Jeśli chcemy gospodarować sprzętem komputerowym w sposób przemyślany, musimy stworzyć odpowiednią bazę danych.

Konieczność zrobienia spisu sprzętu komputerowego stała się paląca. Przeanalizowaliśmy problem i zrobiliśmy formularz, którego wypełnianiem mieliśmy się zająć. Zawierał mnóstwo ważnych informacji. Pierwszy spisywać ruszył kolega. Nie było go ponad godzinę. Wrócił wyczerpany i zniechęcony. - Spisałem jeden komputer - powiedział. Po zastanowieniu doszliśmy do wniosku, że spis nie jest takim pilnym zadaniem i odłożyliśmy go na później.

Kawał solidnej roboty

Tworzenie i aktualizowanie bazy sprzętu komputerowego nie może być traktowane jak "kawał solidnej, nikomu niepotrzebnej roboty". Zebrane w ten sposób informacje umożliwiają sprawną i przemyślaną gospodarkę sprzętem, pozwalają projektować rozwój systemu komputerowego przy uwzględnieniu jego rzeczywistych możliwości; znajdą odbiorców także poza działem komputerowym, np. w księgowości firmy.

Dla informatyka ważne są informacje, jakim sprzętem i w jakiej liczbie dysponuje, gdzie i kto go używa, jakie jest jego rzeczywiste wykorzystanie. Wiedza ta pozwala na analizę systemu pod względem wyposażenia i wydajności. Informatyk może wtedy poinformować zarząd, że np. planowane zadania nie mogą zostać zrealizowane z powodu braku określonego sprzętu.

Umieszczanie w bazie danych informacji o awaryjności sprzętu komputerowego umożliwia określenie najsłabszego ogniwa systemu i zapewnienie części zapasowych. Dzięki temu możemy też stwierdzić, od którego dostawcy sprzęt często się psuje i nie przedłużać z nim współpracy. Wiąże się to z zagadnieniem standardu sprzętu w systemie. Jednolity sprzęt jest łatwiejszy w obsłudze.

Sprzęt komputerowy często ma kilkuletnią gwarancję i trzeba wiedzieć, które naprawy mogą być wykonane jako gwarancyjne. Bez tych danych komputerowcy nie są w stanie stwierdzić, czy na określony sprzęt obowiązuje jeszcze gwarancja. Informacje te można odnaleźć (dokumenty z reguły znajdują się gdzieś w księgowości), ale wśród codziennych prac brakuje na to czasu. Sprawdzenie informacji w bazie danych zajmie chwilę i uchroni przed niepotrzebnymi kosztami.

Wreszcie kwestia kontroli środków trwałych. Dane o sprzęcie muszą być wciąż aktualizowane, ponieważ wchodzą one, wraz z amortyzacją, do corocznego bilansu firmy. W ten sposób informatycy niezauważenie wplątują się w poważne zagadnienia finansowe.

Baza danych

Prawidłowe zaprojektowanie bazy danych sprzętu komputerowego jest trudne. Nie można tego zlekceważyć, ponieważ zła baza szybko się dezaktualizuje lub staje się niespójna.

Podstawowym problemem jest przyjęcie jednego wzorca oznaczania i wprowadzania do bazy danych urządzeń komputerowych. Przykład: monitory, często traktowane jako element "zestawu komputerowego", otrzymują wspólny numer z komputerem. Nie dotyczy to jednak profesjonalnych monitorów graficznych, które kosztują tak dużo, że otrzymują własny numer. Zamieszanie to spowodowane jest przede wszystkim nieprawidłowościami we współpracy działu informatycznego i księgowości.

Osią bazy danych powinien być numer inwentarzowy, nadawany sprzętom należącym do środków trwałych firmy. Stanowi on "część wspólną" informacji o sprzęcie, istotnych dla informatyków oraz informacji o jego wartości, amortyzacji itp., ważnych dla działu księgowości. Pozostałym urządzeniom, np. myszkom, także należy nadać numer - może on być zgodny z wewnętrznymi rozporządzeniami w firmie lub stanowić numer seryjny producenta.

Trzeba jednak dokładnie określić, co rozumiemy przez "urządzenie". Klawiatura czy monitor nie budzą wątpliwości, stanowią jedną całość i w ich przypadku można użyć numeru seryjnego. Natomiast komputer składa się z wielu elementów, niektóre z nich mają dużą wartość. Mimo to numer nadajemy całemu "zestawowi". Zbyt dokładne spisywanie sprzętu komputerowego, łącznie z numerami seryjnymi pamięci czy procesora, jest bowiem nierealne. Taka baza będzie trudna do utrzymania. Trzeba natomiast uwzględnić informacje naprawdę ważne (np. typ kontrolera) i przygotować odpowiednią rubrykę na wyjątki - np. serwery często mają więcej niż jeden zasilacz lub procesor, a niektóre nowsze komputery nie posiadają wydzielonej karty graficznej, lecz zadanie to realizuje płyta główna.

W bazie danych należy też umieścić pewne informacje mniej może istotne z punktu widzenia informatyki, natomiast ważne w codziennej pracy: kto był dostawcą sprzętu, czy obowiązuje gwarancja (ewentualnie data jej wygaśnięcia), kontakt do serwisanta, lokalizacja sprzętu oraz nazwisko użytkownika.

Spis z natury

Wykonanie pełnego spisu sprzętu komputerowego jest zajęciem pracochłonnym. Im większa firma, tym więcej osób trzeba w to zaangażować. Na dodatek osiągnięcie efektu zgodnego z naszymi potrzebami wcale nie jest oczywiste.

Spisu można dokonać dwiema metodami. Pierwsza polega na kompletnym spisywaniu danych kolejnych komputerów. Ma tę wadę, że przez dłuższy czas nie mamy żadnej bazy, ponieważ niekompletny zbiór informacji nie może być uznany za bazę danych. Istnieje także całkiem realne zagrożenie porzucenia tej pracy w połowie, z powodu innych, równie ważnych, a mniej uciążliwych zadań.

Drugą metodą jest wykonywanie spisu etapami. Polega ona na jednorazowym spisywaniu wybranych informacji. Dzięki temu w krótkim czasie mamy szansę zebrać kompletne informacje na określony temat. Możemy zacząć od tego, gdzie sprzęt jest zlokalizowany, wypełniamy więc tabele z numerem inwentarzowym i lokalizacją. Następnie możemy uzupełnić bazę o użytkowników i informacje zawarte na fakturach: dostawca, wartość, data sprzedaży, gwarancja itp. Po każdym etapie dysponujemy kompletną bazą, zawierającą coraz więcej informacji.

Po wykonaniu spisu należy wyjaśnić, w porozumieniu z działem księgowości, nieścisłości dostrzeżone w zgromadzonych danych (np. dwa komputery o tym samym numerze inwentarzowym lub komputer bez numeru). Następnie warto ponownie spisać urządzenia, przy których one się pojawiły. Po tym, ostatnim już etapie, baza danych staje się integralną częścią dokumentacji systemu.

Aktualizacja

Aktualizacja bazy danych jest zadaniem trudniejszym niż jej stworzenie. Systemy komputerowe ulegają ciągłym zmianom; jedynym wyjściem jest regularne kontrolowanie wszystkich elementów systemu, także bazy danych sprzętu. Oznacza to niestety okresowe dokonywanie spisów. Jednak korzyści z posiadania stale aktualizowanej bazy na pewno będą widoczne w codziennej pracy.