Informacja przetwarzana, czasem drukowana

Gdyby postawić pytanie, co jest ważniejsze: sprzęt, oprogramowanie czy system, to chyba najlepsza odpowiedź brzmi: "ludzie, którzy potrafią z niego korzystać".

Gdyby postawić pytanie, co jest ważniejsze: sprzęt, oprogramowanie czy system, to chyba najlepsza odpowiedź brzmi: "ludzie, którzy potrafią z niego korzystać".

Drukowanie, skanowanie, kopiowanie, zarządzanie treściami, przepływem zadań, dokumentów, faksów, informacji, automatyczne rozpoznawanie tekstu, głosu lub obrazów były to dotąd niezależne technologie. Ostatnio coraz wyraźniej widać, że kierunek rozwoju zmierza w stronę systemów zunifikowanych, które łączą różne kanały komunikacji, wymiany danych, dokumentów i umożliwiają jednolite zarządzanie informacjami.

Tendencję tę potwierdzają nie tylko prognozy analityków i zapowiedzi producentów, ale przede wszystkim ewolucja rynku i systematyczny wzrost popytu na rozwiązania, a nie sprzęt lub aplikacje działające niezależnie. Jedyną tego konsekwencją jest konieczność modyfikacji kryteriów wyboru sprzętu lub oprogramowania i uwzględnienie nowych wymagań, a także świadomość pojawienia się zupełnie nowych zagrożeń i problemów.

Jednocześnie warto pamiętać, że same narzędzia do drukowania, skanowania, kopiowania oraz aplikacje do zarządzania dokumentami, pracą grupową i komunikacją nie wystarczą do zwiększenia efektywności pracy. Z jednej strony trzeba je dopasować do rzeczywistej sytuacji i wymagań firmy, a z drugiej przekonać pracowników, że mają one służyć ułatwieniu ich aktywności i dlatego warto zmienić przyzwyczajenia i styl pracy. Tym, o czym najczęściej się zapomina, są odpowiednie szkolenia pracowników, aby korzystanie ze sprzętu lub aplikacji nie było trudne i stresujące.

Stary dobry papier powoli przechodzi do defensywy

Z pozoru papier to wciąż najpopularniejszy nośnik dokumentów. Ale zdecydowana większość z nich istnieje również w formacie elektronicznym. Książka, faktura, akt prawny to obecnie z reguły tylko papierowa kopia dokumentu cyfrowego. W porównaniu z papierem, format elektroniczny daje bowiem nowe możliwości zarządzania, archiwizowania i wymiany dokumentów.

Nie ulega wątpliwości, że sytuacja producentów drukarek, w porównaniu z okresem sprzed kilku-, kilkunastu lat, zmieniła się zasadniczo - niezwykle trudno jest zainteresować użytkowników ulepszeniem parametrów, rozdzielczości, szybkości, a ceny sprzętu spadły do tak niskiego poziomu, że zyski mogą być generowane prawie wyłącznie przez sprzedaż materiałów eksploatacyjnych i usług serwisowych.

Najtańsze monochromatyczne kosztują już poniżej 300 zł, a konkurują z nimi urządzenia kolorowe tańsze od 700-800 zł. Z reguły są to oczywiście modele przeznaczone do podłączenia do pojedynczego komputera, a nie sieci, ale podobny, proporcjonalnie spadek cen dotyczy modeli wszystkich klas.

Ponieważ zakup sprzętu przestał być istotnym wydatkiem, znacznie większe jest znaczenie doboru odpowiedniego do potrzeb modelu - drukarki mono lub kolorowej, a może urządzenia wielofunkcyjnego, którego wydajność będzie dopasowana do rzeczywistego obciążenia. Za spadkiem cen drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych MFP (Multi-Function Printer) nie następuje bowiem równie szybki spadek cen materiałów eksploatacyjnych (tonerów lub atramentów), bo one stają się głównym źródłem dochodów dla producentów sprzętu. Jak podkreślają specjaliści, koszt zakupu sprzętu to zaledwie 5-10% całkowitych kosztów użytkowania.

Warto więc pamiętać, że z reguły, wraz ze wzrostem wydajności drukarek lub urządzeń wielofunkcyjnych, spadają jednostkowe koszty eksploatacyjne (całkowity koszt wydruku strony), stąd też przed zakupem opłaca się przeprowadzić analizę liczby drukowanych w firmie stron i do tej wielkości dopasować wydajność kupowanego modelu sprzętu.

Producenci urządzeń drukujących dopasowują się do tej sytuacji. Choć wciąż sprzedają urządzenia drukujące (drukarki, MFP, faksy), to ich oferta dla firm i przedsiębiorstw wyraźnie ewoluuje w kierunku systemów do zarządzania dokumentami, w których wydruk jest tylko jednym z elementów, a coraz większego znaczenia nabierają możliwości przetwarzania i uruchamiania obiegu dokumentów oraz współpracy z różnymi urządzeniami i aplikacjami pracującymi w sieci, jak systemy do pracy grupowej, zdalnej wymiany informacji lub automatycznej archiwizacji.

Tendencję tę potwierdza i ilustruje rynek. Według firmy IDC zajmującej się badaniem rynku, urządzenia wielofunkcyjne MFP (Multi-Function Printer) już opanowały rynek urządzeń drukujących, zwłaszcza atramentowych. W 2006 r. ich udział w sprzedaży osiągnął w tym segmencie aż 67%, a w przypadku kolorowych, laserowych urządzeń drukujących - 25%. IDC prognozuje, że udziały te w 2011 r. będą wynosiły odpowiednio 85% i 40%.

Jednocześnie wśród małych i średnich firm dominują atramentowe MFP, których sprzedaje się 3-krotnie więcej niż monochromatycznych drukarek laserowych oraz nawet 8-krotnie więcej w porównaniu z kolorowymi urządzeniami laserowymi.

Można zauważyć, że przyczynia się do tego również to, że producenci wprowadzają do oferty atramentowe MFP, które pod względem funkcjonalności mogą konkurować z urządzeniami laserowymi, a więc modele wyposażone w złącza sieciowe Ethernet, mechanizmy automatycznego druku dwustronnego, funkcje skanowania do plików lub aplikacji w sieci, a dodatkowo również faksy. Choć nie ulega wątpliwości, że te ostatnie są urządzeniami wychodzącymi z użycia, podobnie zresztą jak wolno stojące, samodzielne kopiarki.

Współpraca i wymiana informacji to przyszłość

Obserwowana migracja rynku od urządzeń jednofunkcyjnych (drukarka, faks, kopiarka) do wielofunkcyjnych MFP ma poważną konsekwencję - użytkownicy w skali masowej dostają do ręki kolejne urządzenia udostępniające zaawansowane mechanizmy wymiany informacji i wspomagania pracy grupowej. Bo MFP z zasady służą jako port dla systemów workflow lub DMS.

Problemem często jest jednak efektywne wykorzystanie urządzeń wielofunkcyjnych MFP, gdyż wymaga nie tylko instalacji i integracji z odpowiednim oprogramowaniem, ale również, a może przede wszystkim zdobycia nowych umiejętności i eliminacji starych nawyków lub przyzwyczajeń.

Jak zauważają niektórzy analitycy rynku, wiele środków finansowych firmy poświęcają obecnie na budowę intranetów i portali, które mają pełnić rolę systemów ułatwiających współpracę. Najczęściej jednak portale i intranety nie są wyposażane w narzędzia do obsługi pracy grupowej i pełnią rolę jedynie elektronicznych broszur, tablic ogłoszeniowych lub książek telefonicznych, w których można umieścić znacznie więcej informacji niż dotąd, ale przez to łatwo mogą stać się bezużyteczne, jeśli informacje trudno jest wyszukać lub na nie odpowiedzieć.

Podobnie jest z pocztą elektroniczną, która bardzo często pełni rolę nieefektywnego substytutu systemu pracy grupowej i zarządzania dokumentami.

Ale nawet instalacja zaawansowanego systemu DMS nie zapewnia automatycznego sukcesu, jeśli w firmie zapomni się lub zlekceważy szkolenia pracowników.

Melissa Webster, analityk z IDC mówi, że jeśli pozostawi się pracowników tworzących treści i dokumenty bez pomocy i kontroli, to z przeprowadzonych badań wynika, że połowa indeksów przypisywanych przez nich do plików bez struktury jest niejednorodna i nie zapewnia integralności oraz konsystencji danych. W efekcie system nie funkcjonuje tak jak powinien.

Na pewno jednak warto zwrócić uwagę na oprogramowanie do zarządzania obiegiem dokumentów i zadań umożliwiające automatyzację procesów biznesowych, sterowanie przepływem zadań, dokumentów i informacji między pracownikami firmy.

Bo raczej wcześniej niż później wdrożenie takiego systemu stanie się koniecznością biznesową.

O czym warto pamiętać:

Przeciętny pracownik umysłowy 15-30% czasu pracy poświęca na wyszukiwanie informacji, a średnio tylko połowa wyszukiwań kończy się sukcesem (wg badań IDC).

Koszt zakupu sprzętu to zaledwie 5-10% całkowitych kosztów użytkowania i utrzymania.

Typowy koszt produkcji, utrzymania i zarządzania dokumentami (nie tylko papierowymi) to 5-15% obrotów zależnie od branży i charakteru firmy (wg badań Xerox).

Systemy związane z zarządzaniem dokumentami, treściami, wiedzą i procesami biznesowymi były do niedawna domeną zastosowań korporacyjnych, ale to się zmienia. Producenci sprzętu i oprogramowania zaczęli oferować nie tylko systemy kosztujące miliony dolarów, ale również modułowe rozwiązania, które można dostosować do potrzeb mniejszych firm.

Automatyzacja i informatyzacja procesów biznesowych w zakresie zarządzania dokumentami może być dobrym źródłem wzrostu efektywności i konkurencyjności.

Urządzenia peryferyjne (drukarki, skanery, MFP) stają się pełnoprawnymi, aktywnymi elementami systemu IT często wyposażonymi w system operacyjny, dysk, pamięć RAM, serwer WWW i aplikacje. Dlatego też wymagają podobnego traktowania jak komputery, m.in. objęcia mechanizmami zabezpieczeń sieci lub regularnej instalacji poprawek i aktualizacji oprogramowania.

Zbyt szybka modyfikacja i automatyzacja procedur biznesowych często nie przynosi oczekiwanego wzrostu efektywności, bo pracownicy są przywiązani do starych procesów biznesowych i niechętnie patrzą na konieczność zmiany swoich przyzwyczajeń.

Najważniejsze jest dokładne zrozumienie co firmie jest rzeczywiście potrzebne. Różnie sprecyzowane wymagania mogą bowiem prowadzić do zupełnie odmiennych rozwiązań oferowanych przez różnych dostawców.

Zalety zastosowania technologii IT do wspomagania tworzenia dokumentów i zarządzania nimi

  • możliwość łatwego i szybkiego wyszukiwania informacji, a w efekcie zwiększenia wydajności pracy;
  • możliwość budowy systemu do natychmiastowej wymiany informacji i dokumentów niezależnie od miejsca pobytu pracownika lub klienta;
  • możliwość centralizacji bazy dokumentów w firmach rozproszonych przy zapewnieniu szybkiego dostępu do plików;
  • możliwość zapewnienia wysokiego poziomu zabezpieczeń przed utratą bieżących danych lub archiwum dokumentów;
  • względnie łatwa możliwość rozwoju systemu w kierunku bardziej zaawansowanych technologii, jak systemy do zarządzania wiedzą lub BI (Business Intelligence);
  • potencjalne oszczędności związane ze zmniejszeniem zapotrzebowania na powierzchnie biurowe lub magazynowe, a także ograniczeniem wydatków na papier i materiały eksploatacyjne.

Czym się różni zarządzanie dokumentami od zarządzania treściami

DMS (Document Management System)

Systemy do zarządzania dokumentami nie są nowością ostatnich lat - istniały od dawna, choć zajmowały się przede wszystkim klasycznymi rodzajami dokumentów, jak książki, broszury, dokumenty prawnicze, zamówienia, faktury itp., które zresztą są powszechnie stosowane również dzisiaj. Obecnie DMS zaczyna być jednak kojarzony przede wszystkim z systemami IT i elektronicznymi formatami dokumentów, bo coraz powszechniej dostępne i wykorzystywane są rozwiązania sprzętowe i oprogramowanie umożliwiające ich przetwarzanie. W podstawowej wersji DMS to narzędzia do zarządzania dokumentami, obiegiem zadań (workflow), bazą danych i archiwizacją. W bardziej rozwiniętej pojawiają się funkcje zarządzania cyklem życia informacji, wiedzą, BI oraz mechanizmy obsługi pracy grupowej.

CMS (Content Management System)

CMS - to określenie pojawiło się stosunkowo niedawno, w dobie Internetu, i dotyczy przede wszystkim narzędzi przeznaczonych do tworzenia, utrzymywania, zarządzania informacjami publikowanymi na stronach WWW.


TOP 200