Jak w dobie kryzysu szukać odpowiedzi na najważniejsze pytania?

Parę miesięcy temu nikt nie spodziewał się sytuacji, w której znajdujemy się obecnie. Sentencja Heraklita z Efezu: „jedyną stałą rzeczą w życiu jest zmiana”, dawno nie była tak aktualna jak dziś. Każdy z nas, zarówno na gruncie prywatnym, jak i zawodowym, zadaje sobie pytanie: jak w tej zmianie się odnaleźć?

Jak w dobie kryzysu szukać odpowiedzi na najważniejsze pytania?

Seria wywiadów z doświadczonymi CEO, CIO, CTO, członkami zespołu badającego wpływ COVID-19 na polską gospodarkę oraz członkami sztabu kryzysowego pozwoliła zidentyfikować pytania, które są obecnie najbardziej istotne dla przedsiębiorców. Świetnym narzędziem do szukania odpowiedzi na wiele z nich okazuje się architektura korporacyjna. Rozumiemy ją jako dyscyplinę zajmującą się proaktywnym i całościowym podejściem do definiowania zmian biznesowych, informacyjnych i technologicznych, tak aby efektywnie realizować cele strategiczne. Jednym z podstawowych narzędzi architektonicznych jest model środowiska biznesowego, IT i OT, przechowywany w repozytorium, służący do dokumentowania i zarządzania relacjami między komponentami architektonicznymi. Przykładami komponentów architektonicznych są: cele strategiczne przedsiębiorstwa, procesy biznesowe, usługi integracyjne, kategorie informacji, komponenty technologiczne. Przyjrzyjmy się, jak architektura korporacyjna może odpowiadać na najważniejsze obecnie pytania, jeśli jest budowana i utrzymywana w odpowiedni sposób.

Jak zapewnić ciągłość działania biznesu?

Dziś jest to podstawowe pytanie, na które nigdy tak wielu przedsiębiorców nie szukało odpowiedzi w jednym momencie. W sposób masowy pojawiły się istotne zaburzenia – ograniczona dostępność kluczowych osób i partnerów w związku z masowymi urlopami opiekuńczymi, kwarantanną oraz przerwami w działaniu firm świadczących usługi wsparcia. W związku z tym niezbędne stało się monitorowanie, jak nagła nieobecność lub awaria wpływa na organizację i jak w takim wypadku należy zapewnić dostęp do zasobów umożliwiających dalsze realizowanie działań operacyjnych. Wymaga to posiadania udokumentowanej, aktualnej architektury wraz z możliwością określenia krytyczności poszczególnych komponentów, ze wskazaniem odpowiedzialności za ich utrzymanie i rozwój. Krytyczna jest też możliwość określenia wpływu ich awarii czy niedostępności na siebie nawzajem, na procesy i cele biznesowe.

Jak zoptymalizować funkcjonowanie biznesu?

Pytanie w bardziej dosadnej wersji brzmi: w jaki sposób mogę poprawić płynność finansową? Aby uzyskać odpowiedź, przede wszystkim powinniśmy wiedzieć, które elementy biznesu są obecnie krytyczne, a na których możemy oszczędzać. Czy inicjatywy, które miały zostać zrealizowane, faktycznie muszą być prowadzone w dobie kryzysu? W tym celu konieczne jest określenie, co będzie nam potrzebne, kiedy kryzys już przeminie, oraz czego nie powinniśmy stracić. Architektura daje odpowiedź na te pytania poprzez opis zależności krytycznych procesów biznesowych od poszczególnych elementów środowiska biznesowo-technologicznego. Jeśli posiadamy w architekturze określone powiązania między komponentami a realizowanymi inicjatywami, pracą ludzką bądź zewnętrznymi dostawcami, wówczas dużo łatwiejsze będzie definiowanie działań optymalizacyjnych, poprawiających płynność finansową.

Jak zwiększyć wykorzystanie kanałów cyfrowych?

W tej przestrzeni widzimy dwa podstawowe scenariusze działania: przeniesienie części biznesu do kanałów cyfrowych lub przeprowadzenie transformacji modelu biznesowego z wykorzystaniem nowoczesnych technologii.

W pierwszym przypadku mamy na myśli uruchomienie lub szersze wykorzystanie kanałów cyfrowych w celu sprzedaży czy świadczenia usług, które przedsiębiorstwo już oferuje. Często niesie to szereg konsekwencji, których szybkie zidentyfikowanie wymaga odwołania się do architektury. Zazwyczaj oznacza to wzrost wolumenów i ich fluktuacji, a tym samym wymaga skalowania infrastruktury oraz jednostek realizujących powiązane procesy biznesowe czy dostępności systemów transakcyjnych 24/7. To wiąże się z koniecznością dopasowania ich okien serwisowych i godzin pracy wsparcia. Architektura korporacyjna pozwala na uchwycenie wszystkich wymienionych elementów, a tym samym daje możliwość efektywnego zarządzania nimi.

W przypadku drugiego scenariusza mówimy o wykorzystaniu obecnie posiadanych aktywów, usług czy zdolności przedsiębiorstwa w celu wyjścia na rynek z nową, cyfrową ofertą. Mamy na myśli rodzaj transformacji, którą na przykład przeszedł Netflix w 2007 r. Uzbrojony w nawiązane partnerstwa biznesowe i rozpoznawalną markę oraz dostęp do znacznej ilości treści filmowych uruchomił platformę streamingową, zmieniając się z wypożyczalni wideo w światowego potentata mediów strumieniowych. Architektura może być akceleratorem takiego procesu dzięki katalogowi usług, zdolności (capabilities) i procesów biznesowych, a także przez umożliwienie określenia rozmiaru zmian koniecznych do przeprowadzenia w środowisku biznesowo-technologicznym.

Jak zacieśnić oraz zabezpieczyć współpracę z dostawcami i odbiorcami?

W sytuacji kryzysowej, w której pojawiają się ryzyka związane z dostępnością dostawców i odbiorców, jednym z rozważanych działań jest zacieśnianie współpracy z nimi w celu skracania i zwiększenia poziomu zintegrowania łańcucha dostaw. Oznacza to również konieczność poszukiwania i budowania nowych partnerstw biznesowych. Dobra architektura dostarcza pryncypia i standardy wspierające otwartość i łatwość integracji. Efektywna integracja oznacza z kolei możliwość szybkiego wdrażania i wykorzystywania partnerstw. Ponadto architektura powinna dawać dostęp do informacji o strategicznej istotności poszczególnych komponentów, co jest kluczem do podejmowania decyzji o ewentualnym insourcingu lub outsourcingu elementów środowiska.

Jak zapewnić możliwość szybkiego reagowania na zmiany w otoczeniu biznesowym teraz i w przyszłości?

Przewidywania epidemiologów wskazują, że należy szykować się na kolejne istotne zmiany w otoczeniu biznesowym. W najbliższym czasie, po zaadresowaniu kwestii związanych z wybuchem epidemii, czeka nas konieczność dostosowania się do new normal. W przyszłości niewykluczony jest powrót wirusa, być może z większą siłą niż dotychczas. Istnieje prawdopodobieństwo, że dużą aktywnością będą wykazywać się nasi krajowi i europejscy prawodawcy. Oznacza to ciągłe modyfikowanie celów i priorytetów biznesowych.

Aktualny i kompletny model architektoniczny, z relacją do uwarunkowań prawnych, pozwoli na uniknięcie wykonywania dodatkowej pracy związanej z weryfikowaniem faktycznego stanu środowiska biznesowo- technologicznego w momencie, gdy oczekiwane będzie pilne wdrażanie modyfikacji. Ponadto pozwoli na lepsze planowanie zmian i łatwiejsze przejście do nowego sposobu działania poprzez uniknięcie bałaganu związanego z wdrażanymi na szybko rozwiązaniami (np. nowymi miejscami składowania dokumentów, danych, realizacją części procesów).

Jak powinniśmy myśleć o architekturze w związku z kryzysem – konkluzje

Już teraz wiemy, że ograniczenia oraz cele biznesowe będą się zmieniać z niespotykaną wcześniej intensywnością oraz w trudny do przewidzenia sposób. Przedstawione powyżej pytania będą powracać. Aby móc efektywnie szukać odpowiedzi, należy myśleć o architekturze korporacyjnej w sposób holistyczny. Powinna wspierać spójne zarządzanie biznesem, ludźmi, technologią, bezpieczeństwem i kwestiami prawno-regulacyjnymi. Powinna opisywać przedsiębiorstwo jako kompletny, koherentny układ cybernetyczny. Ktoś może powiedzieć, że taka właśnie jest definicja architektury korporacyjnej. I będzie miał rację. Niestety, praktyka pokazuje, że organizacje bardzo często ograniczają swoje myślenie o niej do architektury IT, sprowadzając ją do roli narzędzia informatyków.

Architektura, o której piszemy, powinna cechować się przede wszystkim:

  • prostotą, minimalizmem i zapewnieniem wspólnego rozumienia stosowanego zestawu pojęć (metamodelu), co umożliwi jej powszechne stosowanie;
  • pokazywaniem powiązań między komponentami, zwłaszcza w celu zapewnienia możliwości śledzenia ich wzajemnej zależności (np. celów strategicznych, zdolności, procesów biznesowych od systemów, infrastruktury), co pozwoli na identyfikowanie krytycznych elementów i świadome priorytetyzowanie;
  • zorientowaniem na usługi i standaryzację integracji w celu ułatwienia cyfryzacji posiadanych zdolności i procesów, a także integrowania się z partnerami;
  • kładzeniem nacisku na bezpieczeństwo i skalowalność jako immanentne cechy architektury, w szczególności poprzez właściwy zestaw pryncypiów i wytycznych.

Gdy taka jest, umożliwia szybką reakcję na nową rzeczywistość – analizę stanu aktualnego i planowanie zmian z wykorzystaniem dostępnych zasobów.

Waga oraz powszechność stawianych obecnie pytań powodują, że architekci korporacyjni mogą odegrać ważną rolę w przeprowadzaniu przedsiębiorstw przez kryzys. Pozostaje pytanie: czy kierownictwo najwyższego szczebla będzie potrafiło ich dobrze wykorzystać?