Grupy Prokom. "Użytkownicy zadają głównie pytania natury prawnej i interpretacyjnej, a nie informatycznej" - dodaje. "Ewentualne problemy z PP wynikają raczej z reformy ubezpieczeniowej, która nakłada na płatników znacznie więcej obowiązków niż wcześniej" - mówi Tomasz Drużyński, programista-analityk w firmie Soft-Lab.
"Program Płatnika działa albo nie. Taka rewolucja jest bardzo kłopotliwa, zwłaszcza wtedy, gdy jesteśmy zajęci dostosowywaniem naszych systemów do roku 2000. Oznacza stracone zasoby ludzkie i finansowe" - stwierdza Zygmunt Cal, dyrektor biura informatyki Polskich Linii Lotniczych LOT. "Program Płatnika skomplikuje wszystkim życie i nikomu nie pomoże, może jedynie Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych" - podsumowuje Janusz Gieruszyński z Softtutora.
Niektóre przedsiębiorstwa zastanawiają się, jak ominąć Program Płatnika, korzystając jednocześnie z możliwości przesyłania dokumentów elektronicznych bezpośrednio z programów kadrowo-płacowych bądź drukując dokumenty ubezpieczeniowe w formacie, takim jak ten generowany przez PP. "Absolutnie nie dopuszczamy teletransmisji danych inaczej niż przez PP Teletransmisja. Nie będziemy jednak sprawdzać, czy wydruki pochodzą rzeczywiście z PP. Jeżeli systemy OCR je zaakceptują, ZUS również" - deklaruje Adam Kapica.
Danuta Kołacka, szef zespołu informatyki w dziale kadr Banku Handlowego
Wdrożenie Programu Płatnika (PP) to gigantyczna praca, która zresztą trwa do dziś. W tej chwili opracowujemy zgłoszenia naszych pracowników.
Początkowo występowały błędy w programie, które bardzo nas niepokoiły, lecz w kolejnych wersjach zostały one usunięte. Weryfikacja danych nie była przeprowadzana poprawnie bądź PP nie chciał współpracować z systemem operacyjnym. Informatycy Prokomu ustalili, że niepoprawne działanie było spowodowane pewnymi parametrami systemu operacyjnego, które były ustalane w procesie instalacji. W następnych wersjach problem został usunięty. Przygotowanie wsadu do Programu Płatnika i sam program jest na tyle prosty i funkcjonalny, że nie opłaca się włączać jego funkcji do programów kadrowo-płacowych, tym bardziej że jego użytkowanie zwalnia od konieczności ustawicznego śledzenia zmian legislacyjnych i dokonywania odpowiednich poprawek we własnych programach.
Z punktu widzenia takiego przedsiębiorstwa jak nasze, zatrudniające ok. 4 tys. pracowników, problemem jest to, że PP sortuje alfabetycznie wg nazwiska dokumenty zgłoszeniowe importowane z programów kadrowo-płacowych. W niektórych przypadkach niezbędne jest ich ponowne rozdzielenie według innych kryteriów, co oznacza ogromną pracę. Jest to jednak do uniknięcia, jeżeli dane importowane są do Programu Płatnika w odpowiednich pakietach.
Sądzę też, że niektóre formularze, takie jak ZUS RMUA są zbędne i przyczyniają się jedynie do zwiększenia nakładu pracy płatników. Bank Handlowy będzie ubiegał się o zwolnienie z konieczności wypełniania tych formularzy, zastępując je wewnętrznymi procedurami.
Moim zdaniem, Program Płatnika ulegnie jeszcze wielu modyfikacjom, w miarę jak zmieniane będą ustawy i wykrywane kolejne błędy. Jest to naturalne w przypadku programu komputerowego i jesteśmy na to przygotowani.
Sławomir Jagiełła, kierownik działu programów użytkowych w firmie MacroSoft
Program Płatnika (PP) przysporzył nam dużo kłopotów i zmusił do wielu modyfikacji naszego programu kadrowo-płacowego.
Przede wszystkim musieliśmy zmodyfikować moduły ewidencyjne, uwzględniając dane, których wymagał PP (kody chorób, pokrewieństwa, zawodów itp.). Użytkowa i techniczna dokumentacja PP, udostępniona przez Prokom, była zbyt ogólna. Zmieniały się słowniki kodów. Wraz z pojawianiem się kolejnych wersji, PP wymagał innego rodzaju danych ewidencyjnych, niektóre dane gromadzone były więc niepotrzebnie. Użycie niektórych typów drukarek powodowało nakładanie się na siebie pól lub pomniejszanie wydruku. Kwoty składek na ubezpieczenia wypadkowe były umieszczane przez PP w nieodpowiednich polach. Nie wiedzieliśmy, czy i kiedy PP będzie spełniał wszystkie swoje funkcje, ale staraliśmy się zaspokajać potrzeby użytkowników, tworząc i włączając te funkcje do naszego programu kadrowo-płacowego. Chodziło tu o możliwość drukowania raportów z wyciągów imiennych, formularza ZUS RMUA (raport miesięczny dla ubezpieczonego) i druków przelewów bankowych. PP w ostatniej wersji 1.10.007 wykonuje wszystkie te czynności.
Do tej pory PP popełnia błędy w procesie weryfikacji danych w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych, nie akceptując czasem prawidłowych wartości. Z punktu widzenia użytkownika, zmagającego się bezskutecznie z błędnym programem, oznacza to stratę czasu.
Ogólnie jest to rozwiązanie proste i funkcjonalne. Sądzę, że wielu klientów będzie korzystać z tego programu, ale głównie w celu drukowania formularzy papierowych, a nie przesyłania do ZUS dokumentów elektronicznych. Teletransmisja i tak nie zwalnia płatników od obowiązku drukowania i przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. Sądzę, że PP najlepiej spełnia swoje funkcje w firmach dużych, posiadających programy kadrowo-płacowe. Reforma ubezpieczeń społecznych, nowe zasady i wprowadzenie PP spowodowały znaczny wzrost sprzedaży tego typu programów.
