Infosystem '99: Wiosenne porządki w dokumentach

ZEP-INFO (www.zepinfo.plock.pl) jest jedną z piętnastu spółek "córek", które powstały w wyniku przeprowadzonej w 1996 r. restrukturyzacji Zakładu Energetycznego Płock SA.

ZEP-INFO (www.zepinfo.plock.pl) jest jedną z piętnastu spółek "córek", które powstały w wyniku przeprowadzonej w 1996 r. restrukturyzacji Zakładu Energetycznego Płock SA.

Firmę utworzono na bazie Wydziału Informatyki, który funkcjonował w ramach ZEP SA od 1991 r. Jedną z części ZEP-INFO jest Wydział Oprogramowania i Wdrożeń, a zatrudniony tam zespół programistów jest autorem wielu aplikacji związanych głównie z pracą zakładu. Sztandarową aplikacją ZEP-INFO jest Zintegrowany System Informatyczny, który oprócz typowych dla systemów wspomagających pracę firmy modułów, takich jak FK, Płace, Transport, Gospodarka Materiałowa czy Fakturowanie, zawiera moduły: SELEN (system do prowadzenia sprzedaży energii elektrycznej) i POMIARY (przetwarzanie danych pomiarowych, uzyskanych z sieci energetycznej).

Najnowszym produktem ZEP-INFO, po raz pierwszy prezentowanym na tegorocznym Infosystemie, jest System Obiegu Dokumentów i Informacji, dzięki któremu możliwe jest sterowanie przepływem informacji i dokumentów w każdej (nie tylko związanej z energetyką) firmie.

Każdy dokument przetwarzany przez system jest określony przez jego formę źródłową (pliki Word, Excel, pliki powstałe po skanowaniu dokumentu) oraz towarzyszące im formularze, w których treść dokumentu jest zaklasyfikowana w sposób rutynowy (typ, podtyp, stan - np. nowy, zatwierdzony itp.). System pozwala na definiowanie typów powiązań między dokumentami (np. załącznik, podpowiedź).

Sposób wyszukiwania dokumentu jest możliwy na podstawie informacji zawartej w części opisowej dokumentu (treść), w opisach dokumentu (formularze) oraz słów w tytule dokumentu.

Każdy z użytkowników systemu ma do dyspozycji skrzynkę. W niej tworzone są dokumenty nowe, wysyłane, tu przechowuje się dokumenty nadesłane. Każdy użytkownik może mieć dostęp do jednej lub wielu skrzynek. Ich struktura jest odzwierciedleniem struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa.

Przesyłanie dokumentów odbywa się między pracownikami (skrzynka-skrzynka) lub pracownikami firmy a kontrahentami zewnętrznymi (skrzynka-kontrahent). Możliwe jest np. wysyłanie dokumentu ze skrzynki osobistej do kancelaryjnej, a stamtąd np. faksem czy pocztą. Obieg dokumentów wewnątrz firmy może być określony poprzez wcześniejsze ustalenie procedur.

System pozwala użytkownikom na tworzenie skoroszytów tematycznych. Ponadto w ramach skoroszytu możliwe jest grupowanie dokumentów dotyczących jednej sprawy w porządku chronologicznym. Całość wieńczy system praw dostępu i haseł zarówno do skrzynek, jak i skoroszytów czy pojedynczych dokumentów.


TOP 200