Nie ma uniwersalnej reguły, która mówiłaby, kiedy przedsiębiorstwo powinno zatrudnić etatowego informatyka. Decyzja jest wypadkową wielu czynników. I nie jest podyktowana jedynie względami ekonomicznymi.

Właściciel firmy handlującej zabawkami ma dwa duże sklepy i dwie hurtownie, zaopatrujące mniejszych kontrahentów. Do obsługi pracującej w biurze niewielkiej sieci Novella i aplikacji kasowych wynajął studenta, z zarejestrowaną samodzielną działalnością gospodarczą. Z jego usług nigdy nie był specjalnie zadowolony. Awarie komputerów dość często utrudniają codzienną pracę. Mimo to o zatrudnieniu informatyka na etat właściciel firmy nigdy nie myślał. Mając do wyboru zatrudnienie specjalisty ds. informatyki albo angaż nowej ekspedientki, zawsze decyduje się na to drugie. Więcej sprzedawców to wyższe przychody, a więc gwarancja przetrwania na trudnym sezonowym rynku. A informatyk w firmie to dodatkowy koszt i kłopot, związany z doszkalaniem i urlopami. Kontrakt z firmą zewnętrzną, nawet jeśli odrobinę bardziej kosztowny, nie nastręcza tylu problemów.

Dla kontrastu, prezes niewielkiego zakładu produkującego firanki zatrudnia ok. 150 osób i aż 8 informatyków. Wychodzi z założenia, że opieka nad siecią i aplikacjami biurowymi, z których korzysta dział księgowości, jest na tyle istotna, iż prawie każde ze stanowisk w dziale komputerowym powinno być zdublowane na wypadek ewentualnego odejścia z firmy czy urlopu.

Zatrudniać informatyka czy raczej zdać się na obsługę firm informatycznych - oto dylemat, przed którym staje każdy przedsiębiorca prowadzący firmę.

Inna skala działalności i diametralnie odmienne podejście do problemu. Z jednej strony zabezpieczenie bieżących zysków firmy. Z drugiej zaś, decyzja, której ekonomiczne skutki są niepewne i odłożone w czasie. Nie ma jednego wzoru, który pozwalałby na oszacowanie pułapu, od którego warto pomyśleć nad zatrudnieniem informatyka na stałe.

Sieć i jej użytkownicy

Podstawowymi czynnikami, które należy brać pod uwagę, są: rozmiar sieci, liczba użytkowników i ich umiejętności. Rozważając wszystkie za i przeciw, trzeba się zastanowić nad tym, ile mogą kosztować przedsiębiorstwo nieuchronne przestoje w pracy związane np. z koniecznoś-cią dojazdu na miejsce przedstawiciela firmy odpowiadającej za serwis. Zastanowić się też nad tym, jak firma komunikuje się z otoczeniem: kontrahentami, dostawcami i klientami? Czy ewentualna awaria sieci utrudnia te kontakty, czy też nie ma na nie większego wpływu? Jak duży procent kontrahentów stanowią przedsiębiorstwa zagraniczne korzystające z nowoczesnych technologii? Jak firma poszukuje klientów?

Wiele firm wciąż realizuje zamówienia przede wszystkim za pomocą faksu i telefonu, a pocztę elektroniczną traktuje jako uzupełniającą metodę kontaktu z klientami. W tej sytuacji bezawaryjne działanie sieci nie jest dla właściciela firmy "być albo nie być". Skorzystanie z usług wyspecjalizowanej firmy, która w ciągu kilku godzin usunie awarię, w pełni wystarcza.

Im wyższe kompetencje pracowników w dziedzinie obsługi PC, tym dłużej można odkładać w czasie decyzję o utworzeniu informatycznego etatu. Co prawda dziś każdy kandydat do pracy deklaruje przynajmniej zadowalającą znajomość obsługi aplikacji biurowych, ale rzeczywistość często negatywnie weryfikuje te zapewnienia.

W przypadku użytkowników słabo radzących sobie z komputerami już przy sieci liczącej 20-30 użytkowników trzeba pomyśleć o kimś, kto potrafiłby od ręki rozwiązywać problemy związane z bieżącą obsługą. Przynajmniej te podstawowe problemy. Najpoważniejsze poprawki i tak muszą być usuwane przez producentów programów lub autoryzowanych partnerów.

Strateg i pomocnik

Trudno mieć wątpliwości co do tego, że w dzisiejszym szybko zmieniającym się biznesie nawet małe i średnie przedsiębiorstwa nie poradzą sobie bez systemów informatycznych. Prędzej czy później za pomocą sieci komputerowych będzie się odbywał cały proces składania zamówień, rozliczeń i kontaktu z klientami. Systemy komputerowe będą kontrolowały produkcję i sprzedaż. Informatyka nie tylko więc wspiera codzienną działalność, ale również przyczynia się do zdobycia przewagi nad konkurentami.

Rolą informatyka, wbrew powszechnym wyobrażeniom, nie musi być tylko czuwanie, by sieć działała bez zakłóceń i użytkownicy każdego ranka mogli odnaleźć swoje pliki na serwerze. W dynamicznie rozwijających się firmach potrzebna jest osoba, która doskonale zna zarówno przedsiębiorstwo, jak i możliwości, jakie otwiera przed nim informatyka. Osoba, która wie, jak technologia może zmienić funkcjonowanie firmy, i wie, kto może być dostawcą konkretnych rozwiązań. W przedsiębiorstwach zatrudniających ponad 100 osób, korzystających ze specjalistycznych aplikacji, taki specjalista może być bardziej pożądany niż ktoś zajmujący się tylko i wyłącznie bie-żącą konserwacją systemów komputerowych.