3 Zbytnia wiara w umowę. Co prawda brzmi to niewiarygodnie w ustach prawnika, ale wybór systemu czy partnera we wdrożeniu nie powinien w zbytnim stopniu opierać się na kryteriach lepszej - gorszej umowy pod względem prawnym. Zdarza się stosunkowo często, że wysoko ocenianym kryterium w fazie wyboru są proponowane zapisy prawne. Umowa mająca lepsze zapisy prawne (np. wyższe limity odpowiedzialności) jest preferowana, choć niekoniecznie jest faktycznie korzystniejsza. Zasada "lepszej" umowy sprawdza się przy prostych kontraktach, ale w implementacji systemów IT podstawowe znaczenie ma właściwy wybór rozwiązania i dostawcy - a w praktyce lepsze firmy oferują bardziej rygorystyczne zapisy prawne. Pewny poziom bezpieczeństwa jest niezbędny, ale warto podpisać "gorszą" umowę z renomowaną firmą niż świetny kontrakt z niewiarygodną spółką. W konsekwencji bowiem kończymy z zasądzonym wielomilionowym odszkodowaniem i orzeczeniem komornika o niewypłacalności dłużnika.

4 Zbyt restrykcyjne zapisy prawne. Przypadek szczególny grzechu opisanego powyżej. Nierównowaga stron w zapisach dotyczących odpowiedzialności czy zasad wypowiadania umowy, nadmierne uprzywilejowanie jednej strony, okazuje się bronią obosieczną. Bardzo często zamawiający na etapie negocjowania umowy żądają dużych kar umownych czy wprowadzają automatyczne sankcje, np. w postaci odstąpienia od umowy. Prawdziwy problem pojawia się, jak zaistnieje sytuacja "wyzwalająca" takie kary czy sankcje, a żadna ze stron nie chce takiego skutku. I w wielu przypadkach rezygnacja z przysługującego prawa (np. nienaliczenie kary) wcale nie jest taka prosta - w grę wchodzi obawa kontroli zewnętrznej (NIK) czy wewnętrznej (rady nadzorcze), a czasami wręcz przepisy dotyczące np. finansów publicznych czy zamówień publicznych (słynne wykluczenie na trzy lata). Każdy prawnik ma za zadanie dbać o interesy klienta - nie zawsze jednak oznacza to automatyczne wprowadzanie do umowy najostrzejszych zapisów. Tutaj nieocenionym weryfikatorem będzie doświadczony menedżer IT.

Od powyższej zasady jest wyjątek, choć dotyczy on głównie dostawców. Część umów zawiera czysto prawnicze zastrzeżenia, sprowadzające się do oświadczenia klientowi, że kupił system, który może mieć błędy, może nie działać, a na obecnym poziomie rozwoju informatyki nie sposób opracować produktu bez wad. W skrócie - masz kłopoty, jest nam przykro, ale umowa wyraźnie mówi, że to nie nasze, a twoje kłopoty. Proszę się zgłosić do centrum serwisowego i czekać na wiadomość o kolejnej poprawce. Takie zapisy mogą spowodować ogromną dysproporcję między szkodą poniesioną przez klienta a możliwym odszkodowaniem. Z punktu widzenia prawnika firmy software'owej zapis taki nigdy nie zaszkodzi (przecież nie trzeba z niego korzystać), tyle że coraz trudniej go utrzymać podczas negocjacji.

Ale pewnym minimum jest wprowadzanie limitów finansowych odpowiedzialności.

5 Brak dokumentacji, nieprzestrzeganie form oświadczeń woli. Tym razem jest to kwestia pozaprawna, ale mająca pierwszorzędne znaczenie w razie sporu, zwłaszcza sądowego. Umowy bardzo często przewidują dość skomplikowane procedury wymiany informacji, sporządzania notatek, wiążąc je niejednokrotnie z konieczności dochowania odpowiedniej formy, przede wszystkim pisemnej. W praktyce wdrożenia o części takich zapisów zapomina się, nie jest tworzona pełna dokumentacja, wymiana oświadczeń następuje mailowo, a nie w formie pisemnej (która wymaga podpisu własnoręcznego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego). Zdarza się, że bez zachowania form podejmowane są przez kierowników projektu czy komitet sterujący zasadnicze decyzje, np. o zmianie zakresu wdrożenia czy przesunięciu terminów. Nawet jak dokument taki jest podpisany, rzadko osoba podpisująca go ma wyraźne do tego pełnomocnictwa. W razie sporu sytuacja prawna jest trudna - formalnie nie można dowieść zmian umowy, choć była ona ustalona. Braki w dokumentacji (np. wezwania do dotrzymania terminów, zgłoszenia usterek) uniemożliwiają racjonalną i efektywną strategię procesową. I może dojść do sytuacji, w której merytorycznie mamy rację, ale nie sposób jej udowodnić przed sądem.

Przygotować się zawczasu

Żaden prawnik nie zapewni należytej jakości systemu czy jego implementacji. Jego działania mogą jednak wpłynąć na taki tryb negocjacji i ukształtowanie umowy, które pozwolą większość spraw wyjaśnić przed nastaniem konfliktu. Precyzyjne reguły zapisane w kontrakcie pozwolą uniknąć późniejszego licytowania się interpretacjami. Jestem jednak przekonany, że główny ciężar powodzenia projektu będzie spoczywał na osobach przygotowujących przetarg i potrafiących wybrać produkt lub dostawcę, dających duże prawdopodobieństwo sukcesu. Taka droga jest trochę utrudniona w niektórych sytuacjach, na przykład w zamówieniach publicznych, będących niejednokrotnie zakładnikiem kryterium ceny.

Ze względu na specyfikę software'u i poziom skomplikowania wdrożeń systemów IT nie ma możliwości, aby umowy przewidziały wszystkie sytuacje i rozstrzygnęły z góry wszystkie potencjalne konflikty. Oprogramowanie będzie wykazywało błędy, wdrożenia będą się przedłużać i zmieniać swój zakres. Dobra współpraca menedżerów IT z prawnikami może osłabić skutki takich sytuacji kryzysowych i wskazać drogę ich rozwiązania. I w ten sposób przyczynić się do polepszenia jakości obsługi klienta i swojej pracy.

Marcin Maruta jest prawnikiem Firmy Prawnej Kuczek i Maruta z Krakowa.