Systemy pracy grupowej stają się coraz częściej narzędziem pracy w polskich firmach.

W rok po rozpoczęciu sprzedaży w Polsce systemów pracy grupowej, coraz wiecej klientów sięga po tego typu rozwiązania. Najwięcej emocji wśród pracowników wzbudza zwykle poczta elektroniczna, której wykorzystanie powoli przestaje ograniczać się do wymiany pracowniczych plotek.

Praca grupowa nie oznacza bowiem przesyłania dokumentów elektronicznych, ale wspólne działanie rozproszonych po wielu instytucjach osób w ramach jednego projektu. Z informacji producentów tych systemów wynika, że obecnie prawie 20 tys. ludzi w Polsce korzysta z systemów pracy grupowej. Najpopularniejszymi pakietami na rynku są GroupWise Novella i Lotus Notes.

Polskie przedsiębiorstwa najczęściej szukają w systemach pracy grupowej panaceum na konkretne problemy. "Może być to obsługa zamówień lub aktualizowana baza czeków zastrzeżonych, stosowana przez banki" - twierdzi Michał Bajer z Lotus Development. "Grupowo pracują te firmy, których działalność nie ogranicza się do jednego miasta bądź województwa, ale takie, które mają wiele oddziałów w całej Polsce, a nawet i za granicą" - mówi Paweł Czajkowski z

Hewlett-Packarda.

Sprzedaży służy polonizacja większości pakietów, a także duża elastyczność cenowa producentów. Programy Passport Lotusa czy Select Microsoftu pozwalają rozwijającemu się przedsiębiorstwu na dużą swobodę w kształtowaniu kosztów własnej informatyzacji. Nowy program sprzedaży dla dużych klientów zamierza rozpocząć Novell latem br.

Zarówno przemysł, jak i banki sięgają najczęściej po systemy poczty elektronicznej i obiegu dokumentów w chwili, gdy decydują się na informatyzację przedsiębiorstwa. Systemy pracy grupowej stanowią zatem integralną część tego przedsięwzięcia.

Systemów pracy grupowej nie sprzedaje się ze sklepowej półki w ramach świątecznej promocji. Najczęściej przedsiębiorstwa decydują się na wdrożenie takiego systemu w ramach dużego projektu informatycznego.

Budowanie zaufania

Wprowadzając na rynek na początku 1996 r. system Data Document Management (DDM), polska firma Logotec zorganizowała wiele seminariów dla własnych dealerów. Obecnie wielu z nich korzysta z DDM nie tylko, by zaprezentować produkt potencjalnym klientom, ale także, by usprawnić obieg dokumentów we własnej firmie. Podobnie, na długo przed oficjalną premierą pakietu MS Exchange, postąpił Microsoft udostępniając wersje beta swoim partnerom. "Wielu naszych dealerów przechodzi z niepełnego Exchange'a na kompletną, handlową wersję" - twierdzi Ryszard Dałkowski, odpowiedzialny za sprzedaż tego systemu w spółce Microsoft. Takich przedpremierowych instalacji jest ok. 20.

"Klient nie kupi samochodu, do którego boi się wsiąść jego producent" - wyjaśnia Ryszard Dałkowski, zaznaczając, że

przedpremierowe instalacje na wersjach beta Exchange'a były pierwszym krokiem w budowaniu zaufania między klientem a sprzedawcą.

Następnie - jak tłumaczy Sławomir Błaszczak z Digital Polska, firmy, która oferuje system LinkWorks - "zaczynamy od darmowej instalacji u klienta, który powinien osobiście przekonać się o zaletach naszego rozwiązania". Michał Bajer z polskiego oddziału Lotusa jest przekonany, że systemów pracy grupowej nie kupuje się "z dnia na dzień".

Nie wystarcza listonosz

Na systemy pracy grupowej - zdaniem Michała Bajera - zwracają uwagę ci, którzy chcą rozwiązać konkretny problem. Może to być obsługa zamówień w przypadku firm handlowych lub wymiana informacji o czekach zastrzeżonych między bankami. "Kilka konkurencyjnych banków w Polsce zainstalowało Notes, by wymieniać się istotnymi dla bezpieczeństwa transakcji informacjami" - twierdzi Michał Bajer. Dodaje on, że udział pakietów pracy grupowej Lotusa na polskim rynku wynosi ok. 70%.

Paweł Czajkowski z Hewlett-Packarda podkreśla, że szybko zaczęto zdawać sobie sprawę w Polsce z potencjału nowoczesnych narzędzi do organizacji pracy. "Takie pojęcia, jak home banking szybko przestały być pustymi hasłami dzięki systemom pracy grupowej" - mówi przedstawiciel HP.

Konik lat 90.

"Praca grupowa jest konikiem lat 90." - twierdzi Wiesław Gawron, zajmujący się sprzedażą FlowMarka IBM w Rodan Systems. Według niego marketingowy szum wokół pracy grupowej nie zdołał jednak jeszcze przekonać wielu polskich przedsiębiorstw do implementacji tego oprogramowania. "Jeśli pani w księgowości ma dwa dni na załatwienie zlecenia i nie wyrabia się w terminie, to na biurku jej szefa zapala się czerwone światełko" - wyjaśnia Wiesław Gawron. Kontrola bieżącej pracy jest - jego zdaniem - głównym powodem niechęci pracowników do pomysłów wprowadzenia FlowMarka. Klienci nie są przyzwyczajeni do tego typu narzędzi.

Jednak presja zachodnich kontrahentów, a także konieczność zwiększenia efektywności pracy w obliczu konkurencji jest podstawowym argumentem za wdrożeniem systemów pracy grupowej. Polskie przedsiębiorstwa walczące o udział w rynku z ich zachodnimi odpowiednikami mają świadomość, iż warunkiem przetrwania jest zastosowanie rozwiązań będących chlebem powszednim zachodniej Europy. "Różnica wymagań klientów polskich i zachodnich wyrównała się" - wyjaśnia Stanisław Malec, tłumacząc decyzję firmy o jednoczesnym wprowadzeniu pakietu DDM do sprzedaży w Polsce i na świecie.

Jak i za ile?

Niekoniecznie wdrażając system pracy grupowej trzeba płacić producentowi za wszystkie używane licencje. W Digitalu kwestia ta podlega indywidualnym negocjacjom. Lotus ma wiele opcji sprzedaży, a MS Exchange można kupować w ramach programów MOLP czy Select. Latem br. Novell ma wprowadzić nowy system sprzedaży dla dużych klientów.

Dla handlowców najlepszy jest II i IV kw. "Koniec roku zbiega się z rozliczeniami w przedsiębiorstwach, a tym samym ze wzrostem sprzedaży oprogramowania" - tłumaczy Michał Bajer. I kw. jest na ogół "martwy", a pół III zajmują wakacje. Producenci zgodnie podkreślają, że nawet na nie sprzedawane oficjalnie pakiety mają klientów kilka miesięcy wcześniej. W chwili, gdy pudełka z MS Exchange nie leżą jeszcze w magazynach dystrybutorów, Microsoft już finalizuje dwa duże kontrakty na dostawę tego oprogramowania. Każdy z indagowanych handlowców chwali się kilkoma, a czasami nawet większą liczbą zadeklarowanych kontraktów. My jednak - twierdzi Wiesław Gawron z Rodan Systems - zdajemy sobie sprawę, że w ciągu roku znajdziemy najwyżej 3-4 dużych klientów. Tak ocenia on aktualną chłonność rynku.