Ile kosztuje PC?

Coraz większa liczba użytkowników instytucjonalnych większą wagę przykłada do kosztów utrzymania komputera PC, problem ceny jego zakupu traktując drugoplanowo. Tendencja ta widoczna jest na dojrzałych rynkach informatycznych. W Polsce problemem tym mało kto się interesuje. Dlaczego?

Coraz większa liczba użytkowników instytucjonalnych większą wagę przykłada do kosztów utrzymania komputera PC, problem ceny jego zakupu traktując drugoplanowo. Tendencja ta widoczna jest na dojrzałych rynkach informatycznych. W Polsce problemem tym mało kto się interesuje. Dlaczego?

"Jeszcze 8 lat temu koszt użytkowania komputera PC wynosił w krajach zachodnich 4 tys. USD rocznie. Obecnie wynosi ponad 10 tys. USD, a podłączonego do sieci - 13 tys. USD. Jednym z powodów tego zjawiska jest drastyczny wzrost kosztów ukrytych, a w szczególnoŁci koszt administrowania komputerami PC działającymi w sieci" - informuje ostatni raport Gartner Group (z wrzeŁnia br.).

Historia komputerów PC od samego początku jest nierozerwalnie związana z pojawianiem się nieoczekiwanych ukrytych kosztów związanych z ich eksploatacją. Zawodna infrastruktura kablowa, nieodpowiednia pomoc techniczna oraz brak doŁwiadczenia w integracji sieci LAN z wczeŁniej użytkowanymi aplikacjami lub z innymi sieciami LAN, uczyniły z braku możliwoŁci oceny - regułę.

Dlatego też na początku lat 90. firmy konsultingowe zaczęły proponować stosowanie modeli, pozwalających lepiej szacować koszty użytkowania komputerów PC. Jednym z najbardziej popularnych jest - opracowany w 1993 r. przez Gartner Group - model TCO (Total Cost of Ownership, czyli Całkowite Koszty Posiadania). Pozwala on badać koszty posiadania komputerów PC w cyklach 5-letnich, dzieląc je na 4 kategorie: koszty inwestycyjne i trzy rodzaje wydatków - związanych z pomocą techniczną, administrowaniem systemem i wykonywaniem operacji przez użytkowników końcowych (patrz tabela).

Koszty inwestycyjne, związane z zakupem sprzętu i oprogramowania, są najbardziej namacalne i łatwe do policzenia. Co prawda, koszty zakupu oprogramowania dewaluują się wolniej niż koszty zakupu sprzętu, ale na wolnym rynku jedne i drugie stosunkowo łatwo zminimalizować. Zdaniem Gartner Group, stanowią one jednak zaledwie od 12% (w przypadku komputera podłączonego do sieci) do 20% (w przypadku komputera wolno stojącego, np. notebooka) kosztów TCO (w ciągu 5 lat).

Bardziej kosztowne, także zdaniem Gartner Group, jest natomiast wykonywanie operacji przez końcowych użytkowników. Pod tym pojęciem rozumie się koszt czasu straconego na wykonywanie przez użytkowników wszelkich czynnoŁci związanych z komputerem PC, a nie wchodzących w bezpoŁredni zakres ich obowiązków.

Za takie operacje uważa się przykładowo uruchamianie komputera czy wkładanie i wyjmowanie dyskietek/CD-ROM, a nie uważa czytania instrukcji obsługi i studiowania pomocy on-line (to jest już szkolenie). ObjaŁnianie mniej pojętnemu koledze używania szablonów w edytorze tekstowym albo pokazanie mu, jak należy kierować przygotowane prace na inne niż defaultowa, drukarki, jest już klasyfikowane jako Łwiadczenie pomocy technicznej (aczkolwiek niezbyt wyrafinowanej). Natomiast przeglądanie setek podkatalogów i tuzinów dyskietek w celu stworzenia historii użytkowania plików podpada pod zarządzanie plikami. Podlega jej także odtwarzanie uszkodzonych lub niepotrzebnie usuniętych plików.

Już to przykładowe wyliczenie pokazuje, jak trudne jest samo rozpisanie kosztów, a co dopiero oszacowanie ich wielkoŁci. Bez względu jednak na to, z jakiego systemu operacyjnego korzysta użytkownik (Macintosh System 7, Windows 3.11, WfW, Windows 95 czy DOS), koszty operacyjne stanowią - zdaniem Gartner Group - ponad 50% kosztów TCO.

WielkoŁć ta, szczególnie w odniesieniu do polskiego rynku, jest jednak dyskusyjna, gdyż koszty operacyjne są bardzo trudne do uchwycenia. Jest więcej niż pewne, że niewielu użytkowników kontroluje czas, jaki poŁwięca na zarządzanie plikami, służenie pomocą kolegom w pracy, zabawy z fontami i ikonami czy też czytanie instrukcji, a jeszcze mniej jest w stanie oszacować, czy ten stracony czas byliby w stanie wykorzystać w inny, efektywny sposób na rzecz firmy.

Koszty pomocy technicznej i administrowania stanowią w omawianym modelu ok. 1/6 kosztów TCO każdy. W przypadku pomocy technicznej jest ona definiowana jako fachowa pomoc Łwiadczona przez oŁrodek informatyczny lub firmę zewnętrzną. Identyfikacja jednostek podlegających tej kategorii jest zwykle łatwa do policzenia, chociaż przede wszystkim składa się ona ze Łwiadczenia pomocy w zakresie użytkowania aplikacji oraz napraw, często mających charakter usług prewencyjnych.

Administrowanie komputerami PC jest z reguły rozbite na działy firmy, takie jak: finansowy, inwestycyjny i prawny. Tylko niektóre z funkcji administracyjnych (instalacje, przesunięcia i zmiany) są Łwiadczone przez oŁrodki informatyki lub też firmy zewnętrzne. Koszty te, podobnie jak koszty inwestycyjne, są także łatwe do uchwycenia.

Jak obniżyć koszty posiadania

WiększoŁci ze wspomnianych kosztów administracyjnych, pomocy technicznej i operacji można by uniknąć, eksploatując mainframe'y i podłączone do nich terminale, ładując aplikacje z serwerów i/lub oferując użytkownikom bezdyskowe komputery PC. To rozwiązanie, kładące szczególny nacisk na obniżenie kosztów, może niestety zwiększyć ryzyko unieruchomienia systemu w razie awarii serwera czy mainframe'a, mimo iż szczególnie te ostatnie psują się stosunkowo rzadko.

Jeżeli jednak użytkownik ma już komputery PC, to może obniżyć ich koszty utrzymania prawie o połowę dzięki podjęciu prostych kroków, takich jak: ulepszone zarządzanie administrowaniem komputerami (np. na bazie standardu DMI), stosowanie udogodnień technologicznych, jak: automatyczne Łledzenie zasobów i elektroniczna dystrybucja oprogramowania oraz domaganie się od producentów dokładnych informacji dotyczących oceny, sposobu dostaw i instalacji oferowanego przez nich sprzętu. A że wojna cenowa ustąpiła ostatnio miejsca wojnie o koszty posiadania, to coraz więcej dostawców oferuje desktopowe aplikacje zarządzające, pozwalające użytkownikom na automatyczny dostęp do szerokiego spektrum informacji - numerów seryjnych i modeli, typów procesorów, szczegółów kart sieciowych i modeli monitorów - a wszystko to z komputera PC podłączonego do sieci. Pozwala to na szybsze, i znacznie tańsze, prowadzenie inwentaryzacji, zarządzanie awariami i upgrade'ami oraz Łwiadczenie pomocy technicznej. Gartner Group uważa, że stosowanie takich aplikacji obniża 5-letnie koszty użytkowania PC co najmniej o 5%.

Uwolnienie personelu technicznego od tego rodzaju problemów pozwoliłoby mu skoncentrować się na bardziej istotnych problemach sieci, jak np. wydajnoŁci. Rozwiązanie to nie jest jednak idealne. Będąc rozsądnym dla małych i Łrednich firm jest niestety niedogodne dla dużych, gdzie przepustowoŁć sieci byłaby w głównej mierze pochłaniana przez system zarządzający. Można by, co prawda, tego uniknąć, kupując stacje zarządzające dla każdego oddziału firmy, ale słabą stroną tego rozwiązania jest izolacja oddziałów firmy i, co za tym idzie, utrata kompleksowego spojrzenia przez administratora na cały system.

Polska rzeczywistość

NieadekwatnoŁć raportu Gartner Group do polskiej rzeczywistoŁci jest bezpoŁrednio związana ze znacznie niższym niż na Zachodzie poziomem płac, zarówno specjalistów odpowiedzialnych za działanie komputerów, jak i użytkowników technologii. A to powoduje, że koszty osobowe związane z użytkowaniem komputerów PC stanowią marginalny - wręcz niegodny zainteresowania - ułamek, a nie większą częŁć całkowitych kosztów ich posiadania. Jaki? Na to pytanie trudno precyzyjnie odpowiedzieć, ponieważ w Polsce nikt kompetentny nie zadał sobie na razie trudu ich oszacowania.

Nie ma jednak wątpliwoŁci, że na koszt posiadania komputerów PC w Polsce w głównej mierze składają się koszty zakupu sprzętu i oprogramowania, a to implikuje okreŁlone reakcje polskich przedsiębiorców związane z możliwoŁcią wliczenia ich w koszty działalnoŁci firmy. JeŁli więc firma kupuje jeden komputer - to w częŁciach, tak by żaden ze składników nie przekraczał 2 tys. zł (nie trzeba go wtedy amortyzować, tzn. rozpisywać jego kosztów na 3 lata). Jeżeli dużo - to w leasingu operacyjnym, umożliwiającym uniknięcie amortyzacji z tego tylko powodu, że spłaty rat leasingowych można dziŁ także odpisać od podatku.

Nadal utrzymujące się piractwo w zakresie oprogramowania pozwoliło dużym firmom kupować oprogramowanie podstawowe w ramach różnorodnych atrakcyjnych umów (np. MOLP czy Select Microsoftu), pozwalających wejŁć w jego posiadanie za ok. 30% wartoŁci rynkowej.

Natomiast za żadne niemal pieniądze nie można zachęcić przedsiębiorców do stosowania wyrafinowanych technik związanych z inwentaryzacją zasobów. Po pierwsze, rzadko które z polskich przedsiębiorstw ma w sieci dużo (tzn. powyżej tysiąca) komputerów PC i z tego powodu nie czuje, że automatyczna inwentaryzacja jest mu potrzebna, a jeŁli nawet (np. przy migracji), to często taniej, a może też i wygodniej, jest mu zatrudnić do tej czynnoŁci panie z pionu administracyjnego niż zakupić i przeszkolić w jego użytkowaniu wyrafinowane narzędzie, które byłoby przydatne - tu cytuję jednego z przedsiębiorców - "co najwyżej raz na dwa lata".

Coraz szybsze "moralne" starzenie się technologii PC (12-18 miesięcy) i coraz wyższa jej jakoŁć przyczynia się do obniżenia kosztów serwisu, gdyż w dużych firmach większoŁć komputerów PC jest na gwarancji (!). Stare można komuŁ podarować (ulga podatkowa!) lub po prostu zezłomować. Znacznie kosztowniejsze jest natomiast utrzymanie dedykowanego oprogramowania, ale nawet wtedy nie każda z firm decydując się na zakup najnowoczeŁniejszej technologii dodatkowo wykupuje help-desk (o wartoŁci zaledwie 10% wartoŁci zakupionego oprogramowania w skali rocznej).

Problem szkoleń załatwia się w jeszcze inny sposób. Nie wysyła się większoŁci pracowników na kursy do renomowanych firm, gdyż ich oferta cenowa jest zbliżona do stawek Łwiatowych. Wystarczy wysłać jednego lub kilku pracowników z działu informatyki (np. w administracji państwowej zarabiają oni Łrednio zaledwie nieco więcej niż 1 tys. zł) i zobowiązać ich, mimo iż często nie mają tego w swoich obowiązkach, do przeszkolenia reszty załogi. Zysk jest nieprawdopodobny, gdyż wydatki wyniosą wtedy, razem z zewnętrznym szkoleniem, np. 2-3 pensje własnego informatyka. Co z tego, że takie szkolenie zajmie znacznie więcej czasu, jeŁli jego całkowity koszt uda się obniżyć nawet 100 razy. Zresztą, czy wobec opóźnienia polskiej informatyki o lata, miesięczne opóźnienie z przejŁciem np. na Windows 95 czy też z uzyskaniem dostępu do Internetu może mieć istotne znaczenie na powodzenie prowadzonego przez firmę biznesu?

W Łwietle powyższych faktów nie dziwi więc to, że co trzeci z dyrektorów dużych polskich przedsiębiorstw zapytanych przeze mnie o liczbę posiadanych przez jego firmę komputerów PC, dawał odpowiedź typu: 1000 plus/minus 200. Wiele polskich firm nie wie tak naprawdę jakimi zasobami PC dysponuje. Nie wie też jakie są koszty ich użytkowania i czy rzeczywiŁcie dają one to, czego się od nich wymaga. A ze zdaniem kierowników działów informatycznych, mających oczywiŁcie znacznie lepsze rozeznanie, nadal, niestety, mało kto się liczy. Po prostu nadmierna płodność technologii stworzyła kryzys kontroli.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200