Jak zmniejszyć koszty drukowania?

Do tej pory w większości działów IT w firmach małą uwagę przykładało się do drukowania – w razie potrzeby po prostu pozbywano się starych drukarek i zastępowano je nowymi. Obecnie jednak drukowanie, kopiowanie czy faksowanie, szybko nabierają znaczenia, gdyż firmy szukają nowych sposobów redukcji kosztów.

Gartner szacuje, że firmy wydają 1-3% swoich przychodów na pokrycie kosztów drukowania i czynności, takich jak kopiowanie, skanowanie i faksowanie. Przez oszacowanie potrzeb i konsolidację urządzeń peryferyjnych – w większości przypadków włączenie ich do sieci przedsiębiorstwa – można zredukować te koszty nawet o 30%. “Firmy zaczynają to rozumieć. – mówi analityk z Gartner Group – Dwa czy trzy lata temu, na samym szczycie listy priorytetów IT były pozycje zaczynające się na „e”. Drukowania nawet nie było na tej liście. Firmy wprawdzie kupowały , ale nie miało to żadnego strategicznego znaczenia. Teraz dostrzegają tu sposobność do ograniczenia kosztów.”

W rezultacie wiele organizacji przygląda się uważnie, w jaki sposób są wykorzystywane drukarki i inne urządzenia peryferyjne, i kontroluje koszty ich utrzymania. Sposobem na ich zmniejszenie jest włączenie sprzętu do sieci. Drukarki sieciowe to nic nowego, możliwość współdzielenia drukarek była przecież jedną z sił napędowych wczesnych implementacji sieci LAN, mówią analitycy. Ale liczba drukarek sieciowych rośnie. Wedlug Dataquest, około dwie trzecie czarno-białych drukarek cyfrowych jest obecnie podłączonych do sieci, podczas gdy dwa lata temu było ich niewiele ponad połowę.

Zobacz również:

Producenci urządzeń peryferyjnych, tacy jak HP, IBM, Lexmark i Xerox, dostarczają narzędzia ułatwiające zarządzanie. HP oferuje WebJetAdmin – oprogramowanie do zarządzania i monitorowania sieciowych peryferii. Lexmark dostarcza oprogramowanie ułatwiające instalację drukarek w sieci i pozwalające administratorom na zdalną dystrybucję driverów do klientów. Dostawcy koncentrują się ponadto na wyposażaniu drukarek w możliwości bezprzewodowego połączenia z siecią i funkcje bezpieczeństwa.

Zdaniem analityków z IDC, możliwość ciągłego zarządzania drukarkami jest jedną z przyczyn, dla której administratorzy stają się zwolennikami drukowania w sieci. Mogą sprawdzać, kto, co, gdzie i kiedy drukuje, i w ten sposób kontrolować koszty. Sieć pozwala tez firmom lepiej wykorzystywać urządzenia wielofunkcyjne, realizujące funkcje drukowania, kopiowania, faksowania i skanowania. Włączenie tych urządzeń do sieci oznacza mniej kopiowania, ograniczenie dystrybucji dokumentów w firmie i mniejsze zużycie papieru.