Hot desks czyli jak wybrać oprogramowanie do rezerwacji biurek w hybrydowym miejscu pracy

Większość firm i instytucji publicznych na świecie wyciągnęła wnioski z lockdownów i zreorganizowała pracę, wprowadzając model hybrydowy i tzw. hot desks, gdzie jedno miejsce pracy jest użytkowane przez wielu pracowników. Dla tych ostatnich oznacza to konieczność wcześniejszej rezerwacji miejsca przy biurku.

Tu właśnie wkracza oprogramowanie do rezerwacji miejsc pracy. Tego typu systemy istnieją od lat, przygotowują je firmy, które zajmowały się śledzeniem kontaktów, zarządzaniem miejscem pracy lub kalendarza, ze względu na łatwość rozszerzenia oferty o te usługi.

Co oferują aplikacje do rezerwacji biurek?

Większość dostawców oprogramowania pozwala firmom przesłać plan piętra biura, który pokazuje poszczególne miejsca pracy (biurka i biura), a także sale konferencyjne i obszary wspólne. Menedżerowie mogą oznaczyć sposób użytkowania każdego z nich. Można też tworzyć grupy biurek (np. sektor dla działu sprzedaży). Pracownicy rezerwują biurka za pomocą aplikacji, a „meldują się” przy fizycznym biurku w biurze za pomocą kodu QR, tagu RFID lub dotykowego wyświetlacza. Kiedy pracownik składa wniosek o rezerwację, jest on albo zatwierdzany automatycznie, albo weryfikowany przez menadżera. W celu zapewnienia dystansu społecznego, niektóre platformy pozwalają menedżerom uczynić sąsiednie biurka niedostępnymi i/lub przesunąć pracowników w zależności od potrzeb, a niektóre platformy mogą dokonać takich zmian automatycznie, gdy pracownik dokona rezerwacji. Niektóre platformy pozwalają na wyszukiwanie współpracowników, aby zobaczyć, gdzie siedzą, dzięki czemu mogą oni zarezerwować sąsiadujące miejsca. W aplikacji można też sprawdzić wcześniej dostępność sprzętu biurowego (np. wyświetlaczy). Duże firmy oczekują, by system zapewniał też mapę – aby pracownicy nie tracili czasu w poszukiwaniu zarezerwowanego biurka w wielopiętrowym budynku.

Systemy rezerwacji biurek oferuje można zintegrować innym oprogramowaniem korporacyjnym, takim jak Google Workplace, Microsoft Exchange/Outlook, Jira, Slack lub Microsoft Teams. Niektóre platformy dodają funkcje śledzenia kontaktów i zapytania pracowników o ich samopoczucie przed wejściem do biura. W standardzie są narzędzia analityczne pokazujące menadżerom biura, jak przestrzenie są wykorzystywane, jak również narzędzia do reorganizacji przestrzeni w oparciu o te dane.

O czym warto pamiętać przed zakupem oprogramowania rezerwacji biurek

Oprócz funkcji omówionych powyżej, wybierając oprogramowanie mające ułatwić zarządzanie pracą hybrydową, warto mieć na uwadze poniższe kwestie:

- Czy nie można po prostu dodać rezerwację miejsc pracy do istniejącego oprogramowania do planowania? Podpowiedź: warto szukać wśród ofert systemów modułowych i wybrać (i zapłacić) tylko za potrzebne usługi, nie cały pakiet.

- Funkcje sprawdzania stanu zdrowia pracowników. Na przykład, niektórzy dostawcy oferują kwestionariusz badań zdrowotnych, który pracownicy wypełniają w domu przed przyjściem do biura. Jeśli pracownik zgłosi jakiekolwiek objawy COVID, jego rezerwacja zostaje anulowana i odmawia się mu wstępu do budynku. Niektóre platformy oferują również czujniki zapewniające bezpieczną odległość między pracownikami, śledzenie kontaktów pracowników, którzy byli narażeni na kontakt z wirusem lub u których zdiagnozowano wirusa, a także automatyczne powiadomienia dla personelu sprzątającego, gdy pomieszczenie wymaga sanityzacji.

- Funkcje rezerwacji innych zasobów biurowych – np. miejsc parkingowych, cateringu, szafek, wyświetlaczy.

- System musi być user-friendly, ze zbyt skomplikowanego pracownicy nie będą chcieli korzystać, co może skończyć się wielką improwizacją i chaosem. Warto dać im możliwość wyboru systemu i skorzystania z okresu próbnego (a przynajmniej przetestować różne aplikacje na mniejszej grupie pracowników).

- Zawsze warto mieć kilka zapasowych biurek, aby nie zawracać do domu pracownika, który zapomniał zarezerwować miejsce, albo system nie zadziałał poprawnie. Albo… prezes postanowi wpaść nieoczekiwanie i co, jeżeli nie będzie miał gdzie usiąść?

- Bezpieczeństwo! Należy upewnić się, że kupowany system oferuje szyfrowanie klasy korporacyjnej, zgodność ze standardami ochrony prywatności i inne środki bezpieczeństwa (np. obsługa SSO).

Funkcjonalny system w dłuższej perspektywie pokaże, czy i o ile można na stałe zmniejszyć powierzchnię biurową, redukując koszty. Nie warto skupiać się na zindywidualizowanych danych (np. monitorować ile razy który pracownik był w pracy), bo to prosta droga do naruszeń prywatności, lecz zwrócić np. uwagę, które obszary w biurze są najchętniej wykorzystywane, w jakie dni – czyli spojrzeć statystycznie. Zindywidualizowane dane mogą rodzić u menadżera pokusę doceniania pracowników przyjeżdżających do biura (ostatnio jest o tym głośno w związku z siedzibą Google w USA, gdzie pracownikom zdalnym zaproponowano obniżenie wynagrodzenia o ¼). W efekcie będzie można porzucić pomysł zmniejszenia biur, podczas gdy zapewne wiele już środków zainwestowano w rozwój narzędzi cyfrowych.

Co wybrać? Propozycje od A do Y

Poniższe produkty, uporządkowane alfabetycznie, wybraliśmy na podstawie niezależnych badań i rozmów z analitykami:

AskCody: oferuje planowanie sal konferencyjnych, zarządzanie gośćmi i usługi spotkań. Funkcja Room Booking jest dodatkiem do programu Microsoft Outlook. Umożliwia wyszukiwanie pokoi, biurek i innych zasobów, które można zarezerwować w wielu lokalizacjach w środowiskach Outlook/Exchange lub Microsoft 365. Obejmuje integrację z programami Teams i Skype for Business.

Condeco: łączy użytkowników z miejscami pracy za pomocą aplikacji mobilnych, w Internecie lub poprzez Microsoft Outlook. Oferuje wizualny widok planu piętra do lokalizowania miejsc pracy. Obejmuje biurka oraz strefy/zespoły (sąsiedztwa); obsługuje sprzęt (np. monitory) i umożliwia wyszukiwanie współpracowników.

The CXApp Desks: aplikacja mobilna z funkcją rezerwacji biurek, mapą dostępności, wskazówkiami Bluedot prowadzącymi krok po kroku oraz możliwością rezerwacji miejsca pracy w oparciu o takie udogodnienia, jak oświetlenie, wyposażenie i dostępność. Obejmuje również automatyczne zwalnianie biurek, śledzenie kontaktów oraz zaawansowane reguły rezerwacji pozwalające kontrolować pojemność biura.

Envoy Desks: pełen zakres opcji rezerwacji biurek, z opcją wyboru sąsiedztwa określonego zespołu. Inne funkcje obejmują interaktywne mapy przestrzeni roboczej, analizę wykorzystania biurka oraz opcję pozwalającą pracownikom na zwolnienie biurka, gdy nie jest ono już potrzebne. Integruje się z aplikacjami Envoy Protect i Visitor.

Fischer & Kerrn Concierge Booking: oprogramowanie do zarządzania spotkaniami, tworzenia harmonogramów i zarządzania gośćmi, które zawiera również oprogramowanie do rezerwacji biurek. Dostępność poprzez kalendarz Microsoft Office lub urządzenie mobilne, z wizualnymi mapami. Biurka mogą być przypisane do poszczególnych działów lub dostępne dla wszystkich. Filtry obejmują wyszukiwanie według lokalizacji biurek, współpracowników, stref ciszy lub gorących biurek. Integracja sprzętowa z monitorami i panelami biurkowymi. Analityka miejsca pracy obejmuje statystyki wykorzystania i najczęściej używane obszary.

Flowscape Desk Management: modułowa konstrukcja i konfigurowalne funkcje do rezerwacji w każdym rodzaju środowiska biurowego. Użytkownicy mogą rezerwować biurka w momencie przybycia lub z wyprzedzeniem, rezerwować biurka w imieniu innych osób, tworzyć strefy/sąsiedztwa, blokować i odblokowywać biurka, wyszukiwać biurka na podstawie wyposażenia, sprawdzać, czy określone miejsca są dostępne, korzystać z wyszukiwarki współpracowników w celu zlokalizowania członków zespołu, zgłaszać błędy w wyposażeniu, żądać oczyszczenia biurka, generować raporty śledzenia i analizować wykorzystanie przestrzeni roboczej. System obsługuje również sprzęt, taki jak światła czy czujniki obecności na biurkach oraz oferuje również rezerwację sal konferencyjnych, miejsc parkingowych i zarządzanie gośćmi.

Fm:Systems Desk Booking: zawiera interaktywne wizualne planowanie i konfigurowalne reguły biznesowe, które pozwalają na przestrzeganie wymogów socjalnych i sanitarnych. Wizualizacje mogą być wyświetlane na kioskach, laptopach i tabletach. Inne funkcje obejmują rezerwację mobilną za pośrednictwem systemu iOS lub Android; czytnik kodów QR do zameldowania, wymeldowania i automatycznego zwolnienia; oraz rezerwacje w locie. Rezerwacje mogą być ograniczone do jednego tygodnia, miesiąca, a nawet sześciu miesięcy wcześniej, a system integruje się z programami Outlook, Webex i Cisco TMS do wideokonferencji.

Joan Desk: oprócz rezerwacji biurek zawiera funkcję śledzenia kontaktów, kwestionariusze zdrowotne i rezerwację pokoi w aplikacji. Single Sign-On dostępny dla aplikacji Microsoft i Google.

Jumpree: scentralizowany system zarządzania personelem, który obejmuje aplikację do rezerwacji biurek z uwzględnieniem dystansu społecznego, wyszukiwarkę współpracowników, wayfinder (wskazówki dojazdu do biurek), rezerwację przez Internet, analitykę, przydział miejsc, rostering pracy z domu, śledzenie kontaktów i możliwość monitorowania wykorzystania poprzez czujniki.

Meetio Desk: część pakietu, który obejmuje też Room (sale konferencyjne) i View (duży ekran dotykowy dla map). Usługa w chmurze do zarządzania i rezerwacji łączy się z aplikacją Meetio lub mapą Meetio View. Rezerwacji można dokonać za pośrednictwem aplikacji, a zameldowanie odbywa się za pomocą kodu QR na biurku po przybyciu do biura.

Nspace: łączy zarządzanie przestrzenią, sprzęt do rezerwacji oraz planowanie przestrzeni. Rezerwacja biurek obejmuje widok planu piętra, filtrowanie udogodnień i lokalizacji, dane o tym, kiedy biurka były ostatnio używane i czyszczone, a także wyszukiwarkę współpracowników. Czujniki zajętości i śledzenie kontaktów pozwalają firmom automatycznie powiadamiać personel sprzątający.

Officely: działa w Slacku i nie wymaga żadnego dodatkowego oprogramowania. Funkcje obejmują rezerwację biurka, zarządzanie pojemnością, śledzenie kontaktów, ankiety dotyczące zdrowia i planowanie zespołu.

OfficeSpace: oferuje rezerwację biurka wraz z zarządzaniem przeprowadzkami, planowaniem sal konferencyjnych i zarządzaniem zleceniami pracy. Opcje biurka obejmują wcześniejszą rezerwację, hot desk bez rezerwacji, zameldowanie na podstawie czujników, sąsiedztwo z różnymi uprawnieniami, bezdotykowe zameldowanie, integrację ze Slackiem i analitykę.

Oomnis FlexO: system zarządzania przestrzenią roboczą, który umożliwia zarządzanie salami konferencyjnymi, przestrzeniami do spotkań, biurkami, obiektami wspólnymi i sprzętem (projektory, tablice itp.). Można go zsynchronizować z Microsoft 365 lub Google Workspace (w chmurze lub w siedzibie firmy), raporty analityczne, integrację API oraz rezerwację parkingów i szafek.

Pronestor Workspace: część systemu, który oferuje planowanie sal konferencyjnych, zarządzanie gośćmi i sprzęt do sal konferencyjnych, Pronestor Workspace oferuje rezerwacje rezerwacji biurka, aby wspierać pracę opartą na aktywności. Oprócz podstawowych funkcji jest też analityka.

Robin: biurka mogą być zarządzane z poziomu mapy, z ograniczeniami opartymi na polityce biura, co pozwala kontrolować, kto ma dostęp do różnych obszarów biura. Funkcje obejmują także fizyczne planowanie odległości, przydzielanie miejsc, mapy typu „przeciągnij i upuść", funkcje mobilne oraz narzędzia wyszukiwania z filtrami według udogodnień lub typu przestrzeni. Analityka obejmuje statystyki dzienne lub dotyczące wykorzystania biurka w danym dniu, a także śledzenie kontaktów.

Roomzilla: system rezerwacji sal konferencyjnych oraz interaktywne mapy biur, z możliwością planowania biurek bezpośrednio z poziomu mapy. Pokoje i inne zasoby mogą być zablokowane do czyszczenia i sanityzacji. Dostępna integracja z kalendarzem Google lub Microsoft 365.

SharingCloud Instant Flex: część innych usług SharingCloud (takich jak rezerwacja wideokonferencji, rezerwacja gości i sal konferencyjnych). Rezerwacji biurka można dokonać za pośrednictwem portalu internetowego, aplikacji mobilnej, integracji kodu QR z firmowym sprzętem BoxPad lub za pomocą czujników obecności na podczerwień podłączonych do sieci Sigfox. Dzięki czytnikowi RFID/NFC, można przeciągnąć firmową plakietkę po ekranie, aby dioda LED natychmiast zaświeciła się na czerwono, potwierdzając rezerwację. Funkcja „no-show” zwalnia biurko, jeśli rezerwacja nie zostanie potwierdzona, udostępniając je innym osobom.

Skedda: oprogramowanie do planowania sal konferencyjnych, obiektów sportowych, laboratoriów akademickich, profesjonalnych studiów. Obejmuje samoobsługową rezerwację biurka, interaktywne plany pięter i mapy ze wskazówkami dojazdu, zaawansowane zabezpieczenia danych i jednokrotne logowanie (poprzez SAML SSO).

SmartSpace Global: rezerwacja sal konferencyjnych i biurek. Funkcje obejmują śledzenie kontaktów i odległości społecznych, rezerwację za pomocą wyświetlaczy biurowych, urządzeń mobilnych lub przeglądarek internetowych oraz wskazywanie drogi, aby ułatwić użytkownikom odnalezienie biurka. Monitorowanie wykorzystania przestrzeni i raportowanie za pomocą czujników pozwala śledzić, które biurka są używane, obserwować wzorce wykorzystania danych w czasie oraz odkrywać niewykorzystane biurka i problemy związane z przestrzenią roboczą.

Space Connect: platforma do zarządzania salami konferencyjnymi, gośćmi i biurkami. Funkcje aplikacji obejmują pasywne zameldowanie i wymeldowanie za pomocą stacji dokujących lub czujników, wskazywanie drogi do biurka i współpracowników oraz analizę danych dotyczących wykorzystania biurka.

SpaceIQ: oprogramowanie do zarządzania salami konferencyjnymi, które oferuje również opcje rezerwacji biurek, w tym funkcje dystansu społecznego, obowiązkowej rezerwacji, śledzenia kontaktów, mobilnego meldowania się, powiadomień push i integracji z kalendarzem. Bezprzewodowy wyświetlacz e-ink przy każdym biurku może wyświetlać niestandardowe komunikaty i inne szczegóły dotyczące statusu biurka, w tym identyfikację obecnego i następnego zarezerwowanego pracownika.

StaffMap: część oprogramowania do mapowania lokalizacji firmy Browse Lab, które oferuje również zarządzanie zasobami, przeprowadzkami i planowanie sal konferencyjnych. Obsługuje rezerwację biurka w oparciu o czas (np. o godzinę, dzień lub inny okres), rezerwacje z map oraz integrację z Azure AD.

Teem firmy iOFFICE: Funkcje obejmują hot desking, rezerwację za pomocą urządzenia mobilnego, dostępność w czasie rzeczywistym, filtr udogodnień, rezerwację ad hoc, zarządzanie pojemnością i analizę wykorzystania.

Tribeloo: oparta na chmurze platforma do zarządzania biurkami i salami konferencyjnymi; zawiera funkcje AI, które mogą automatycznie przydzielać miejsca pracy pracownikom. Funkcje rezerwacji biurek obejmują lokalizator zespołu, rezerwację urządzeń mobilnych i mapy, ukierunkowane czyszczenie, śledzenie kontaktów, SSO, analitykę, pulpity menedżera biura, integrację z Outlookiem i Kalendarzem Google oraz automatyczne wiadomości e-mail do komunikacji z pracownikami. Integracje sprzętowe obejmują wsparcie dla wyświetlaczy dotykowych, tabletów i czujników biurkowych, wraz z kodami QR i tagami NFC.

YArooms: rezerwacja biurek i planowanie sal konferencyjnych z interfejsem webowym, aplikacją mobilną, integracją z Outlook, iCal i Microsoft Teams. Dodatkowe funkcje obejmują egzekwowanie pojemności, kwestionariusze zgodności i interaktywne plany pięter. Biurka można skonfigurować z takimi informacjami, jak „dwa monitory” lub „miejsce przy oknie”, aby ułatwić pracownikom znalezienie preferowanej lokalizacji.

Źródło:Keith Shaw, „How to choose desk booking software for the hybrid workplace”

Skróty pochodzą od polskiej redakcji.

Tłumaczenie i opracowanie: Anna Ładan

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200