Do podobnych wniosków doszedł dział IT UM Bydgoszcz. Rosnąca przez lata liczba użytkowników IT, rozrastająca się infrastruktura informatyczna, a co za tym idzie rosnąca liczba incydentów i problemów, które musiał rozwiązywać dział IT spowodowały, że pracownicy działu IT większość czasu pracy poświęcali na "gaszenie pożarów" i nie mieli czasu na wypełnianie innych obowiązków. "W takiej sytuacji praca działu IT i jego rozwój były niemożliwe. Po zetknięciu się z metodykami zarządzania projektami i ITILem zaczęliśmy małymi krokami wprowadzać pewne zmiany. Dostosowaliśmy strukturę wydziału do środowiska usługowego, wprowadziliśmy jeden punkt kontaktu z działem IT i obowiązek rejestrowania zgłoszeń. I mimo początkowego oporu ze strony użytkowników przed zmianami widzieliśmy jak bardzo korzystnie wpłynęło to na organizację naszej pracy, jej efektywność i jakość świadczonych przez nas usług" - opowiada o początkach wykorzystywania dobrych praktyk zarządzania IT Marek Staniewski, Dyrektor Wydziału Informatyki UM Bydgoszczy. W 2006 r. będąc świadomymi potrzeb UM Bydgoszcz złożył wniosek o dofinansowanie z UE projektu wdrożenie metodyk zarządzania programami, projektami i usługami IT w urzędzie, który jest właśnie realizowany.

Efektywnie i przejrzyście

Jak przyznają eksperci, wdrożenie metodyk zarządzania w urzędzie i transformacja nie jest łatwa. W czasie konferencji Andrzej Tarasiewicz z firmy Valway zwracał uwagę na najistotniejsze elementy procesu zmiany i wdrożenia modelu usługowego IT. Jego zdaniem kluczowe jest zrozumienie przez IT potrzeb urzędu oraz analiza stanu obecnego. "Wydaje się że ten etap jest zbędny. Jest on jednak krytyczny dla powodzenia projektu. Żeby wybrać odpowiednie metodyki i zaplanować proces zmiany musimy wiedzieć w jakim miejscu jesteśmy. W drugim etapie musimy się przygotować do zmiany. Wyznaczyć role i odpowiedzialności po stronie IT oraz po stronie odbiorców usług i umiejscowić je skutecznie w organizacji . Jest to niezbędne, żeby zaprojektowane procesy funkcjonowały w organizacji, a nie leżały bezużytecznie na biurku w formie stosów papierów" - podkreśla Tarasiewicz i dodaje, że jeśli rola IT w jednostce administracyjnej nie jest zdefiniowana, jeśli nie ma zdefiniowanych mierzalnych wymagań urzędu wobec IT, to wdrożenie metodyk zarządzania usługami IT nie przyniesie oczekiwanych efektów. Nie będzie bowiem możliwe chociażby zaprojektowanie, dostarczanie i mierzenie usług na wymaganym poziomie. Warto podjąć jednak taki wysiłek, bo jak mówi Tarasiewicz dzięki zarządzaniu usługami IT dział IT umie i może zademonstrować swoja wartość urzędowi, a urzędnicy, dzięki dopasowaniu priorytetów organizacji IT w zakresie usuwania nieprawidłowości w funkcjonowaniu IT, mogą efektywniej pracować. Potwierdzają to zresztą instytucje, które pewne procesy zarządzania IT już wdrożyły.