Producenci oprogramowania twierdzą, że aplikacja obsługująca kadry i płace to jeden z najtrudniejszych do opracowania elementów systemu wspomagającego pracę firmy. To także jeden z powodów, dla których oferta rynkowa polskich programów Kadry-Płace jest uboższa niż aplikacji obejmujących inne sfery działalności przedsiębiorstw. Prezentujemy porównanie czterech programów kadrowo-płacowych dla małej i średniej firmy.

Do wspomagania pracy mniejszych i średnich firm (kilkudziesięcio- bądź kilkusetosobowych) stosowane są zwykle programy wielomodułowe, składające się z wielu podprogramów (modułów). Moduły te mogą pracować samodzielnie, lecz po ich wspólnym skonfigurowaniu tworzą nową jakość, umożliwiają m.in. automatyczną wymianę danych między sobą. W przypadku modułu gospodarki magazynowej przy wydaniu części z magazynu przesyłane są na odpowiednie konto modułu finansowo-księgowego dane o wartości zapasów.

Moduły dla kadr

Ważnymi modułami wchodzącymi w skład typowego oprogramowania wspomagającego pracę firmy są moduły obsługujące pracę działu kadr. Funkcje realizowane przez standardowy moduł kadrowy-płacowy są typowe, dotyczą zawierania umów, ewidencji pracowników, rozliczania czasu pracy (w tym urlopów, spóźnień, chorób), sporządzania i ustalania składników wynagrodzenia oraz drukowania odpowiednich druków, formularzy, zestawień. Czasami użytkownik ma do dyspozycji opracowany wcześniej wzór regulaminu pracy, który można łatwo dostosować do potrzeb firmy. W obsłudze funkcji przydatny jest wbudowany kalkulator, edytor druków, baza krajowych banków, urzędów skarbowych i szeroki zestaw definiowalnych druków łatwych do zaadaptowania. Administrator typowego programu kadr może definiować grupy pracowników (wg organizacji zakładu pracy, gdzie współpracuje ze sobą wiele działów), a w przypadku, gdy program jest obsługiwany przez wiele osób, można ustalić obowiązujący system haseł i uprawnień. Do zabezpieczenia przechowywanych danych uruchamiane są funkcje archiwizacyjne (sporządzanie i odtwarzanie kopii zapasowych).

Tryb tekstowy a graficzny

Pakiety wspomagające pracę przedsiębiorstw działają na różnych platformach sprzętowych i systemowych - począwszy od komputerów osobistych z systemem DOS/Windows, na unixowych minikomputerach i urządzeniach klasy mainframe kończąc.

Rozwiązaniem najtańszym, które mimo to pozwala na rejestrację danych osobowych każdego pracownika, może być aplikacja wykorzystująca arkusz kalkulacyjny - z najniższym poziomem ochrony danych.

Do wspomagania pracy małych lub średnich firm oferowane jest oprogramowanie jednostanowiskowe bądź obsługujące sieć lokalną, pracujące pod systemem DOS. Rosnąca popularność intuicyjnego środowiska graficznego, takiego jak Windows czy OS/2, spowodowała pojawienie się na rynku wielu programów kadrowych, korzystających z zalet GUI.

Przeciwnicy środowiska graficznego uważają, że spowalnia ono przesyłanie danych za pośrednictwem połączeń sieciowych, a do zarządzania firmą wystarczą proste formularze tekstowe. Natomiast aplikacje dla Windows mają bardziej intuicyjny interfejs pracy, mechanizmy OLE, przeciągnij i upuść, możliwość współpracy z tak popularnymi aplikacjami, jak Excel czy Word, zdecydowanie lepszą jakość wydruków.

Ważnym argumentem jest także ewolucja oprogramowania systemowego do komputerów i serwerów w kierunku 32-bitowych środowisk graficznych (OS/2, Windows NT, Windows 95/98). Zapewniają one znaczy wzrost szybkości pracy aplikacji.

Bazy danych i narzędzia

Od szybkości wyszukiwania i bezpieczeństwa dostępu do danych zależy niejednokrotnie działalność wielu przedsiębiorstw i urzędów. Prezentowane programy obsługujące pracę działu kadr korzystają z różnych baz danych instalowanych na PC, w tym także z relacyjnej bazy danych wyposażonej w standardowy język dostępu do danych SQL.

Ważną zaletą systemów relacyjnych baz danych jest możliwość implementacji rozwiązań architektury klient/serwer. W tych zastosowaniach proces klienta (reprezentowany przez aplikację czołową typu front-end), dostarczający interfejs z użytkownikiem, wysyła zlecenie usługi do procesu serwera (realizowanego przez oprogramowanie zaplecza, tzw. back-end aplikacji lub database engine). Oprogramowanie zaplecza zarządza przetwarzaniem danych, tzn. może je uaktualniać, przeszukiwać, dbać o integralność danych, sterować kolejno wieloma zleceniami (tzw. kolejkowanie). Pracuje ono tak długo, aż otrzymany rezultat zostanie przesłany do procesu klienta w formie komunikatu.