Informacja napędza paczki

Siódemka od lat ma sprawną informatykę. Konsekwentnie ją poprawia, aby zaproponować nowe usługi, które przyciągną kolejnych klientów albo zwiększą lojalność obecnych.

ZWYCIĘZCA KONKURSU: Handel i usługi

Bartłomiej Raczyński, dyrektor IT Siódemki

Wszystkie duże firmy kurierskie mają swoje aplikacje internetowe. Ale tylko Siódemka ma wtyczki do popularnych w Polsce programów magazynowo-sprzedażowych. To pokazuje, że w globalnych firmach lokalne IT jest daleko od wpływu na decyzje biznesowe.

Rynek usług kurierskich rośnie w tempie zbliżonym do 15% rocznie. Siódemka rozwija się dwa razy szybciej. Silny wzrost wymaga niemal ciągłego rozwoju rozwiązań informatycznych wspierających działalność firmy. To wyzwanie stojące przed jej działem IT.

Troska o pieniądze klienta

W ub. r. Siódemka wprowadziła nowy Moduł Pobrań, w którym firma obsługuje i rozlicza przesyłki za pobraniem. Nie była to prosta optymalizacja wcześniejszego rozwiązania. Aplikacja miała umożliwić wprowadzenie nowej usługi - Pobranie Next Day: nadawca przesyłki za pobraniem otrzymuje pieniądze następnego dnia po doręczeniu.

Zarząd i działy operacyjne Siódemki miały duże oczekiwania względem Modułu Pobrań. Po pierwsze, co do skali: musi zapewnić sprawną obsługę wielu przesyłek, nawet 1,5 mln miesięcznie. Po drugie, pod względem funkcji. Moduł służy do rozliczania i nadzorowania 1500 kurierów i niemal 40 oddziałów terenowych, rozliczenia z klientem. W module odbywają się też rozliczenia finansowo-księgowe. Udostępnia on raporty, rozróżniając stanowiska i uprawnienia pracowników.

Dyrektor IT Siódemki Bartłomiej Raczyński przyznaje, że skala i złożoność projektu nie spędzały mu snu z oczu. Najtrudniejsze zadaniem było zapewnienie całkowitej poprawności rozliczeń. "Pieniądze rozliczane w Module Pobrań należą do naszych klientów. Tu nie ma miejsca na błąd, bo pomyłka w rozliczeniu z klientem oznaczałaby nie tylko stratę pieniędzy, ale i jego zaufania" - mówi Raczyński. Dlatego aplikacja była dokładnie testowana metodą black box, a więc "od zewnątrz", oceniono działanie programu w obciążeniu i wykorzystując różne scenariusze. Na początku przez 30 dni system działał pod pełnym nadzorem.

Wdrożenie pozwoliło osiągnąć korzyści biznesowe. Najważniejsza z nich to poprawa obsługi przesyłek za pobraniem dzięki wymianie danych online z centralnym systemem spółki i całkowitej rezygnacji z przetwarzania ręcznego. Siódemka mogła zaoferować rozliczenie pobrania w dzień po doręczeniu i zaproponować dodatkowo płatną usługę.

Wydajność w internecie

Duzi klienci Siódemki zwykle korzystają z internetowej aplikacji WebMobile7. Umożliwia ona przygotowanie i wydrukowanie listów przewozowych oraz dokumentów wydania, zarządzanie bazą adresatów i generowanie raportów o wysłanych przesyłkach. Zarząd uznał, że rosnąca liczba przesyłek wymaga przeniesienia aplikacji na wydajniejszą platformę.

Przygotowania do tej operacji zaczęły się od oszacowania obciążenia w najbliższych latach. Uwzględniając rosnącą liczbę użytkowników aplikacji i ewentualność jej rozbudowy o nowe funkcje, zwymiarowano parametry sprzętu.

W takcie migracji przeniesiono rozwiązania na wydajniejszą i bezpieczniejszą platformę IBM. Architektura zapewnia redundancję wszystkich elementów. W warstwie programowej wydzielono bazę danych WebMobile7 z głównego system firmy. Została ona posadowiona na silniku Oracle Database. W warstwie aplikacyjnej skorzystano z platformy Oracle WebLogic.

Po ustabilizowaniu działania aplikacji dodano do niej nowe funkcje: integrację z narzędziami wspomagającymi sprzedaż w serwisach aukcyjnych, rozbudowane możliwości śledzenia przesyłek. Pojawiły się funkcje, które umożliwiły współpracę z brokerami i pozyskiwanie nowych klientów. Korzyścią z migracji WebMobile7 jest ograniczenie ryzyka niedostępności usług Siódemki, do czego mogłaby doprowadzić niedostateczna wydajność lub awaria sprzętu. IT zabezpieczyło spółkę przed ewentualnymi stratami.

Otwarcie na zewnątrz

Pomysł na kolejny projekt działu IT powstał po badaniach potrzeb 200 klientów korzystających z WebMobile7. Aż 79% z nich stwierdziło, że przydałaby im się nakładka do programów magazynowo-sprzedażowych, ułatwiająca przygotowanie wysyłki; 60% było zainteresowanych automatycznym potwierdzaniem dostarczenia przesyłek.

Odpowiedzią informatyków Siódemki były gotowe wtyczki do programów magazynowo-sprzedażowych, najpierw do WF-Mag, a potem do Symfonii i do Outlooka. Można je za darmo pobrać ze stron internetowych Siódemki. W pierwszym okresie sięgali po nie głównie dotychczasowi użytkownicy WebMobile7. Bartłomiej Raczyński twierdzi, że teraz przyciągają niemal wyłącznie nowych klientów.

Jeszcze skuteczniejsze okazują się wtyczki w budowaniu lojalności klientów. "Siódemka jest jedyną firmą kurierską na rynku, która oferuje takie rozwiązanie" - zachwala Raczyński. "Słyszałem, że nasi konkurenci odchodzą z kwitkiem spod drzwi naszych klientów, słysząc: Nie interesuje mnie cena niższa o 20 groszy. Dajcie mi lepiej takie wtyczki".

Co dalej

W grudniu dział IT we współpracy z zewnętrzną firmą Alfa Projekt, wydzieloną z Siódemki w latach 90., dostarczy nową wersję systemu centralnego. Jest on aktualizowany co trzy miesiące, ale grudniowa odsłona przyniesie duże zmiany w zakresie wydajności.

IT pracuje nad kolejnymi wtyczkami do programów magazynowo-sprzedażowych. Kolejną będzie nakładka na Subiekta.