Informatyczne sedno biznesu

Zwykle problem sprowadza się do szczegółów, czego przykładem może być wystawianie faktur. Odbywa się to w złotówkach, ale ceny są zwyczajowo określane w markach niemieckich. Trzeba było przypilnować, aby system - przeliczając marki na złotówki - uwzględniał kurs z dnia wystawienia faktury, a nie złożenia zamówienia. Kłopot w tym, że zgodnie z oryginałem w systemie cenę wprowadza się do systemu w momencie otwarcia projektu, czyli, upraszczając, w dniu wydania zlecenia produkcyjnego. Są to zatem dwa różne kursy. Inny problem - wynikający z wahań kursów - wiąże się z wyceną materiałów do produkcji. W systemie są wyceniane wg ceny standardowej. Ale materiały pochodzą z importu, a więc w związku z wahaniami kursów ceny zakupu często się zmieniają. Cena standardowa musi być więc dostatecznie często weryfikowana, żeby jej stosowanie miało sens.

Dział finansowy wykonał ogromną pracę związaną z planem kont. Z jednej strony trzeba go było przygotować wg pewnego wzoru wspólnego dla grupy, a zarazem innego niż standardowo używany w Polsce, czyli przyzwyczaić się do tego, gdzie księguje się konkretną pozycję; z drugiej - system musiał generować potrzebne dane zgodnie z polską ustawą o rachunkowości. Faktycznie są to dwa systemy finansowe, choć operują na tych samych danych powstających w procesie logistycznym.

Wsparcie dla serca biznesu

Choć zagadnienia finansowe są bardzo efektowne i często narzucają się jako pierwszorzędne w procesie wdrożenia, to wartość dodana powstaje nie w dziale finansów, lecz w procesie wytwórczym. Dlatego choć jednym z celów wdrożenia w Amcor było również wyposażenie działu finansowego we właściwe, nowoczesne narzędzia, to odpowiednio zadbano też o usprawnienie procesu logistycznego.

"Nasz proces logistyczny był uporządkowany również przed wdrożeniem Baana. System nałożyliśmy więc na dobrą organizację. Dzięki temu były możliwe tak dobre efekty" - mówi Jarosław Świtecki. Wcześniej w firmie był wdrożony system zarządzania jakością zgodny z normami serii ISO 9000. Dyrektor Adam Wolski, który przeprowadził poprzedni projekt, teraz był odpowiedzialny za zapisanie w języku sesji Baan tych procedur, które wcześniej były dostępne w Excelu. Implementację systemu informatycznego wykorzystano do tego, aby proces logistyczny zaplanować z jeszcze większą konsekwencją i dyscypliną. "Już podczas szkoleń największy nacisk położono na wykształcenie w pracownikach, w kadrze kierowniczej - świadomości procesu logistycznego. Chodziło nam o to, aby każdy zdawał sobie sprawę, że jego odcinek pracy jest fragmentem większej całości, jest ogniwem w łańcuchu działań. Jeśli ktoś zawiedzie na swoim odcinku, to konsekwencje tego będą odczuwalne w całym procesie logistycznym" - tłumaczy Jarosław Świtecki.

Do prawidłowego przebiegu procesu logistycznego najważniejsze jest ustalenie właściwej kolejności działań i kompetencji wszystkich osób biorących w nim udział. "Każdy dział musi dokładnie wiedzieć, gdzie zaczyna i kończy się jego odpowiedzialność. Wtedy projekt przebiega płynnie, bo nie ma wątpliwości, kto ma co uczynić, nie ma też odcinków nie zarządzanych. Nie ma żadnych opóźnień. Istotne jest zwłaszcza zdefiniowanie, kto zamyka projekt, co oznacza, że nie będzie już żadnych operacji związanych z księgowaniem. Łańcuch logistyczny odwzorowuje się w zapisach księgowych i systemie finansowym. Jeśli zatem jest konsekwentnie i logicznie prowadzony, to i finanse dają prawdziwy obraz sytuacji w przedsiębiorstwie. Jeśli w logistyce jest bałagan, to wdrażanie systemu komputerowego integrującego je z finansami nie ma sensu, bo to po prostu nie jest żadna integracja" - mówi Piotr Żychliński.

2 listopada 1999 r. system został uruchomiony bez niespodzianek. "Wcześniej byliśmy bardzo ostrożni, gdyż wiele funkcji, jak konfigurator produktów czy jednostki stosowane w zleceniach sprzedaży, było dostosowywanych do naszych potrzeb i odbiegało od standardu przyjętego w grupie. Kopiowaliśmy tablice i testowaliśmy każde rozwiązanie" - wyjaśnia Jarosław Świtecki.

Są dalsze plany

Trwa również wdrożenie Baan IV w drugim zakładzie produkcyjnym Amcor Polska. Jest to prawdziwa ciekawostka dla informatyków, ponieważ Amcor w Polsce stanowi jeden podmiot prawny, ale zakłady produkcyjne są dwa (konsolidacja online) i każdy z nich przesyła raporty do innej centrali.

W przyszłości rozważa się wdrożenie automatyzacji płatności, interfejsu do systemu płacowego Simple, planowania produkcji i MPS. Trzeba z tym poczekać, ponieważ do prawidłowego zdefiniowania planowania zakupów potrzebne są dane statystyczne z kilku miesięcy. Amcor czeka również zmiana wersji systemu Baan na obsługującą euro.


TOP 200