Jak wdrożyć roboty programowe w firmie

Rozwiązania klasy Robotic Process Automation umożliwiają automatyzację powtarzalnych procesów biznesowych dzięki odwzorowaniu pracy człowieka na poziomie interfejsu (GUI). Robot – cyfrowy pracownik może z powodzeniem zastąpić człowieka w żmudnych i odtwarzalnych zadaniach, umożliwiając pracodawcy przesunięcie firmowej kadry do zadań o większej wartości dodanej.

Prof. Andrzej Sobczak z SGH definiuje automatyzację jako „znaczne ograniczenie lub zastąpienie pracy ludzkiej przez rozwiązania (IT) wykonujące określone czynności bez udziału człowieka”. Wśród technologii automatyzacji wymienia np. makra, narzędzia do obiegu dokumentacji (workflow) czy platformy BPMN (Business Process Management Software). Robotyzacja to z kolei jeden ze sposobów automatyzacji, którego cechą jest zastąpienie ludzkiej pracy za pomocą robotów programowych (specyficznego typu oprogramowania). Technologicznym zapleczem tego procesu są np. narzędzia RPA, chatboty, voiceboty czy taskboty.

Rozwiązania RPA polegają na automatyzacji procesów biznesowych działających wcześniej jako masowo odtwarzalne zadania realizowane przez pracowników, z zasady w przynajmniej kilku systemach. Roboty świetnie sprawdzają się w zadaniach związanych z przenoszeniem danych między systemami – RPA jest w tym sensie pewną formą cyfrowej integracji procesów z pominięciem API czy szyny integracyjnej. Roboty programowe mogą wykonywać szereg prac polegających na przepływie informacji między różnymi systemami zaangażowanymi w dany proces, np.: zapis i odczyt danych z systemów ERP, CRM czy dokumentów tekstowych i arkuszy kalkulacyjnych, pobieranie i procesowanie danych z systemów OCR (ang. Optical Character Recognition), analiza i reagowanie na treści odnajdowane na stronach internetowych czy w mailach. Wykonywana przez roboty praca bazuje na specjalnie w tym celu zdefiniowanych regułach biznesowych.

Zobacz również:

Seminarium AURORA: AUtomatyzacja i RObotyzacja RAchunkowości

Wydarzenie dotyczyło digitalizacji procesów w kontekście usług księgowych i rachunkowości. Hasłem przewodnim seminarium AURORA’2018 było „Od prostej automatyzacji do robotów księgowych i sprawozdawczych”. Goście mieli okazję poznać kilkanaście studiów przypadku takich firm, jak: Atlas, Skanska Property Poland, Polpharma czy Play.

Konferencję zorganizował Zakład Zarządzania Informatyką w Instytucie Informatyki i Gospodarki Cyfrowej Szkoły Głównej Handlowej (SGH) w Warszawie.

Computerworld objął wydarzenie patronatem medialnym.

Krok I: identyfikacja procesów

Podstawą do jakiegokolwiek wdrożenia rozwiązań RPA jest pełna identyfikacja procesów. Procesy biznesowe w firmie muszą być prawidłowo zmapowane i opisane, m. in. pod kątem liczby etapów, przepływu danych i akceptacji czy stopnia skomplikowania oraz wymaganej wiedzy specjalistycznej. Analiza procesów to dobra okazja, by podjąć próbę ich uproszczenia. Istotną kwestią w przypadku chęci przeprowadzenia robotyzacji danego procesu jest również wysoka jakość i standaryzacja danych. W przeciwnym wypadku system RPA będzie wymagał częstej ingerencji do „wyjątkowych” sytuacji, co w efekcie zmniejszy potencjalny wzrost wydajności automatyzowanego procesu. Często już po wdrożeniu RPA okazuje się, że wyjątków i odstępstw od reguł jest więcej, niż się z początku wydawało. „To jedna z barier, gdzie robotyzacja może napotkać duże wyzwanie” – podkreśla prof. Sobczak.

Krok II: dobór procesów z myślą o wdrożeniu RPA

Do robotyzacji nadają się przede wszystkim te procesy, które cechuje powtarzalność oraz możliwie jak najmniejsza liczba wyjątków wymagających ingerencji człowieka. Duży potencjał wykazują w szczególności procesy wykonywane często (choćby okresowo), wymagające zaangażowania pracowników, którzy w innym przypadku mogliby zajmować się sprawami większej wagi. Wśród przykładów wymienić można: rejestrację i dekretację faktur, rozliczanie kosztów, zlecenia produkcyjne, transakcje magazynowe, generowanie wniosków, zestawień czy pism, a także wysyłanie powiadomień bądź potwierdzeń zakończenia danego etapu procesu. Wybór procesu z myślą o jego robotyzacji powinien zostać oczywiście poprzedzony analizą ryzyka oraz potencjalnych korzyści.

Z racji na działanie na poziomie GUI, systemy RPA są dobrym pomysłem na usprawnienie procesów biznesowych odbywających się w ramach dziedzicznych systemów (lub między nimi), których rozwój czy aktualizacja jest pracochłonna czy droga. W kategorię tę z powodzeniem wpisują się tradycyjne systemy finansowo-księgowe czy ERP.

Krok III: analiza przedwdrożeniowa

Wybrany z myślą o robotyzacji proces musi przejść analizę wymagań dotyczących czynności, jakie w jego ramach będzie wykonywał robot. Należy także opisać potencjalne wyjątki i sytuacje, które będą wymagały ingerencji człowieka w proces. Analiza przedwdrożeniowa powinna także uwzględniać koszt koniecznych do przeprowadzenia prac programistycznych (przygotowanie kodu źródłowego, integracja systemu, stworzenie dokumentacji), testowanie rozwiązania oraz jego wdrożenie i późniejsze utrzymanie (obsługę) robota.

Krok IV: budowa i przygotowanie robota

Zaprogramowanie software’owego robota wiąże się z opisaniem źródeł, z których ma pobierać dane (EDI, poczta e-mail, system OCR itd.) oraz rozwiązaniem kwestii przenoszenia i wymiany danych między systemami. Przetwarzane dane muszą zasilać silnik analityczny, który automatycznie podejmie decyzję na podstawie wprowadzonych reguł biznesowych oraz przekaże ją do właściwych systemów w otoczeniu.

Podobnie jak każde inne oprogramowanie, robot może zostać wykonany zarówno po stronie dostawcy, jak i firmy – własnym sumptem, bądź przy wsparciu outsourcera. Wśród najpopularniejszych narzędzi do rozwijania RPA wymienić można UiPath, Blue Prism oraz Automation Anywhere. Z racji jednak na wysokie koszty tych systemów, część firm decyduje się na budowę rozwiązania RPA we własnym zakresie. Niezależnie od przyjętego podejścia, robot będzie musiał komunikować się z systemami obsługującymi wybrany do robotyzacji proces. W tym celu musi otrzymać niezbędne ID użytkownika oraz odpowiedni poziom uprawnień dostępu.

Krok V: uruchomienie i utrzymanie robota

Podobnie jak inne rozwiązania IT, programowy robot powinien podlegać audytom bezpieczeństwa oraz zgodności z przepisami prawa. Przed produkcyjnym uruchomieniem robota należy sprawdzić jego zachowanie w środowisku testowym. Pracowników należy zaś przeszkolić, mając na względzie zmiany, jakie w znane im procesy wprowadzi pojawienie się robota. Utrzymanie robota wymaga również przypisania odpowiedzialności za jego pracę i podejmowane decyzje.

Celem projektu wdrożeniowego RPA jest uzyskanie założonych celów jakościowych czy ilościowych. Zarówno w trakcie projektu, jak i po wdrożeniu rozwiązania, potrzebna jest więc kontrola efektów. Ta – w zależności od etapu – obejmuje akceptację projektu, czas jego trwania, akceptację odebranej pracy, a także kontrolę efektów.

Dobre perspektywy rozwiązań RPA

Można się spodziewać, że popularność rozwiązań RPA będzie szybko wzrastać zwłaszcza w sektorze BPO, który w ostatnich latach rozwijał się w Polsce bardzo szybko. Obecnie branża ta mierzy się z coraz powszechniejszymi w całym kraju trudnościami w pozyskiwaniu kadr. Roboty programowe wykonujące nużące, powtarzalne prace mogą umożliwić optymalizację zatrudnienia oraz w efekcie pomóc firmom zmierzyć się z kurczącą się pulą pracowników. Włączenie algorytmów RPA do środowiska IT firmy to także policzalne oszczędności, które zdaniem prof. Sobczaka realnie oscylują między 10 a 30%. „Bardziej nawet 10% niż 30%, ponieważ roboty kosztują” – przyznaje prof. Sobczak.

Automatyzacja i robotyzacja będzie wraz z czasem obejmować coraz bardziej skomplikowane i wysublimowane procesy, m.in. dzięki włączaniu do systemów RPA sztucznej inteligencji czy uczenia maszynowego. „Część organizacji zaczyna myśleć o robotach w kontekście pozyskiwania danych, np. od pracowników, za pomocą chatbotów. Oczywiście nie w Polsce – barierą jest język – natomiast za granicą co poniektóre duże firmy zaczynają o tym mówić jako o jednym z kanałów komunikacji” – mówi prof. Andrzej Sobczak. W taki sposób można zauważalnie odciążyć np. dział finansów czy HR w gromadzeniu danych niezbędnych do rozliczania pracowników.

Według prof. Sobczaka popularyzacja robotów programowych w świadomości polskich konsumentów i przedsiębiorców może jednak już niebawem spowszechnieć. Na grudzień zapowiedziana jest premiera polskiej wersji asystenta głosowego Google – codzienna rozmowa z maszyną w rodzimym języku będzie mogła stać się faktem dla znacznej części posiadaczy smartfonów.