Intensywny rozwój i nowa jakość systemów ECM

O użyteczności, mobilności i wykorzystaniu chmury w systemach klasy ECM mówi Jacek Paszek, wiceprezes zarządu, eDokumenty.

Czy użyteczność systemów może formować zachowania pracowników, budować ich zaangażowanie w firmie?

Badania pokazują, że w segmencie ECM dzięki wysokiej użyteczności oprogramowania rośnie stopień zaangażowania pracowników. Brak tej cechy może powodować przenoszenie negatywnych emocji związanych z jego użytkowaniem na organizację. Wiele systemów ECM nie traktuje priorytetowo obszaru użyteczności. Bardzo często rozwiązania po wdrożeniu nie spełniają wymagań załogi. Od początku działania naszej firmy dbamy, by użyteczność i intuicyjny interfejs były elementami charakterystycznymi dla tworzonych przez nas rozwiązań.

To podejście jest czasochłonne i sprawia, że tworzenie oprogramowania jest procesem jeszcze bardziej złożonym. Jesteśmy przekonani, że to ważne w tym segmencie. Jednym z przykładów takiej unikalnej i rzadkiej cechy, która buduje użyteczność jest tzw. manager okien w przeglądarce, czyli doskonale znane z systemu Windows okienka. Pozwalają one użytkownikom na wielowątkową pracę z różnymi procesami jednocześnie.

Jakie nowe trendy obserwujemy w działalności, którą prowadzi państwa firma? Mówił pan, że software to nowy hardware...

Niegdyś hardware był ograniczeniem i to przekonanie nadal jest popularne. Użytkownicy często definiują ograniczenia systemów poprzez ograniczenia sprzętowe. Nie zdają sobie sprawy z ograniczeń, jakie niesie interfejs użytkownika. Producenci będący w branży ECM wiedzą, jak wielkim wyzwaniem jest zbudowanie aplikacji mobilnej. Pomijając kwestie techniczne, problemem jest konieczność doboru funkcji i danych. Na urządzeniu mobilnym nie da się pokazać wszystkiego w taki sam sposób jak w przeglądarce.

Dzisiaj ograniczeniem jest dobrze dopasowany software, ponieważ dostęp do niego jest ograniczony. Software, którego używa firma, warunkuje szyb kość działania organizacji. To, w jaki sposób zbudowane jest oprogramowanie, jakie ma ograniczenia, jak się z niego korzysta, stanowi czynnik decydujący w wielu aspektach. Wiele problemów, o których kiedyś dyskutowało się w kontekście sprzętu, dzisiaj dotyczy oprogramowania. Jako twórcy biznesowego systemu operacyjnego, traktujemy to porównanie jeszcze szerzej. Na początku rewolucji komputerowej programiści pisali program i musieli umieścić w nim kod, który obsługiwał wszystkie podzespoły komputera: dysk, monitor, klawiaturę, pamięć, procesor. To było pracochłonne, spowalniające i wymuszało niepotrzebne powtarzanie wielu czynności przy tworzeniu nowego programu. Problemem było też wprowadzanie zmian. Rozwiązaniem stały się systemy operacyjne dostarczające sterowników do obsługi powtarzalnych zadań, m.in.: Unix, Linux i Windows. Dzisiaj do obsługi procesów i zasobów w cyfrowej firmie również często tworzy się taki nadmiarowy kod. Rozwiązaniem jest biznesowy system operacyjny, czyli środowisko pracy, komunikacji i zarządzania cyfrową firmą, które jest wyposażone w Low code. Taka platforma pozwala na tworzenie i instalowanie w systemie operacyjnym nowych programów przeznaczonych do wsparcia procesów biznesowych. Dojrzałą platformę webowych komponentów graficznych i biznesowych buduje się latami, ale dzięki temu tworzenie w nim oprogramowania jest łatwiejsze. Programista może skupić się na rozwoju unikalnej logiki biznesowej i użyteczności aplikacji, czyli UX. Takie podejście nawet kilkukrotnie przyspiesza tworzenie oprogramowania.

Czy kolejnym trendem ważnym dla ECM są aplikacje mobilne?

Na pewno tak. Nie jest to trend nowy, ale aplikacja mobilna jest i będzie oczekiwanym przedłużeniem webowej aplikacji ECM. Użytkownicy muszą zdać sobie sprawę, że aplikacje mobilne narzucają ograniczenia. Przy projektowaniu trzeba też uwzględnić, żeby aplikacje działały na iOS i Android. Dlatego wielu producentów w segmencie ECM nie dostarcza aplikacji mobilnej albo dostarcza ją w ograniczony sposób, np. w formie responsywnej strony webowej. Chociaż strona jest dopasowana do ekranu, to user experience często jest niezadowalający. Dlatego dla nas dużym wyzwaniem było w ub. r. stworzenie uniwersalnej aplikacji, która zachowa główną cechę wersji webowej: współbieżność. Chodzi o to, by korzystając np. z telefonu, móc się swobodnie i intuicyjnie poruszać w środowisku pracy, umożliwiając komunikację, zarządzanie oraz szybki dostęp do informacji. Dzisiaj musimy pracować nie tylko przy biurku. Często poza miejscem pracy chcemy móc rzutem oka i jednym kliknięciem załatwić sprawy, na które ktoś czeka w firmie. Użytkownik systemu Ready_™otrzymuje większą swobodę i wolność bez utraty produktywności.

A co z rozwiązaniami cloudowymi? Jak one wyglądają?

Rewolucja cloudowa jest ogłaszana od kilku lat, ale dopiero teraz mamy z nią do czynienia. Większość firm wybiera środowiska w chmurze. Jest to poprzedzone dokładną analizą, sprawdzeniem rozwiązań, audytem, weryfikacją zabezpieczeń. Takie rozwiązanie jest tańsze, bezpieczniejsze i wymaga mniej zasobów. Ważnym elementem jest w niektórych przypadkach integracja z systemem, który cały czas jest zlokalizowany u klienta. Wsparcie integracji systemu ECM w chmurze z rozwiązaniami on premise ERP w formie hybrydy bardzo dobrze się sprawdza.

Jak z pana praktyki kontaktu z klientami wygląda integracja podejścia CRM w systemie zarządzania informacją?

Jeśli w firmie proces sprzedaży nie wymaga obsługi magazynu, to CRM powinien być integralną częścią systemu ECM. Mówiąc inaczej, dobrze zbudowany system ECM można określić jako niezbędną część CRM. Oba systemy mają dużo obszarów wspólnych – kartoteka kontrahentów, baza produktów, obsługa e-mail. Uzasadnione jest, by znalazły się w jednym środowisku. Od wielu lat staraliśmy się połączyć ogień z wodą i coś, co wcześniej wydawało się niemożliwe albo niecelowe, świetnie się sprawdza. CRM w takim rozwiązaniu jest bardziej rozbudowany. Trzeba tylko wiedzieć, gdzie przeprowadzić granicę, czy takie połączenie jest celowe. Wówczas spójność systemów jest korzystna, bo daje użytkownikom więcej możliwości.

Na liście najbardziej poszukiwanych procesów w ECM jest obsługa procesów finansowych. Od jak dawna obserwuje pan taki trend?

Nie tylko go obserwuję, mamy również dane, prowadzimy obliczenia. Przełomem na polskim rynku w pojawieniu się tych potrzeb było wprowadzenie nowych wymagań prawnych, tj. białej listy i mechanizmu podzielonej płatności. Wygodniej i łatwiej przeprowadzić proces akceptacji dokumentu pod względem formalnym i merytorycznym na platformie gdy dokument jest w obiegu. Jeżeli firma chce wydajnie obsługiwać procesy finansowe, musi być wydajny obieg faktur. Jeżeli pójdziemy krok dalej, to mamy do obsługi płatności. Jeżeli zrobimy krok wstecz, to napotkamy wymaganie obsługi zamówień. Czasami pojawia się też proces tworzenia zapotrzebowani i kompletacja. No i w końcu budżet, i jego egzekwowanie. Aż się prosi, by te wszystkie elementy były realizowane na platformie procesów, czyli w ECM. I tego rynek dziś oczekuje.

Czy zechciałby pan określić, jakie są najbardziej poszukiwane cechy systemu ECM w 2021 roku?

Dobry system ECM dla większości firm sprawdza się, jeżeli obejmuje trzy kluczowe obszary: przechwytywanie, zarządzanie i przechowywanie. Najbardziej poszukiwane cechy systemu ECM w 2021 r. to: użyteczność i mobilność, przechwytywanie, automatyzacja OCR, zintegrowana poczta elektroniczna, intuicyjna kategoryzacja, zarządzanie, gotowe procesy workflow, narzędzia pracy grupowej i CRM, tworzenie i podpisywanie dokumentów, przechowywanie, zabezpieczanie, backup, archiwizacja i eksport, wyszukiwanie, integracja i API.

A jakie są plany rozwoju firmy?

Najważniejszym projektem jest usługa https://ready-os.com czyli platforma i sklep z aplikacjami Ready_™. Drugim ważnym obszarem rozwoju jest współpraca z firmą Sage, a po zmianie właściciela Symfonia, w ramach której dostarczyliśmy w model White Label system Sage Obieg Dokumentów. To projekty chmurowe, o ciekawej architekturze. Mają wydajną i skalowalną strukturę. I tutaj jest też ścisłe zintegrowanie z oprogramowaniem finansowo-księgowym w modelu hybrydowym. Planujemy się w to jeszcze bardziej zaangażować, gdyż wspólnie jesteśmy w stanie zaoferować na rynku ECM zaawansowany produkt, dostarczany na rynek masowy. Intensywnie rozwija się nasz oddział w Warszawie, realizujący duże projekty informatyczne na indywidualne zamówienia. Czeka nas certyfikacja systemu zarządzania jakością, zgodnie ze zintegrowaną normą ISO 9001 z normą bezpieczeństwa informacji ISO 27001. To będzie kolejny pracowity rok!

Intensywny rozwój i nowa jakość systemów ECM