Jeden Insurer

Powszechny Zakład Ubezpieczeń zakończył jeden z najważniejszych projektów IT w historii - centralizację głównego systemu ubezpieczeniowego Insurer. Projekt związany był z dokonanymi zmianami w strukturze organizacyjnej PZU.

Powszechny Zakład Ubezpieczeń zakończył jeden z najważniejszych projektów IT w historii - centralizację głównego systemu ubezpieczeniowego Insurer. Projekt związany był z dokonanymi zmianami w strukturze organizacyjnej PZU.

Od lat jednym z największych wyzwań informatycznych PZU jest rozproszenie systemów. Każda z ponad 300 jednostek tego towarzystwa korzystała z własnej instalacji podstawowego systemu ubezpieczeniowego Insurer, od ponad dekady rozwijanego przez Prokom Software. Tak było do niedawna, bowiem w sierpniu br. zakończono projekt centralizacji.

Odwrotna entropia

"System Insurer i jego finansowo-księgowa część FKX był skrajnie rozproszony. Każdy nasz oddział istniał w nim jako osobna instancja. Trudno było też powiedzieć jaką właściwie wersję tego rozwiązania każdy oddział stosuje. Informatycy w oddziałach mieli bowiem pełną dowolność co do parametryzacji Insurera, jak również tego kiedy zainstalują kolejne aktualizacje. Praktycznie nie było sposobu, aby zarządzać taką strukturą" - mówi Piotr Puczyński, dyrektor zarządzający ds. IT w Powszechnym Zakładzie Ubezpieczeń SA.

Przedstawiciele Zakładu zastanawiali się nad zastąpieniem Insurera nowym rozwiązaniem, scentralizowanym systemem Exceed amerykańskiej firmy CSC, która miała go dostarczyć wspólnie z Prokomem. Ostatecznie zrezygnowano z tego projektu, choć przedstawiciele PZU nie chcą do końca wyjawić powodów tej decyzji. Oficjalnie wyższe priorytety nadano projektom związanym z wdrożeniem narzędzi do zarządzania finansami i środkami trwałymi opartymi na Oracle E-Business Suite.

Piotr Puszczyński Dyrektor zarządzający ds. IT w PZU

Piotr Puszczyński Dyrektor zarządzający ds. IT w PZU

Równocześnie gdy dyskutowano o potrzebie centralizacji systemu informatycznego, zarząd PZU zdecydował o zmianie struktury organizacyjnej firmy. Zakład podzielono na trzy główne piony - sprzedaży, operacji i księgowy. Rozpoczęto też restrukturyzację jednostek terenowych, zmniejszając ich liczbę z 304 do 110, jednocześnie ograniczając ich samodzielność. "Półtora roku temu stanęliśmy przed problemem, jak na bazie Insurera wesprzeć dokonujące się w firmie procesy zmian organizacyjnych. Utrzymanie tak rozproszonego systemu w nowej strukturze byłoby bardzo kosztowne" - mówi Piotr Puczyński. Wiązałoby się m.in. z zakupem znacznie bardziej wydajnych maszyn dla nowo powstających większych jednostek organizacyjnych. Tymczasem łączenie dwóch, trzech jednostek w jedną większą z punktu widzenia zarządzania infrastrukturą informatyki nie dawało żadnych istotnych oszczędności.

W maju 2005 r. ruszyły przygotowania do centralizacji systemu Insurer i FKX. "Z początku wydawało się, że projekt będzie bardzo techniczny. Centralizacja systemu Insurer okazała się jednak zaledwie jednym z wielu wątków. W jego ramach praktycznie od początku zbudowaliśmy sieć WAN. Zdecydowaliśmy też, że nie będziemy korzystać z outsourcingu w zakresie utrzymania centrum komputerowego" - opowiada Piotr Puczyński. W sierpniu 2005 r. podpisano z Prokom Software umowę na wsparcie przy budowie Ośrodka Przetwarzania Danych (OPD). Za ośrodek zapasowy posłużyło Centrum Informatyki Grupy, powstałe na bazie agenta transferowego PZU-CL.

Dwa miesiące wcześniej rozpoczęto przebudowę systemu Insurer, zakończoną trzytygodniowymi testami wydajności platformy, na której będzie pracowała wersja scentralizowana. Odbyły się one w laboratoriach IBM. Nowa wersja Insurera pracuje na serwerze IBM p595, a jako bazę danych wykorzystuje Informix 9.40.

Zarządzanie przez ryzyko

Platforma dla scentralizowanego systemu Insurer

Platforma dla scentralizowanego systemu Insurer

Harmonogram projektu skonstruowano tak, aby maksymalnie skrócić czas trwania. Powstało Biuro Projektu, w skład którego weszły osoby odpowiedzialne za: budżet, harmonogram, dokumentację (była ona jeszcze w czasie projektu centralizacji oceniana przez audytorów, badających m.in. sprawozdania finansowe PZU), komunikację zewnętrzną (głównie z pracownikami migrujących jednostek) i monitorowanie ryzyka. Zdecydowano się bowiem na zarządzanie projektem przez ryzyko. Podstawowym dokumentem podczas jego prowadzenia była tzw. Bramka Ryzyk. Na każdym etapie osoba odpowiedzialna za monitorowanie ryzyka określała listę punktów krytycznych i to ona oceniała, czy projekt może przejść do kolejnego etapu. Sponsorem projektu został Mirosław Szturmowicz, wiceprezes zarządu PZU, któremu podlega pion IT.

Jednocześnie z centralizacją Insurera prowadzono proces przebudowy sieci WAN. Migracja oddziałów następowała dopiero po tym, jak podłączono je już do nowej sieci rozległej. "Czas był o tyle istotny, że musieliśmy nadążyć za prowadzoną w PZU reformą organizacyjną. Dlatego zdecydowaliśmy się, aby w systemie Insurer zmieniać procesy biznesowe tylko tam, gdzie było to konieczne. Staraliśmy się również nie ingerować zbytnio w sposób pracy użytkowników" - mówią przedstawiciele kierownictwa Zakładu.

Założenia, by po stronie biznesu dokonywać tylko minimalnych, koniecznych zmian nie udało się do końca dotrzymać. "Scentralizowana organizacja wymusiła bowiem ujednolicenie sposobu działania po stronie oddziałów, które musiały też podporządkować się pewnym odgórnym regułom" - dodaje Piotr Puczyński.

Sieć WAN, routery i... huragan Katrina

W ramach projektu centralizacji systemu Insurer, Grupa PZU przebudowała sieć rozległą. Zdaniem przedstawicieli działu IT PZU, to pierwszy tego typu WAN z punktu widzenia zastosowanych rozwiązań koncepcyjno-technologicznych oraz skali. Śmiejąc się, informatycy dodają, że podczas budowy sieci "splądrowali międzynarodowy rynek", wykupując praktycznie wszystkie dostępne wówczas w Polsce routery Cisco Systems, sięgając nawet do zapasów Telekomunikacji Polskiej. Spowodowało to pewne problemy w ich dostawie dla innych klientów, gdyż zbiegło się w czasie ze zniszczeniem południa Stanów Zjednoczonych - gdzie są produkowane - przez huragan Katrina.

Grupa PZU zdecydowała się - zamiast budowania własnej struktury opartej na dzierżawie od operatorów dedykowanych kanałów o dużej przepustowości - na skorzystanie z szerokopasmowych sieci szkieletowych Telekomunikacji Polskiej i Exatela. W ramach projektu przebudowy sieci uruchomiono 61 węzłów MPLS (Multiple Protocol Label Switching) i zmodyfikowano 364 kanały Frame Relay (nowe łącza, nowe relacje lub zmienione przepustowości). W węzłach MPLS uruchomione zostały po dwa zbalansowane dojścia do sieci operatorów telekomunikacyjnych. Oba łączą są równorzędnie, na których ruch zostaje zbalansowany z wykorzystaniem odpowiedniego protokołu routingu. Po stronie PZU zostały wymienione i skonfigurowane routery we wszystkich 425 lokalizacjach. Dla zapewnienia elastyczności i możliwości dalszego rozwoju sieci WAN struktura sieci rozległej jest niezależna od struktur organizacyjnych poszczególnych spółek Grupy PZU.

Z Telekomunikacją Polską i Exatelem podpisano umowy SLA (Service Level Agreement). Każdy z operatorów jest odpowiedzialny za swoją infrastrukturę aż do urządzenia dostępowego. Ze względów bezpieczeństwa danych w sieci teleinformatycznej PZU zdecydowano się na odseparowanie operatorów od struktur sieci lokalnych Zakładu.

Modyfikacja harmonogramów

Główne komponenty Systemu Insurer

Główne komponenty Systemu Insurer

Początkowo myślano, że projekt zakończy się w marcu br. Pierwsze jednostki zostały przeniesione do nowego systemu we wrześniu 2005 r. Większość prac z tym związanych prowadził Prokom Software. Po stronie PZU - poza członkami Biura Projektu - uczestniczyły osoby odpowiedzialne za sieć WAN, ODP i Help Desk. Prace związane z migracją odbywały się w nocy i musiały być zakończone do 5.30, aby pracownicy PZU mogli uruchomić system przed otwarciem oddziałów. Podczas pierwszej nocy odbywało się przeniesienie danych z oddziału do Ośrodka Przetwarzania Danych w Warszawie. Podczas drugiej - zmiana na wyższe wersje bazy danych Informix i systemu Insurer. Następnie odbywało się przeniesienie danych do centralnej bazy danych, a od strony organizacyjnej łączenie mniejszych jednostek w jedną większą.

"Po tygodniu, gdy dokonaliśmy migracji w pierwszych trzynastu jednostkach, okazało się, że projekt nie będzie posuwał się tak szybko, jak pierwotnie planowaliśmy. Wstrzymaliśmy więc go na miesiąc. Dokonaliśmy przegrupowania zespołów, zmodyfikowaliśmy też ich zadania" - wspomina Piotr Puczyński. Projekt na nowo ruszył w październiku 2005 r., a zakończył się w sierpniu 2006 r.

Dane archiwalne i dane produkcyjne

Po zakończeniu projektu każda jednostka ma dostęp do wszystkich danych zawartych w systemie, co ułatwia np. wyszukiwanie pokrycia dla szkody. Łącznie ze scentralizowanej wersji Insurera korzysta ok. 5000 jednoczesnych użytkowników. We wrześniu br. nastąpić ma ostateczne strojenie bazy danych. Aby zmniejszyć rozmiar podstawowej bazy, dobudowano w systemie funkcję archiwizacji. Dane archiwalne tworzą osobną strukturę istniejącą obok roboczej, w której znajdują się dane nie starsze niż sprzed trzech lat. "Podczas analizy okazało się, że zapytania o informacje starsze to zaledwie 2% wszystkich zapytań dokonywanych przez użytkowników w systemie" - mówi dyrektor zarządzający ds. IT w PZU.

Baza podstawowa zawiera 1,7 TB danych, a archiwalna - znajdująca się na osobnym serwerze - 4 TB. Wiadomo już jednak, że w ciągu kilku lat trzeba będzie rozbudować podstawowy Ośrodek Przetwarzania Danych. Tym bardziej że przenoszonych jest do niego coraz więcej systemów. Poza Insurerem pracuje już w nim Oracle Financials, który zastąpił system finansowo-księgowy autorstwa Prokomu. W ciągu dwóch lat nastąpić ma wybór docelowej lokalizacji nowego centrum komputerowego.

Wysokie ROI

Zdaniem przedstawicieli PZU, koszt projektu centralizacji systemu Insurer - według nieoficjalnych danych jego wartość wyniosła ponad 100 mln zł - zwróci się w ciągu czterech lat. Stanie się to przede wszystkim dzięki zmniejszeniu kosztów ponoszonych na utrzymanie lokalnego wsparcia informatycznego - zarówno po stronie dostawcy systemu, jak i samego towarzystwa ubezpieczeniowego. Wprowadzenie standardowego rozwiązania to także mniejszy koszt utrzymania różnych, niezależnych wersji Insurera. Korzyści biznesowe to informacje o klientach, polisach i szkodach w jednym, centralnym systemie informatycznym.

Scentralizowany Help Desk

Fundamentalnym problemem w takim projekcie, jak centralizacja systemu ubezpieczeniowego w PZU, jest zmiana sposobu pracy użytkowników. W ramach budowy scentralizowanej wersji Insurera stworzono więc dział Help Desk, który miał wspierać pracowników tego towarzystwa ubezpieczeniowego. Wcześniej wsparcie dla użytkowników nie było prowadzone w sposób scentralizowany. W każdym oddziale był informatyk, do którego użytkownicy zwracali się z problemami. Teraz go nie ma, muszą więc precyzyjnie formułować informację o awarii i albo zadzwonić do naszego call center, albo wysłać zgłoszenie pocztą elektroniczną.


TOP 200