Informatyka - czy to się opłaca?
- Jakub Chabik,
- 10.01.2005
Informatycy prowadzący projekty dwa razy stają przed dylematem finansowym. Pierwszy raz, gdy muszą z możliwie dużą dokładnością odpowiedzieć na pytania ''ile to będzie kosztować'' i ''czy warto''. Drugi raz, gdy trzeba odpowiedzieć na inne pytanie: ile w rzeczywistości wydaliśmy i kiedy projekt się zwróci. Odpowiedzi na te pytania trzeba szukać w zarządzaniu finansowym.
Informatycy prowadzący projekty dwa razy stają przed dylematem finansowym. Pierwszy raz, gdy muszą z możliwie dużą dokładnością odpowiedzieć na pytania 'ile to będzie kosztować' i 'czy warto'. Drugi raz, gdy trzeba odpowiedzieć na inne pytanie: ile w rzeczywistości wydaliśmy i kiedy projekt się zwróci. Odpowiedzi na te pytania trzeba szukać w zarządzaniu finansowym.
Kieszeń pełna gotówki
Na projekt informatyczny można patrzeć jak na worek z pieniędzmi, który trzeba zamienić w jeszcze większy worek pieniędzy. Rolą lidera tego projektu jest tak poprowadzić przedsięwzięcie informatyczne, aby rzeczywiście tak się stało.
W naszych rozważaniach na temat parametrów finansowych projektu informatycznego będziemy abstrahować od systemu prawno-podatkowego. Nie jest to stuprocentowo poprawne z punktu widzenia nauki o finansach i prowadzi teoretycznie do nieścisłych wniosków (np. nie uwzględnia efektu tarczy podatkowej na odsetkach albo kosztu kapitału), jednak w praktyce zarządzania średnim przedsięwzięciem informatycznym jest wystarczające. Do większego i tak trzeba zaangażować specjalistów od finansów.
Z finansowego punktu widzenia, przedsięwzięcie informatyczne składa się z serii przepływów gotówkowych (cash flows). Do wydatków (przepływów ujemnych) zaliczamy:
- pensje personelu informatycznego wraz z kosztami towarzyszącymi
- koszty wynajmu powierzchni biurowej,
- koszty łącz telekomunikacyjnych,
- zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania na potrzeby projektu
- zakup usług zewnętrznych,
- koszty utrzymania infrastruktury wdrożonej w projekcie przez okres jej eksploatacji,
- inne.
Rozważmy proste przedsięwzięcie - firma informatyczna przygotowuje dla agencji reklamowej aplikację służącą badaniom rynkowym (tabela 1). Trzech informatyków buduje ją przez trzy miesiące. Miesiąc pracy każdego z nich, wraz z obciążeniami, kosztuje 5000 zł, płacone na koniec okresu. Dodatkowo, korzystają z powierzchni biurowej w firmie oraz wspólnych elementów infrastruktury, które firma wyceniła na 3200 zł. Lider projektu poświęca mu połowę swojego czasu - a że ma wyższe kwalifikacje niż informatycy, to jego miesiąc kosztuje aż 8000 zł. Specjalnie na potrzeby tego projektu zakupiono bibliotekę graficzną za 1440 zł. (tab. 1)
Wartość bieżąca i dyskontowanie
Każde dziecko wie, że dzisiejszy pieniądz warty jest więcej niż pieniądz wczorajszy. Dlatego w finansach używa się pojęcia wartości bieżącej (present value, PV) jako wartości przyszłej wyrażonej w dzisiejszych cenach. Na przykład jeżeli ktoś za rok zapłaci nam 100 zł, to tak samo, jakby dzisiaj zapłacił nam tę samą kwotę pomniejszoną o odsetki, które uzyskam przez ten rok. Wartość bieżąca przepływu gotówkowego określana jest wzorem:
PV=CF/(1+k)
Ile wynosi stopa procentowa? Pytanie to, wbrew pozorom, jest bardzo trudne i odpowiedź na nie przerasta ramy tego artykułu. Z reguły w przedsiębiorstwach stosuje się tzw. średni ważony koszt kapitału (weighed average capital cost, WACC), ale to wymaga nieco bardziej zaawansowanej wiedzy. W praktyce projektu informatycznego można przyjąć jedną z dwóch stóp: albo tzw. stopę wolną od ryzyka (np. obligacji skarbowych albo bezpiecznej rocznej lokaty bankowej nieobciążonej podatkiem "belkowym") albo stopę, którą firma mogłaby uzyskać z inwestycji alternatywnej. Ta ostatnia stopa określana jest przez analityków finansowych i ci liderzy projektów informatycznych, którzy pracują w firmie posiadającej własny dział finansowy, informację o stopie dyskontowej powinni po prostu uzyskać w tym miejscu.
Oczywiście, uwzględniliśmy wyłącznie wydatki, natomiast nie mówiliśmy o wpływach. Załóżmy, że wytworzenie owego oprogramowania odbyło się w ramach zamówienia w naszej modelowej firmie. Kontrakt przewidywał dwie płatności: pierwszą, w wysokości 50 000 zł w momencie oddania systemu do eksploatacji (w okresie 5), a kolejną po upływie okresu stabilizacji (w okresie 8) w wysokości 30 000 zł.
Przyjrzyjmy się temu samemu przedsięwzięciu z punktu widzenia firmy zakupującej system (tab. 4). Musi ona kupić oprogramowanie, a także infrastrukturę, na którym będzie ono działało. Załóżmy, że będzie to serwer za 12 000 zł. Ponadto serwer ten będzie administrowany w modelu outsourcingowym za stały abonament w wysokości 900 zł kwartalnie. W rezultacie jednak firma będzie w stanie uzyskać dodatkowy przychód w wysokości 10 100 zł kwartalnie. Poniżej analogiczna tabelka, dla firmy zakupującej system, w perspektywie 3 lat, w podziale na kwartały. (tab. 4.)
W komentarzu do powyższej tabeli warto podać sposób, w jaki dyskontowano wartości nominalne. Otóż przyjęto nieco inny niż w poprzednim przykładzie sposób polegający na składaniu, a nie sumowaniu procentów. Ten drugi sposób jest właściwszy w przypadku okresów dłuższych niż parę miesięcy lub wyższych stóp procentowych (przy krótkich okresach lub niskich stopach różnica jest nieistotna). Wzór na wartość bieżącą wygląda wtedy tak:
PV=CF<sub>i</sub>/(1+k)<sup>i</sup>
... gdzie w podanym przykładzie k wynosi 1% (miesięczna stopa dyskontowa), zaś i to liczba miesięcy upływających od zainstalowania systemu.
I jeszcze jedno słowo na temat obu tabel. Nie uwzględniają one dodatkowych przepływów pieniężnych z ewentualnego reinwestowania wolnej gotówki oraz tzw. tarczy podatkowej na odsetkach w przypadku korzystania z zewnętrznych źródeł finansowania (np. kredytu lub obligacji). To zagadnienia zaawansowane i osoby zainteresowane mogą sięgnąć do literatury z dziedziny finansów, aby pogłębić tę tematykę.