Jeden z wniosków płynących z ostatnich edycji dorocznych raportów Computerworld TOP200 jest taki, że sprzedaż rozwiązań IT do sektora administracji spada. 2016 rok to spadek wartości kontraktów o 25%, 2017 to zjazd o kolejne 10%. Czy to oznacza, że administracja nauczyła się optymalizować koszty IT i nie musi już realizować zakupów na taką skalę, jak kilka lat temu? Eksperci są tu zgodni – nie ma to przełożenia na potrzeby sektora, bo ten będzie potrzebował rozwiązań zawsze. Pytanie tylko, w jaki sposób będzie do zakupów podchodził.

Jeśli nie wiadomo o co chodzi w administracji, to chodzi o pieniądze i/lub odpowiedzialność. Poza jednostkowymi przypadkami budżety w administracji na wydatki związane z IT nie uległy obniżeniu, ale urzędnicy boją się odpowiedzialności. To strach przed niepowodzeniem projektu, przed inwestycją, o własną karierę. Postawa co najmniej zachowawcza blokuje nie tylko optymalizację rozumianą jako coś więcej niż zaoszczędzenie pieniędzy, ale też transformację cyfrową organizacji publicznych. Jak więc sobie z tym poradzić? Jak umiejętnie przeprowadzać cichą rewolucję na wielu poziomach organizacji, jednocześnie owocnie podejmując współpracę z dostawcami technologii?

Zobacz również:

• 5 praktycznych powodów, dla których warto wdrożyć Zero Trust

Jak optymalizować koszty infrastruktury IT. Planowanie zmian

Podczas grudniowego spotkania GOVTechKlubu uczestnicy mieli okazję poznać podejście Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do kwestii optymalizacji.

Państwowy ubezpieczyciel w ciągu ostatnich lat sprawnie zreformował swoje procesy, pokazując, że tego typu instytucje mogą skutecznie generować wielkie oszczędności. Obecnie każdego dnia ZUS oszczędza blisko miliona złotych, dzięki umiejętnemu zarządzaniu informatyzacją.

Jak się to udało? Krzysztof Dyki, członek zarządu ZUS, odpowiedzialny za pion informatyczny instytucji wymienia kilka, zdawałoby się – oczywistych, czynników, które w organizacji mogą skutecznie wspomóc optymalizację nie tylko kosztową. I dzieje się to niezależnie od tego, czy dany podmiot uzależniony jest od kluczowych dostawców czy konkretnej technologii.

Według Dykiego ułożony proces optymalizacyjny musi zacząć się od identyfikacji potrzeby optymalizacji na poziomie kierownictwa. Jeśli tam nie ma świadomości zmian, nie dojdzie do nich. Kolejny krok to weryfikacja i reorganizacja kadry kierowniczej. „Przy dobrze zaplanowanej zmianie to nieuniknione. W ZUS-ie przeprowadziliśmy to w ten sposób, że nie tyle zwalnialiśmy, co zmienialiśmy ludziom stanowiska pracy. Dlaczego? Do zmian potrzebna jest identyfikacja ludzi, którzy chcą tych zmian i będą w nich pomocni. To weryfikacja kadr. W administracji nie jest to łatwa operacja, ponieważ trzeba brać pod uwagę czynniki legislacyjne, związki zawodowe, a to nie ułatwia reorganizacji kadry” – wyjaśnia Dyki.

Wraz z reorganizacją powinna następować identyfikacja wewnętrznego kapitału intelektualnego. Skoro reorganizuje się kadrę kierowniczą, to trzeba wyłuskać potencjał intelektualny, który w przyszłości pomoże sprawnie przeprowadzać zmianę. Zarządzanie zewnętrznym kapitałem intelektualnym jest równie istotne przy planowym podejściu do optymalizacji. Administracja, z racji niższych płac w porównaniu do rynku komercyjnego, absorbuje siłą rzeczy mniej ludzi, którzy mają odpowiednie kompetencje. Tych kompetencji trzeba szukać na rynku, by na przykład skorzystać z nich jako wsparcie przy wielomilionowych negocjacjach czy realizacji projektów.

Według Krzysztofa Dykiego trzy główne problemy, które dotykają polską administrację to definicja celu, zaufanie i rozliczanie. Dyrektor ZUS zauważa, że pracownicy w administracji publicznej mogą być efektywniejsi, ale należy znaleźć im właściwy cel i pozwolić działać. Ale też, dając odpowiednie kompetencje, egzekwować realizację celu.

Jak optymalizować koszty infrastruktury IT. Dylematy administracyjne

Oczywiście, efektywność kosztowa ma znaczenie i to niebagatelne. Należy jednak pamiętać, że to nie samo cięcie wydatków jest ważne, ale to, co się z tymi oszczędnościami wiąże. Jaka technologię administracja dostanie w zamian i czy koszty końcowe, liczone z wieloletnim utrzymaniem zakupionej infrastruktury, rzeczywiście będą mniejsze, jak zakładano przed procesem optymalizacyjnym? I czy jest to technologia bezpieczna?

Maciej Wardaszko, prezes zarządu firmy Aplikacje Krytyczne podczas spotkania klubowego opowiedział o procesach wdrażania Jednolitego Pliku Kontrolnego i o wykorzystaniu usług zewnętrznych dostawców. Chodzi tu o mechanizm wykorzystania chmury Microsoft Azure do przesyłania plików do ministerialnego data center. Koszty rozwiązania chmurowego, w ujęciu sześcioletnim, z uwzględnieniem amortyzacji potrzebnej infrastruktury sprzętowej i jej utylizacji, okazały się o wiele mniejsze niż własny zakup infrastruktury (ta musiałaby być nowoczesna, pozbawiona długu technologicznego), licencji czy zabezpieczenie infrastruktury.

Ogromne oszczędności zostały okupione swojego rodzaju niepokojem. Choć Aplikacje Krytyczne w przypadku JPK korzystają z szyfrowania danych przesyłanych i wykorzystują z całego pakietu Azure jedynie atrybut skalowalności, gdzieś „z tyłu głowy” cały czas jest myśl o tym, że strona trzecia potencjalnie gromadzi dane dotyczące całego obrotu gospodarczego kraju...

Jednak przed rozwiązaniami chmurowymi nie będzie ucieczki. Jak zauważa Krzysztof Rozanka, dyrektor sprzedaży w departamencie sektora publicznego i telekomunikacyjnego VMware, prędzej czy później w sektorze publicznym chmura publiczna się pojawi, czy to rządowa, czy krajowa, czy wreszcie pochodząca od komercyjnych dostawców. Być może podobnych dylematów jak te związane z JPK będzie kiedyś więcej. Jednak rozwiązania chmurowe wydają się naturalną drogą do optymalizacji nie tylko kosztowej, ale też operacyjnej.

Rozanka zwraca uwagę na ważny aspekt rozwoju technologicznego – administracja powinna współpracować z zewnętrznymi organizacjami, by korzystać z ich wiedzy i kompetencji. Jak zaznacza, jego doświadczenia z sektorem komercyjnym okazują, że sektor ten niekoniecznie ma dobre doświadczenia chociażby w zakresie budowania własnych zespołów rozwijających wewnętrzne chmury open stack. A to pozwala wyobrazić sobie sytuację w sektorze administracji, który doświadczenie chmury będzie rozwijał.

Kluczowe jest też znalezienie wspólnej płaszczyzny do rozmów między dostawcą a zamawiającym. Sektora publicznego, podobnie zresztą jak i komercyjnego, nie stać na to, by kupować po prostu tanio. Optymalizacja musi obejmować również odpowiednie zarządzanie jakością. A to jest możliwe, jeśli do rozmów po dwóch stronach usiądą osoby z odpowiednimi kompetencjami.

Jak optymalizować koszty infrastruktury IT. Urzędy muszą się zmieniać

Po co sektorowi publicznemu potrzebna optymalizacja, która powinna wpisywać się w proces transformacji cyfrowej? Piotr Zacharek, Alliance Business Manager w Hewlett Packard Enterprise przytacza badania, które pokazują trendy demograficzne. Do 2025 roku około 70 % pracowników na rynku będzie wywodzić się z tzw. pokolenia milenialsów. A to oznacza, że ich oczekiwania wobec urzędów będą znacznie inne, niż obecnego pokolenia.

Inny będzie sposób komunikacji z administracją, inne też narzędzia realizacji i obsługi obywatela. Dlatego sektor musi być przygotowany na zmiany i posiadać odpowiednie technologie, które będą wspierać procesy administracyjne. Urzędy muszą więc przejść cyfrową transformację, którą Piotr Zacharek w dużym stopniu utożsamia też z optymalizacją kosztową.

Celów transformacji jest oczywiście więcej, natomiast wspólnym mianownikiem zmian, zarówno dla sektora publicznego jak i komercyjnego, jest customer experience. Według Zacharka kluczem do sukcesu jest zrozumienie hybrydowego IT. Sposób pozyskiwania IT w przypadku sektora publicznego to głównie zakupy, ale też inne formuły, np. model infrastruktury IT konsumowanej jako usługi, czy dostarczanej w modelu subskrypcyjnym. Sektor publiczny potrafi pozyskiwać infrastrukturę najtaniej, jak to możliwe.

Natomiast koszty z nią związane znajdują się gdzie indziej i to, w jaki sposób operacyjnie się infrastrukturę obsługuje, ma wpływ na koszt końcowy. Dlatego potrzebne są kompetencje pozwalające na stworzenie odpowiedniego połączenia obszarów hybrydyzacji i uproszczenie procesów. Również za pomocą wykorzystania takich technologii jak Big Data, uczenie maszynowe czy sztuczna inteligencja. To pozwoli na optymalizowanie kosztów i uwalnianie kapitału potrzebnego do inwestowania w innowacje. A na końcu skorzysta z tego obywatel.

Jak optymalizować koszty infrastruktury IT. Nieco mniej magii

Bartłomiej Antczak, prezes zarządu Betacom SA, również zwraca uwagę na możliwość generowania oszczędności choćby na korzystaniu z licencji, ponieważ firmy – również instytucje publiczne – nie potrafią w pełni wykorzystać potencjału, który daje im licencja. Właściwe zarządzanie zasobami może przynieść oszczędności i jednocześnie usprawnić procesy.

Mateusz Majewski, Country Manager w Snow Software podkreśla, że oprócz danych i zrozumienia jak wykorzystujemy technologię, do skutecznego zarządzania IT potrzebne są kompetencje, które można wykorzystać w negocjacjach z dostawcą. Również ważne jest umiejętne wykorzystanie dostępnych technologii, które, w przypadku Snow Software, upraszczają obszar licencjonowania, przez co pozwalają optymalizować wydatki w sektorze.

Według Majewskiego następująca optymalizacja zakupowa w administracji publicznej wiąże się z dwoma trendami. Przede wszystkim opadła „magiczna kurtyna” rozwiązań IT. Kompetencje wzrastają, po dwóch stronach stołu negocjacyjnego coraz częściej siadają równi sobie. Drugi element sprzyjający optymalizacji to zmiana modelu dostarczania usług. Chmura oznacza subskrypcję rozciągnięta w czasie, a dla dostawców to mniejsza marża na samych rozwiązaniach i stymulator do szukania innych źródeł przychodów. A to wszystko odbywa się z korzyścią dla odbiorcy.

Antczak zwraca uwagę na fakt, że rozwiązania chmurowe bywają wręcz promowane w programach regionalnych i można za nie otrzymać dodatkowe punkty. Dlatego nierzadkie są sytuacje, gdy w ramach jednej gminy tworzona jest chmura prywatna, z której wszystkie podległe jednostki korzystają. W ten sposób buduje również świadomość zmiany.

Jak optymalizować koszty infrastruktury IT. Urzędniku, śmielej!

Omówione przykłady pokazują, że w wielu przypadkach polska administracja, zarówno na poziomie państwa jak i poszczególnych instytucji, ma świadomość i potrzebę optymalizacji. A ta może być przeprowadzana na wiele sposobów i w wielu obszarach, z wykorzystaniem całej palety technologicznej. Niepokoi jedno – w dalszym ciągu w przetargach publicznych dominującym kryterium jest cena. Czy w ten sposób, poza obniżeniem kosztu samego zakupu, dokona się optymalizacja administracji, obejmująca wspomniane wyżej obszary? Tego nie wiedzą również sami urzędnicy.

Dlaczego tak się dzieje? Marcin Malicki, wiceprezes Exatel S.A., tłumaczy to kwestią odpowiedzialności.

Urzędnicy boją się odpowiedzialności, a praktyka organów kontrolnych nie dostarcza im narzędzi do wprowadzenia innych mierników, z których byliby się w stanie wytłumaczyć. Cenę zawsze można obronić. A jak dyskutować z jakością, usprawnieniem procesów, kosztami ukrytymi? Z tymi zagadnieniami sektor będzie sobie musiał jeszcze poradzić.