Współczesne trendy w logistyce europejskiej wyróżniają wyraźnie dwie strony w łańcuchu dostaw: popytową i podażową. Obie strony wymagają integracji w ramach łańcucha oraz wspólnie zaplanowanych i realizowanych działań. Integracja strony podażowej koncentruje się na efektywnym przepływie produktów przez sieć dystrybucji, natomiast integracja strony popytowej skupia się na stymulowaniu popytu konsumentów poprzez optymalizowanie efektywności takich działań, jak: zarządzanie kategorią, marketing, rozwój produktów. Efektywne zarządzanie łańcuchem dostaw polega na synchronizacji funkcjonowania obu stron - podażowej i popytowej - a to nie jest możliwe bez wsparcia informatycznego.

Potrzebne standardy

Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się obecnie na wdrożenie zintegrowanego informatycznego systemu zarządzania klasy ERP (Enterprise Resource Planning). Głównym powodem wdrażania rozwiązań typu ERP jest możliwość integrowania informacji pochodzących z wielu różnorodnych działów przedsiębiorstwa. Obserwowany w naszym kraju szybki rozwój systemów informatycznych wspomagających zarządzanie średnich i dużych przedsiębiorstw wydłuża listę oferowanych produktów krajowych i importowanych.

Zarządzanie łańcuchem dostaw stawia przed przedsiębiorstwem zdecydowanie trudniejsze zadanie. Jego system informatyczny ma wspomagać obszary logistyczne i umożliwiać łatwe komunikowanie z różnorodnymi kontrahentami (dostawcami i odbiorcami). Przykładowo, magazyny, zwłaszcza dystrybucyjne, które obsługuje taki system, zawsze powinny być traktowane jako jedno z ogniw łańcucha dostaw lub nawet sieci dostaw. Wszelkie składowane materiały znajdują się tam chwilowo i za niedługi czas zostaną przekazane do innych ogniw łańcucha dostaw. I tutaj pojawia się podstawowy dla zarządzania łańcuchami dostaw problem: jak mają być systemowo rozpoznawane opakowania z materiałami, które już były w różnych magazynach i jeszcze będą przebywały w różnych magazynach?

Różne systemy informatyczne funkcjonujące w różnych magazynach w różny sposób "widzą" dokładnie ten sam materiał. Ponadto coraz więcej firm w Polsce, szczególnie w branży detalicznej, stosuje elektroniczną wymianę dokumentów handlowych. Dostawcy nie tylko otrzymują elektroniczne zamówienia od sieci, ale sami powoli przekonują się do elektronicznych faktur i zaczynają wdrażać elektroniczne PZ, WZ i inne. Niezgodność i niedokładność danych w opisie produktu między partnerami handlowymi to istotny czynnik zmniejszający efektywność łańcucha dostaw we wszystkich jego ogniwach. Szczególnie jest to widoczne w dużych firmach, w których procesy przebiegają przez wiele wewnętrznych wydziałów i angażują licznych partnerów zewnętrznych. Zarządzanie przepływem towarów wymaga wtedy wymiany danych między wieloma systemami informatycznymi - jeśli informacja nie jest zsynchronizowana, błędy i niedokładności są nie do uniknięcia.

Posiadanie tego samego produktu nazwanego inaczej w różnych systemach powoduje niepotrzebne tarcia i zastoje zarówno w przebiegających w łańcuchu dostaw transakcjach, jak i w relacjach z partnerami biznesowymi. Te tarcia mogą być czysto informacyjne, ale też powodować spowolnienie łańcucha dostaw, np. poprzez wystawianie błędnych faktur czy wysłanie niewłaściwego produktu. Bez względu na charakter niedokładności danych i konsekwencji, jakie wywołuje, każdy błąd wymaga ręcznej interwencji, która powoduje opóźnienia w łańcuchu dostaw, podnosi koszty transakcji i tym samym zmniejsza szanse na rynku.

System dla wszystkich

Warunkiem sukcesu w integracji strony podażowej jest możliwość automatycznego monitorowania przepływu towarów i pełnego dostępu do informacji o towarach, ich ruchu oraz popycie na nie. Spełnienie tego warunku jest możliwe tylko wtedy, gdy partnerzy w łańcuchu dostaw używają jednolitych rozwiązań w zakresie:

sposobu identyfikacji i oznaczania towarów

automatycznej rejestracji ruchu towarów i gromadzenia informacji o nich

automatycznej wymiany danych w formie elektronicznych komunikatów, które mogą być przetwarzane przez systemy informatyczne partnerów w łańcuchu.