Handlowcy bliżej rynku

Firma Bols, producent i dystrybutor napojów alkoholowych, zakończyła wdrożenie systemu wspierającego pracę handlowców.

Firma Bols, producent i dystrybutor napojów alkoholowych, zakończyła wdrożenie systemu wspierającego pracę handlowców.

Bols produkuje napoje alkoholowe, a jednocześnie jest importerem znanych światowych trunków. Alkohole rozprowadzane są poprzez hurtownie, sieci handlowe przy wsparciu terenowych sił sprzedaży z Bolsa. Handlowcy opiekują się takimi miejscami sprzedaży, jak sklepy, stacje benzynowe, restauracje, hotele i kluby.

Od trzech miesięcy korzystają z systemu informatycznego, który z jednej strony ma usprawnić ich pracę, z drugiej zaś dostarczyć kierownictwu szczegółowej informacji o bieżącej sytuacji na rynku.

Od ERP do CRM i SCM

Zanim w firmie Bols zaczęto myśleć o systemach wspomagających sprzedaż, czyli np. wspierających pracę handlowców, najpierw wykonano wdrożenie podstawowej funkcjonalności systemu SAP R/3 w zakresie finansów, kontrolingu, gospodarki materiałowej, zaopatrzenia, sprzedaży i dystrybucji. "Po zbudowaniu podstaw w postaci systemu ERP przyszła kolej na unowocześnienie współpracy z odbiorcami naszych produktów. Robiąc analizy opłacalności wdrożenia takiego systemu, nie koncentrowaliśmy się wyłącznie na liczbach, bo finansowe korzyści są często trudno wymierne. Niemniej - ze względu na przewidywaną oszczędność czasu pracy oraz większą wiarygodność i dostępność danych - zdecydowaliśmy się wdrożyć system wspierający pracę handlowców i usprawniający współpracę z hurtowniami"- mówi Grzegorz Bojar, dyrektor IT Bols sp. z o.o.

Handlowcy bliżej rynku

Grzegorz Bojar dyrektor IT Bols sp. z o.o.

Bols przejrzał systemy określane jako CRM, znajdujące się w ofercie kilkunastu firm. Informatycy i menedżerowie firmy, szukając odpowiedniego systemu, kierowali się referencjami z podobnych wdrożeń w branży FMCG. Gwarancja sukcesu projektu jest kluczowym czynnikiem wyboru partnera przy wdrożeniach systemów informatycznych Bolsa. Poszukiwano również rozwiązania, które mogłoby zostać dostosowane do specyficznych potrzeb producenta alkoholi przez działający w Polsce zespół programistów. Na krótkiej liście znalazły się trzy polskie firmy i ostatecznie wybór padł na system ECOD Agent oferowany przez krakowski .

ComArch zaproponował firmie Bols system integrujący wsparcie mobilnych handlowców z systemem elektronicznego handlu - EDI, umożliwiającym wymianę dokumentów handlowych z klientami, czyli z sieciami handlowymi i hurtowniami. Takie rozwiązanie zainteresowało kierownictwo Bolsa, gdyż szeroko wspiera potrzeby systemowe w relacjach z klientami, a także jest zgodne ze strategią IT firmy. Dział IT w obszarze systemów kieruje się priorytetową zasadą wdrażania niewielu dużych, solidnych i dobrze zintegrowanych ze sobą rozwiązań informatycznych. W ramach tej polityki, w ostatnich latach rozwój systemów polegał na standaryzacji rozwiązań stosowanych w sieciach LAN i WAN, ujednoliceniu technologii wykorzystywanych na farmach serwerów. Wdrożono także system pracy grupowej na platformie Lotus Domino/Notes.

Oszczędność czasu

"Wdrożenie systemu automatycznego przyjmowania zleceń od sieci i hurtowników za pośrednictwem systemu EDI i wysyłania im tą samą drogą faktur oznacza dla nas ogromną oszczędność pracy. Także hurtownicy zaczynają dostrzegać plusy takiego rozwiązania i szukają metod automatyzacji pracy po swojej stronie. Dla mniejszych partnerów opracowaliśmy dostęp przez przeglądarkę internetową, umożliwiający m.in. złożenie zamówienia i przejrzenie faktur" - wyjaśnia Grzegorz Bojar. "Nadal istnieje drugi, papierowy obieg dokumentów. Jednak nowelizacja ustawy o VAT - dzięki czemu nie jest już wymagany podpis odbiorcy na fakturze - otworzyła przed nami nowe możliwości" - dodaje. Zaproponowane przez ComArch rozwiązanie okazało się tylko punktem wyjścia do dalszych prac, podczas których informatycy, handlowcy i menedżerowie Bolsa zgłaszali własne pomysły. Zanim powstał projekt funkcjonalny systemu, uzgodniono jak ma on wyglądać od strony technicznej. Określono architekturę rozwiązania, wykorzystane bazy danych i platformy komunikacji oraz sposób integracji nowego systemu z pakietem ERP. Projekt techniczny wyznaczył też wielkość budżetu. Dopiero w drugiej fazie projektu weryfikacji poddawana była każda funkcja i każdy formularz wybranego oprogramowania.

Zebrać dane o rynku

Od strony technologicznej projekt w firmie Bols nie różni się zbytnio od innych tego typu wdrożeń zrealizowanych w Polsce. Handlowcy dysponują komputerami naręcznymi IPAQ, które przez interfejs Bluetooth wymieniają dane z telefonami komórkowymi, które z kolei poprzez GPRS przekazują dane na serwery Bolsa.

Aplikacja ECOD Agent oferowana jest przez ComArch zwykle w outsourcingu. W tym modelu dane przesyłane przez handlowców pracujących w terenie trafiają do centrum przetwarzania danych ComArchu, który z kolei przekazuje klientowi odpowiednie raporty. Kierownictwo nie chciało jednak przekazywać zasobów informatycznych w zarząd firmom zewnętrznym, kierując się w tym względzie polityką bezpieczeństwa. Cały system zainstalowano więc w centrali Bolsa. Do wymiany komunikatów EDI zastosowano platformę Microsoft BizTalk.

Głównym celem wdrożenia systemu wspomagającego pracę handlowców było uzyskanie możliwie pełnej informacji o rynku. Źródłem tej informacji są z jednej strony przedstawiciele handlowi przekazujący hurtownikom zlecenia dostawy klientów, a z drugiej, hurtownicy przekazujący firmie Bols potwierdzenia realizacji zamówień i inne informacje, np. o stanach magazynowych. Istotną częścią systemu jest funkcjonalność służąca zbieraniu danych przez handlowców i przekazywaniu ich do centrali Bolsa, gdzie są one agregowane w różnych bazach danych. Wśród zbieranych danych są m.in. dane o cenach, o ofercie konkurencji w sieciach i sklepach detalicznych. System ECOD Agent pozwala również monitorować pracę przedstawicieli handlowych w zakresie wizyt w punktach sprzedaży i zadań wykonywanych w ich czasie.

Nowy system wspomagający pracę handlowców funkcjonuje zaledwie trzy miesiące, ale już dziś można ocenić, że efektywność pracy handlowców wzrosła o 20-30%. Przede wszystkim dlatego że sprzedawcy nie muszą poświęcać codziennie dwóch godzin na przeniesienie danych z papierowych raportów i zamówień do systemu informatycznego. Do tej pory informacje przesyłane przez handlowców były scalane okresowo w tabelach Excela, co dawało tylko względnie aktualne i wiarygodne dane na temat rynku. Teraz dane te automatycznie spływają na bieżąco i uzupełniane są informacjami napływającymi od hurtowników. Obraz sytuacji rynkowej w całej Polsce można śledzić online, z podziałem na marki, regiony, obszary, czy też typy punktów sprzedaży.

Z systemu ECOD Agent korzysta na razie ponad 80 przedstawicieli handlowych, czyli wszyscy z wyjątkiem tych, którzy obsługują hotele, restauracje, kawiarnie i kluby. Oni zaczną używać nowego systemu wkrótce, gdy powstaną dla nich odpowiednie narzędzia.

Ponadto z systemu korzysta ok. 20 menedżerów na różnych szczeblach korporacyjnej hierarchii Bolsa.


TOP 200