Od stóp do głów

Systemy informatyczne w Sanitec Koło obejmują praktycznie wszystkie obszary przedsiębiorstwa, obsługują wszystkie zachodzące w nim procesy biznesowe. Umożliwiły w trybie online m.in. udostępnianie pracownikom odpowiedzialnym za zarządzanie spółką pełnego zestawu niezbędnych informacji. "To z kolei pozwoliło im skupić się na analizie i zarządzaniu, zamiast - jak dotychczas - na zbieraniu danych" - opowiada Marek Kozak, który trafił do Sanitec Koło przy okazji projektu doskonalenia organizacji, a następnie przejął obowiązki szefa Działu Informatyki.

W Kole rozpoczęto jeden z pierwszych w Polsce projektów wdrożenia narzędzi Business Intelligence - SAP BW (Business Warehouse). Niedawno zakończył się pierwszy etap tego zaplanowanego jeszcze na kolejne dwa lata przedsięwzięcia. Najpierw udostępniono pracownikom dane dotyczące sprzedaży. Informacje trafiają do pracowników działu obsługi klienta, przedstawicieli handlowych, planistów, analityków i kadry zarządzającej w postaci predefiniowanych raportów umieszczonych w intranecie. Dane z hurtowni mogą też być udostępniane za pośrednictwem MS Excel.

Narzędzia informatyczne wspierają pracę osób planujących produkcję oraz odpowiedzialnych za jej realizację. W przypadku fabryk ceramicznych stało się możliwe śledzenie produkcji w toku i - dzięki integracji z systemem kadrowo-płacowym - raportowanie akordu. Z kolei w przypadku produkcji kabin, wanien i brodzików wykorzystano przebiegi MRP II do planowania i sterowania produkcją.

Usprawniono także pracę magazynów. Zastosowano kody kreskowe i terminale przenośne, co pozwoliło przede wszystkim zmniejszyć liczbę błędów, ułatwiło prowadzanie inwentaryzacji i zwiększyło poziom kontroli nad rotacją zapasów w magazynie.

Zastosowane rozwiązania do obsługi współpracy z klientami pozwoliły m.in. zautomatyzować proces składania zamówień. "Wykorzystanie tych narzędzi spowodowało przeniesienie punktu ciężkości z obsługi technicznej zamówień na kwestie merytoryczne. Ma to bezpośredni wpływ na obniżanie kosztów" - przekonuje Marek Kozak. System obsługi reklamacji, zbudowany z wykorzystaniem platformy Lotus Notes, "otwarto na zewnątrz". Partnerzy uzyskali dostęp do informacji poprzez przeglądarkę internetową lub aplikacje klienckie działające na platformie Lotusa.

"Istotny wpływ na kształt naszego systemu mają potrzeby klientów. Za jego pomocą mogą zaprojektować i wycenić łazienkę, zamówić wyposażenie, a następnie śledzić realizację złożonego zamówienia z rozliczeniem finansowym włącznie" - przekonuje Marek Kozak.

System kontroli

Zintegrowany system informatyczny jest traktowany jako narzędzie kontroli wewnętrznej, umożliwiające analizę powiązań procesów gospodarczych w firmie. Dotyczy to np. kontroli relacji: zamówienie, potwierdzenie, dostawa, rozliczenie czy relacji magazyn - produkcja - księgowość.

Wszystkie zamówienia na materiały, surowce produkcyjne i pomocnicze oraz narzędzia, a także zlecenia dla serwisów zewnętrznych są ewidencjonowane w systemie a następnie realizowane zgodnie ze zdefiniowanymi obiegami (work-flow).

W sposób zbliżony do zamówień są także śledzone tzw. wydania magazynowe. W szczególności dotyczy to surowców niezbędnych do produkcji. W części zakładów odbywa się bowiem produkcja w systemie zleceniowym, który jednoznacznie określa niezbędną ilość surowca. "W tych zakładach materiały stanowią ponad 60% kosztów wytworzenia. W ten sposób bardzo łatwo jest kontrolować odchylenia materiałowych kosztów standardowych, planowanych i rzeczywistych. Można kontrolować odchylenia i jednoznacznie wyjaśniać nieprawidłowości" - mówi Marek Kozak.

Równocześnie w większości działów zauważa on zdecydowaną zmianę punktu ciężkości - mniej czasu zajmuje poszukiwanie, przetwarzanie i przygotowywanie danych, a więcej - praca koncepcyjna czy strategiczna. Dobrym przykładem jest dział obsługi klienta, w którym liczba transakcji w ciągu ostatnich pięciu lat wzrosła kilkakrotnie przy nie zmienionym zatrudnieniu i - zgodnie z zapewnieniami przedstawicieli Sanitecu - rosnącym stopniu zadowolenia klientów.