W systemach typu UNIX od dawna dostępne są narzędzia przeznaczone do zmiany właściciela plików (chown). Administratorzy maszyn Windows także oczekiwali czegoś podobnego. Opracowano nawet specjalny skrypt pracujący w Windows NT/2000. Administratorzy Windows 2000, XP, 2003 Server mogą posłużyć się skryptem Xcacls.vbs (KB 825751), który wykonuje zmiany za pomocą odwołań do API systemu Windows. Z takiego skryptu mogą skorzystać administratorzy przy masowej modyfikacji właściciela plików związanej ze zmianami obowiązków pracowników w strukturze organizacyjnej firmy. Administratorzy systemów UNIX/Linux zazwyczaj korzystają z bardzo elastycznej kombinacji poleceń find i chown.

Mimo wszystko, korzystanie z zapisu właściciela pliku przy ustalaniu osoby odpowiedzialnej za dokument nie jest dobrym pomysłem, gdyż plik można skopiować lub przejąć na własność. Trudno znajduje się też duplikaty.

Liczy się grupa

Gdy organizacja pracuje nad wieloma plikami i dość często zmienia się osoba odpowiedzialna za dany dokument, można spotkać schemat przypisania dokumentu do grupy funkcjonalnej. Schemat ten sprawdzi się bardzo dobrze w tych przedsiębiorstwach, gdzie organizacja pracy opiera się na grupach roboczych związanych z grupami projektów. Wtedy można łatwiej zapanować nad porządkiem, wprowadzając zasady lokalizacji i opisu plików oraz przypisując odpowiednio grupy użytkowników. Sposób ten jest możliwy do realizacji w obu najważniejszych systemach (Windows i UNIX/Linux). Niestety, z tego schematu nie zawsze wynika, kto odpowiada za dany plik - a z tej informacji korzystają mechanizmy kwot dyskowych.

Potrzeba jest matką wynalazków

Narzędzie, które może pomóc firmom posiadającym bardzo rozległe zasoby dokumentów w niestrukturyzowanej formie wielu plików, powinno być niezależne od mechanizmów właściciela Windows/UNIX/Linux, powinno się dobrze integrować z usługami katalogowymi, podążać za plikiem, udostępniać raporty, a także wprowadzać automatyzację wielu czynności, takich jak archiwizacja. Takim rozwiązaniem, jest Novell File Management Suite - pakiet, który ułatwia zarządzanie plikami. Składa się on z narzędzi: Storage Manager (zajmuje się dostarczaniem zasobów storage oraz automatyzuje zarządzanie uprawnieniami), Dynamic File Services (automatycznie przenosi nieużywane dane do tańszych zasobów storage zgodnie z założeniami polityki) oraz File Reporter (dostarcza raporty na temat pracy systemu składowania plików). Rozwiązanie to działa w systemach Windows, Linux i Netware, integrując się przy tym z najważniejszymi systemami katalogowymi - Novell eDirectory oraz Microsoft Active Directory. Firma Novell ma bardzo duże doświadczenie w zarządzaniu plikami, gdyż to właśnie jej systemy Netware były standardem w wielu sieciach przed 2000 r.