Jak policzyć skargi?

Informatyzacja Biura Rzecznika Praw Obywatelskich jest przykładem tego, jak za pomocą komputerów można z powodzeniem zautomatyzować ewidencję dokumentów. Urzędnicy Biura RPO pracują w sieci lokalnej operując na bazie danych, w której każdego dnia modyfikuje się i wprowadza tysiące dokumentów.

Informatyzacja Biura Rzecznika Praw Obywatelskich jest przykładem tego, jak za pomocą komputerów można z powodzeniem zautomatyzować ewidencję dokumentów. Urzędnicy Biura RPO pracują w sieci lokalnej operując na bazie danych, w której każdego dnia modyfikuje się i wprowadza tysiące dokumentów.

Do Biura Rzecznika Praw Obywatelskich wpływa coraz więcej listów. Pojawia się kilkaset nowych spraw dziennie. Każdą z nich trzeba rozpatrzyć i udzielić odpowiedzi. Wymaga to często dodatkowych wyjaśnień, wysyłania nowych pism do innych urzędów, łączenia spraw o podobnej tematyce. W efekcie ilość pracy koniecznej do prowadzenia każdej sprawy, śledzenia jej historii staje się bardzo duża.

Już od 1991 r. pracę BRPO wspomagał prosty system informatyczny stworzony pod Informixem. Umożliwiał on prowadzenie centralnej ewidencji wniosków wpływających do rzecznika. Po kilku latach niebezpiecznie zbliżono się do kresu możliwości systemu. Liczba pojawiających się nowych danych była zbyt wielka. Dodatkowo nie był on do końca spójny, wymagał na wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji, a co więcej trudno było w nim wyszukiwać dane i otrzymywać informacje przekrojowe.

Koniecznością stała się poważna rozbudowa i modyfikacja systemu. Ogłoszono więc w zeszłym roku przetarg, który wygrał Rodan System. Urszula Szkodzińska, dyrektor Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, tak uzasadniła ten wybór: "Chcieliśmy dostać system zewnętrznie podobny do poprzedniego, pozwalający na utrzymanie ciągłości ewidencji. Istotne było dla nas przeszkolenie i uzyskiwanie konsultacji, a co najważniejsze możność administracji i rozwijana systemu własnymi siłami. Decydujące znaczenie miała bez wątpienia pełna otwartość Rodan-System na nasze postulaty". Komisja przetargowa uznała, że tylko Rodan-System spełnia wszystkie oczekiwania biura. Była to do pewnego stopnia dość ryzykowna decyzja, bowiem oprogramowanie miało być stworzone pod innym niż dotychczas systemem zarządzania relacyjnymi bazami danych.

Realizacja całości zajęła 6 miesięcy, a Rodan część pracy związanej z instalacją sprzętu zlecił podwykonawcom. W zimie przedstawiono prototyp, a ostateczne uruchomienie nastąpiło w maju br. Całość razem ze sprzętem kosztowała ponad 7 mld starych zł.

Funkcjonowanie systemu

Zdaniem pracowników biura system działa bez zarzutu. Każda nowa sprawa dostaje automatycznie generowany numer. Aplikacja sprawuje kontrolę nad jej obiegiem od momentu przyjęcia sprawy, aż do wysyłki pisma z odpowiedzią. Wszystkie załatwione listy są archiwizowane (od początku istnienia Biura Rzecznika Praw Obywatelskich).

Każdy z urzędników ma pełny dostęp do bazy danych, ale zróżnicowane są prawa do jej modyfikacji. System umożliwia generowanie raportów, zestawień statystycznych, grupowanie podobnych spraw i zadawanie zapytań odnośnie osób oraz prowadzonych spraw. Obecnie informatycy zatrudnieni w BRPO opracowują własny moduł analiz merytorycznych.

Jak przyznała U. Szkodzińska, informatyzacja nie doprowadziła do zmniejszenia zatrudnienia. "Komputeryzacja pomaga w przetwarzaniu danych, ale ktoś je zawsze musi wprowadzić. Natomiast zdecydowanej poprawie uległo tempo i komfort pracy". Nie ma to wpływu na ostateczne załatwianie sprawy, ponieważ jest to już kwestią ekspertyzy prawnej. Nadal niestety trzeba operować dokumentami papierowymi, takie bowiem są uwarunkowania prawne.

Wykorzystane oprogramowanie

Cała baza danych została napisana pod RDBMS Ingres. Wykonawca posługiwał się własną metodyką i narzędziami CASE. Za ich pomocą dokonano modelowania pojęciowego i stworzono prototyp aplikacji, działający na danych rzeczywistych. Ponieważ całość miała funkcjonować w architekturze klient/serwer, to za pomocą Ingresowego narzędzia Vision Pro przekompilowano kod, tak by baza działała w środowisku interfejsu graficznego MS-Windows.

Gromadzonych danych jest stosunkowo dość dużo. W projekcie uznano za konieczne wprowadzenie kilkudziesięciu różnych atrybutów encji. Średni miesięczny przyrost to wiele tysięcy rekordów i 3 MB danych miesięcznie.

Sprzęt

Serwerem sieci lokalnej jest komputer Power Challenge z Silicon Graphics z dyskiem twardym 4 GB. Poprzez sieć Ethernet dołączonych jest do niego ok. 50 komputerów osobistych i kilkanaście terminali znakowych. Elementy okablowania sieciowego zapewnił Cabletron, a nad bezpieczną pracą czuwa jeden duży UPS. Zdecydowano się na wprowadzenie terminali znakowych ze względu na efektywność. Są one wykorzystywane tam, gdzie wprowadza się duże ilości danych, a więc głównie przy opisywaniu przychodzących spraw. Wszędzie indziej, gdzie szybkość działania nie ma takiego znaczenia, umieszczono komputery PC (w dużej mierze zakupione wcześniej). Całość pracuje w architekturze klient/serwer.

Do powodzenia całego przedsięwzięcia przyczyniło się wyraźne określenie przez BRPO swoich wymagań i oczekiwań wobec systemu, współpraca z wykonawcą na każdym etapie jego tworzenia i otwartość przygotowanej aplikacji.


TOP 200