Pancerz starych przepisów

Eksperci uważają, że jeśli chodzi o technologie, jesteśmy z przodu. Polskie urzędy nie mają problemów z infrastrukturą IT. Nie ma już gminy, która nie miałaby dostępu do sieci czy narzekała na brak sprzętu komputerowego. Dlaczego więc mimo 20 lat ciężkiej pracy w procesie informatyzacji urzędów nadal w większości rankingów jesteśmy na szarym końcu? Bo często rozwój uniemożliwiały i nadal uniemożliwiają nam regulacje prawne.

"Wiele krajów prześcignęło polskie samorządy lokalne w procesie informatyzacji, bo nas hamuje pancerz starych przepisów. Dla przykładu, straciliśmy kilka lat, tworząc i wymagając od obywateli różnych identyfikatorów, mimo że każdy dostaje przy urodzeniu numer PESEL i mógłby się nim identyfikować w kontaktach z każdym urzędem" - tłumaczy Kajetan Wojsyk. Nie chodzi jednak o mnożenie przepisów czy tworzenie nowych ustaw, tylko o to, aby istniejące prawo było spójne i klarowne. Bo - jak zauważa Kajetan Wojsyk - przez wiele lat było ono ze sobą sprzeczne i trudne do interpretacji, a co dopiero do wykonywania.

Prawo nie jest jednak jedynym problemem. Potrzebna jest zmiana mentalna wśród urzędników. Przez ostatnie 20 lat rosła świadomość np. skarbników, jeśli chodzi o konieczność inwestowania w informatykę. Przez wiele lat prestiż informatyka nie był wysoki w urzędach, a sami informatycy nie mieli wiedzy merytorycznej. Teraz coraz częściej dyrektorzy IT są partnerami do rozmów dla skarbników i prezydentów. Ale to dzieje się powoli. Kolejny aspekt do integracja działań.

Każdy sobie

Jaka jest cecha charakterystyczna informatyzacji polskiej administracji lokalnej? Brak koordynacji. "Każda gmina próbuje na swój sposób się informatyzować. Proces ten nigdy nie był i nie jest koordynowany" - zauważa Grzegorz Fiuk. Do tej pory Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji nie koordynowało tego procesu. Było zbyt zajęte prowadzeniem projektów centralnych realizowanych na dużą skalę. Efekt? Miasta, powiaty, gminy robiły i robią to samo, ale każde po swojemu. Nie wykorzystuje się dobrych praktyk z innych urzędów, tylko każdy buduje od początku własne rozwiązania. Przez to wiele rozwiązań jest niekompatybilnych, a obywatele w każdym urzędzie muszą działać według innych schematów. To też strata pieniędzy, które wydawane są na budowę podobnych rozwiązań.

Podejmowane przez ostatnie kilkanaście lat próby koordynacji czy w postaci Linii Współpracy czy ustawy o informatyzacji nie były zbyt owocne. Teraz pewne nadzieje wiązane są z Piotrem Kołodziejczykiem, nowym podsekretarzem stanu w MSWiA, który wiele lat spędził w administracji samorządowej, więc powinien dobrze rozumieć jej potrzeby. W tym kontekście osoby związane od lat z informatyzacją administracji podkreślają, jak ważne są próby działań lokalnych na polu informatyzacji, tj. SEKAP, Wrota Podlasia czy Wrota Warmii i Mazur. Skoro wiele urzędów w regionie chce np. wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów, robią to wspólnie. Działania te są też wymuszone tym, że to marszałkowie trzymają klucz do pieniędzy unijnych przeznaczonych na informatyzację.

"Kiedy w 2001 r. na Śląsku powstał pomysł Systemu Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej - SEKAP - przyłączyły się do niego 54 podmioty. Dzisiaj jest ich 79. Dlaczego? Bo dobre przyciąga i inne urzędy też chcą brać udział w takich projektach, i korzystać ze wspólnych doświadczeń, a nie robić wszystko same" - tłumaczy Kajetan Wojsyk.

Roboty mamy co niemiara

Co więc czeka jeszcze urzędy i nad czym powinny szczególnie pracować? "Przede wszystkim muszą się one nauczyć wykorzystywać informacje, które posiadają do usprawnienia zarządzania. Do tego jest niezbędna integracja posiadanych danych" - mówi Grzegorz Fiuk. Ważne też, aby potrafiły wykorzystywać posiadane narzędzia i dane do przyspieszenia załatwiania spraw w urzędzie, niekoniecznie przez Internet, również na miejscu. Znowu podnoszona jest kwestia, aby obywatela nie traktować jak gońca zbierającego i przenoszącego między urzędami dokumenty. Przez 20 lat nie udało się bowiem ziścić idei "jednego okienka". "Za wyzwanie na przyszłość dla urzędów uznałbym takie modelowanie kontaktami z obywatelami, aby były one dla niego przyjazne i aby obywatel potrafił je obsługiwać" - uważa Kajetan Wojsyk.

Co dla przyspieszenia i ułatwienia procesu informatyzacji w samorządach może zrobić administracja centralna? Powinna uporządkować prawo, ustandaryzować i skoordynować działania gmin, powiatów...