Jak zmniejszyć koszty drukowania?

Do tej pory w większości działów IT w firmach małą uwagę przykładało się do drukowania – w razie potrzeby po prostu pozbywano się starych drukarek i zastępowano je nowymi. Obecnie jednak drukowanie, kopiowanie czy faksowanie, szybko nabierają znaczenia, gdyż firmy szukają nowych sposobów redukcji kosztów.

Gartner szacuje, że firmy wydają 1-3% swoich przychodów na pokrycie kosztów drukowania i czynności, takich jak kopiowanie, skanowanie i faksowanie. Przez oszacowanie potrzeb i konsolidację urządzeń peryferyjnych – w większości przypadków włączenie ich do sieci przedsiębiorstwa – można zredukować te koszty nawet o 30%. “Firmy zaczynają to rozumieć. – mówi analityk z Gartner Group – Dwa czy trzy lata temu, na samym szczycie listy priorytetów IT były pozycje zaczynające się na „e”. Drukowania nawet nie było na tej liście. Firmy wprawdzie kupowały drukarki, ale nie miało to żadnego strategicznego znaczenia. Teraz dostrzegają tu sposobność do ograniczenia kosztów.”

W rezultacie wiele organizacji przygląda się uważnie, w jaki sposób są wykorzystywane drukarki i inne urządzenia peryferyjne, i kontroluje koszty ich utrzymania. Sposobem na ich zmniejszenie jest włączenie sprzętu do sieci. Drukarki sieciowe to nic nowego, możliwość współdzielenia drukarek była przecież jedną z sił napędowych wczesnych implementacji sieci LAN, mówią analitycy. Ale liczba drukarek sieciowych rośnie. Wedlug Dataquest, około dwie trzecie czarno-białych drukarek cyfrowych jest obecnie podłączonych do sieci, podczas gdy dwa lata temu było ich niewiele ponad połowę.

Zobacz również:

Producenci urządzeń peryferyjnych, tacy jak HP, IBM, Lexmark i Xerox, dostarczają narzędzia ułatwiające zarządzanie. HP oferuje WebJetAdmin – oprogramowanie do zarządzania i monitorowania sieciowych peryferii. Lexmark dostarcza oprogramowanie ułatwiające instalację drukarek w sieci i pozwalające administratorom na zdalną dystrybucję driverów do klientów. Dostawcy koncentrują się ponadto na wyposażaniu drukarek w możliwości bezprzewodowego połączenia z siecią i funkcje bezpieczeństwa.

Zdaniem analityków z IDC, możliwość ciągłego zarządzania drukarkami jest jedną z przyczyn, dla której administratorzy stają się zwolennikami drukowania w sieci. Mogą sprawdzać, kto, co, gdzie i kiedy drukuje, i w ten sposób kontrolować koszty. Sieć pozwala tez firmom lepiej wykorzystywać urządzenia wielofunkcyjne, realizujące funkcje drukowania, kopiowania, faksowania i skanowania. Włączenie tych urządzeń do sieci oznacza mniej kopiowania, ograniczenie dystrybucji dokumentów w firmie i mniejsze zużycie papieru.