Opisany poniżej przypadek jest całkowicie autentyczny. Niestety, artykuł, który powstał po rozmowie z bohaterami tego tekstu, nigdy nie uzyskał autoryzacji. Dlatego w poniższym tekście nazwy firm zostały zmienione.

Przypadek Przykładeksu jest w pewnym sensie ilustracją większości błędów, również tych niezawinionych, które przytrafić się mogą firmie decydującej się na outsourcing swoich systemów informatycznych.

Przez długi czas Przykładex pracował na własnym oprogramowaniu napisanym na platformę mainframe. W 1996 r. w wyniku przetargu kupiono system zintegrowany firmy Eerpex. System dwa lata przeleżał na półce, zanim nowy zarząd w 1998 r. zdecydował się na wdrożenie. Okazało się wówczas, że do wdrożenia nadają się tylko 2 moduły - finansów i dystrybucji, choć w umowie zapisano opcję zakupu kolejnych modułów, a system miał kompleksowo obsługiwać działalność Przykładeksu. "Eerpex z pewnością posiadał dobre służby marketingu i sprzedaży, ale nie był do końca przygotowany do wdrożenia i przeprowadzenia modyfikacji, które przygotowywałyby system do naszych potrzeb, zwłaszcza w dziedzinie obsługi produkcji" - mówił menedżer ds. informatyzacji Przykładeksu. Przykładex chciał jednak dokończyć rozpoczęty proces kompleksowej informatyzacji, rozpisał więc przetarg na produkcję oprogramowania obsługującego obszary produkcyjne, wygrany w 1999 r. przez Integrex.

Długa lista życzeń

W tym samym roku Integrex zainicjował rozmowy na temat możliwości outsourcingu informatyki w Przykładeksie przez swoją spółkę-córkę Integrex Bis. W czerwcu 2000 r. podpisano umowę outsourcingową na okres roku, w ramach której kilkunastu pracowników działu informatyki Przykładeksu oddelegowanych zostało do firmy Integrex Bis z zaznaczeniem, że mają świadczyć usługi tylko na rzecz Przykładeksu. W umowie zaznaczono również, że zakres ich obowiązków nie może przekroczyć zakresu obowiązków pełnionych dotychczas ani nie mogą zostać poszkodowani w inny sposób.

"Wybraliśmy Integrex Bis jako dostawcę usług outsourcingowych z wielu względów. Integrex podpisał umowę partnerską z Eerpeksem, w ramach której powinien mieć dostęp do kodów źródłowych systemu i możliwość jego zmian pod kątem naszych potrzeb. Przykładex nigdy nie inwestował w wiedzę działu informatyki, liczyliśmy więc na to, że Integrex Bis przejmie tę funkcję z korzyścią dla nas i dla pracowników. Liczyliśmy na pewien transfer wiedzy z Integreksu Bis do Przykładeksu, strategiczne doradztwo. Chcieliśmy współpracować tylko z jedną firmą zewnętrzną, która wzięłaby na siebie ciężar kontaktowania się z Eerpeksem oraz dostawcami sprzętu i pozostałego oprogramowania. Mocną stroną Integreksu Bis był serwis sprzętu komputerowego, posiadali odpowiednią liczbę ludzi, będących w stanie obsłużyć rozległy teren Przykładeksu" - wylicza menedżer ds. informatyzacji Przykładeksu.

Kłody pod nogi

Integrex rzeczywiście był partnerem Eerpeksu w momencie podpisywania kontraktu Integreksu Bis z Przykładeksem, ale nie posiadał ludzi o kompetencjach odpowiednich do modyfikacji oprogramowania Eerpeksu, ponieważ nie miał na koncie żadnych zrealizowanych wdrożeń. Dostosowywaniem systemów Przykładeksu mieli zająć się jego oddelegowani pracownicy, po przejściu szkoleń i uzyskaniu odpowiednich uprawnień. W kontrakcie określono liczbę godzin pracy programistów poświęconych na modyfikację oprogramowania, które przysługiwały Przykładeksowi. Szkolenia się nie odbyły, a Przykładex nie zawarł w kontrakcie klauzuli uprawniającej go do kontrolowania metod szkolenia pracowników Integreksu Bis zajmujących się jego obsługą informatyczną.

W kilka miesięcy później Integrex rozwiązał umowę partnerską z Eerpeksem i zawarł umowę partnerską z innym dostawcą systemów ERP. W kontrakcie nie zapisano dokładnie, jak ma wyglądać "transfer wiedzy" z Integreksu Bis i jego doradztwo strategiczne, więc Integrex nie świadczył tego rodzaju usług. Jedynym elementem umowy, któremu trudno było coś zarzucić, był serwis sprzętu komputerowego.

Jeszcze jedno podejście

W 2001 r. Przykładex podpisał kolejną umowę outsourcingową z Integreksem, tym razem na okres 5 lat, wprowadzając pewne modyfikacje w stosunku do umowy z 2000 r. Pracownicy oddelegowani przez Przykładex stali się bezwarunkowo pracownikami Integreksu. Rozszerzono fragmenty umowy dotyczące serwisowania sprzętu, precyzując pewne pojęcia, oraz rozszerzono opiekę sprawowaną przez Integrex na wszystkie systemy pracujące w Przykładeksie.

Większą wagę przyłożono do zapewnienia bezpieczeństwa danych i sieci komputerowej oraz przeciwdziałania dostępowi osób nieuprawnionych. Uregulowano możliwości egzekwowania praw Przykładeksu w stosunku do producentów sprzętu i oprogramowania przez Integrex. Próbowano doprecyzować kwestię usług konsultingowych i doradczych, ale ostatecznie w umowie zapisano jedynie enigmatycznie, że Przykładex ma prawo zwracać się do Integreksu z prośbą o ekspertyzy i opinie.

Nauczki i morały

Przejmując pracowników Przykładeksu, znających jego użytkowników i specyfikę, Integrex miał łatwy start, ale jednocześnie trudno dostrzec jego własny wkład wiedzy w tę umowę. Licencje i sprzęt pozostają nadal własnością Przykładeksu. Pracownicy Przykładeksu podejmują decyzje dotyczące jego potrzeb informatycznych, zakupu nowego sprzętu i oprogramowania. "Nic się nie pogorszyło, ale też nic nie uległo poprawie, może z wyjątkiem czasu reakcji na awarię sprzętu. Przykładex chciał pozbyć się kłopotów z własnym działem informatyki. W tej chwili w razie przedłużającej się awarii możemy żądać odszkodowania od Integreksu, przerzucamy na niego ryzyko. Idea outsourcingu nie jest zła, ale może po prostu trzeba uczyć się na własnych błędach. Uznaję, że ten rok był dla nas próbą, której nie powinno się zbyt surowo oceniać, uczyliśmy się siebie nawzajem" - mówił w 2001 r. menedżer ds. informatyki Przykładeksu.

Epilog

Dziś Integrex Bis nadal obsługuje Przykładex w ramach umowy outsourcingowej i umieszcza go na swoich listach referencyjnych jako przykład udanego projektu. Stosunki między obiema firmami nieco okrzepły. Jednak zapytany o przyszłość kontraktu obecny menedżer ds. informatyzacji Przykładeksu stwierdził, że trudno dziś powiedzieć, jaka będzie, a wszystko zależy od tego, czy Przykładeksowi uda się znaleźć na wolnym rynku jakieś alternatywy.