Kontrola kasy miejskiej

Źródła danych finansowych nie zawsze pochodzą z jednostek organizacyjnych urzędu. W zależności od skali miasta liczba jednostek organizacyjnych podległych samorządowi lub z nim współpracujących waha się od kilkudziesięciu (dla małych gmin) do około 1000 (dla miast dużych). Skala wymiany danych między tymi jednostkami, ich przetworzenie i późniejsza agregacja nie są więc zadaniem łatwym. Liczba tych jednostek nie jest stała i ma charakter rosnący.

Zatem najpilniejszą potrzebą samorządu jest wypracowanie skutecznych metod pozyskiwania i wymiany informacji głównie w zakresie finansów. Zdarza się, że skarbnik urzędu dysponuje informacją o stanie finansów gminnych z kilkutygodniowym opóźnieniem, a po zakończeniu roku finansowego dopiero w lutym. Uniemożliwia to bieżący monitoring operacyjny i prowadzenie aktywnej polityki finansowej. Właściwie dostępne są mu często tylko obowiązkowe sprawozdania miesięczne typu F0x i inne sprawozdania budżetowe, które obrazują stan przeszły.

Optymalizacja zarządzania finansami gminnymi wymaga kompletnych i bieżących informacji o finansach wszystkich jednostek samorządowych. Stopniowo inwentaryzowane i opisywane są metody oraz sposoby obiegu środków finansowych w samorządzie. Umożliwia to opracowanie modeli analiz finansowych, które są implementowane w oprogramowaniu komputerowym.

Wymiana tych danych w postaci elektronicznej znacznie przyspiesza i ułatwia obrót informacją. Wymaga to jednak uporządkowania organizacji obiegu informacji między jednostkami. W tym celu nie jest potrzebna pełna infrastruktura informatyczna oparta na technikach światłowodowych, docierająca do wszystkich zainteresowanych. Raczej konieczna jest właściwa organizacja procesu wymiany informacji oraz algorytmy jej weryfikacji i przetwarzania. Stosowana już gdzieniegdzie wymiana wypełnionych formularzy arkuszy kalkulacyjnych między jednostkami stwarza przesłanki do stworzenia systemu monitoringu finansów publicznych samorządu. Jeśli zastosujemy do przekazu tych danych powszechnie dostępną pocztę elektroniczną, to w prosty sposób uzyskamy szybką wymianę informacji. W dalszej kolejności możemy myśleć o bardziej wyrafinowanych systemach wymiany informacji.

Przewidywany rozwój systemów elektronicznej wymiany informacji finansowej prognozuje dość dobrze już prawie powszechne wykorzystanie w urzędach nowej usługi bankowej - home banking. Przelewy do banku mogą odbywać się kilka razy dziennie. Skarbnik może też w sposób dynamiczny lokować środki na różnego rodzaju lokatach okresowych, nawet nocnych. Pozwala to przejść od biernego do aktywnego zarządzania środkami finansowymi, tak jak w firmach działających na rynku komercyjnym. Gdy zdarza się awaria łączy lub elektroniczny obrót finansami z bankiem jest niemożliwy z innej przyczyny, widać jak bardzo home banking stał się niezbędny.

Przeszkodą w prognozowaniu i symulacjach budżetowych jest często brak danych archiwalnych dla różnych przekrojów czasowych i w rozbiciu na określone dziedziny. Do takiego prognozowania potrzebne jest stworzenie "samorządowej hurtowni danych" o sytuacji finansowej gminy i jej jednostkach oraz opracowanie algorytmów przetwarzania informacji. Dynamika rozwoju samorządu terytorialnego nie pozwala w sposób statyczny traktować przeszłości.

Wraz z rozwojem systemów monitorowania finansowego gminy muszą zadbać o przestrzeganie zasady jawności finansów publicznych. Doskonałym medium do informowania o planach i stanie finansów publicznych są urzędowe strony WWW . Przykład Szczecina, który w Internecie (www.um. szczecin.pl) publikuje projekt budżetu i dane o jego realizacji, pokazuje, że jest to skuteczny sposób także na opiniowanie polityki finansowej miasta. Zdecydowanie łatwiej wysłać e-maila do skarbnika niż przyjść na spotkanie z radnymi.

Przed informatykami stoją nowe, ważne zadania. Nie wystarczy już zwykła wiedza techniczna z zakresu informatyki. Wkrótce typowe służby informatyczne będą dostarczać środki techniczne nowej grupie menedżerów informatyków o gruntownym wykształceniu ekonomicznym i z zakresu nowoczesnego zarządzania. Wtedy tacy "nowi" informatycy będą zasiadać także w radach i zarządach miast i będą zmuszeni do postrzegania informatyki przez pryzmat gospodarki i polityki.

Grzegorz Fiuk jest informatykiem wojewódzkim Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie. Do niedawna był dyrektorem Wydziału Informatyki w Urzędzie Miejskim w Szczecinie.