Informatyka do procesów

Zespół Elektrowni Pątnów-Adamów-Konin jest już po restrukturyzacji. Spółki pomocnicze zostały wydzielone i ustanowione między nimi a firmą-matką odpowiednie relacje - ale jeszcze przed wdrożeniem systemu zintegrowanego wspierającego zarządzanie MRP II/ERP. Do restrukturyzacji został wykorzystany ARIS, system do modelowania procesów. "Posłużyliśmy się nim zarówno do narysowania mapy procesów jeszcze przed wydzieleniem spółek - choć już ze świadomością, że zbudowany model w dużej części będzie zapisem archiwalnym, jak i potem do wyznaczenia ich ponownych przebiegów. Teraz służy do ich optymalizacji w nowym kształcie. Procesy można opisać i modelować za pomocą kartki i ołówka, jednak narzędzie informatyczne ma w swojej logice zapisane pewne wzory postępowania, wymusza precyzyjne opisy i nie dopuszcza do popełnienia wielu błędów. Pozwala na skorzystanie z doświadczeń innych firm. Warto z nimi skonfrontować swoje wyobrażenia, jak firma powinna wyglądać" - wyjaśnia Waldemar Lisiak, zastępca dyrektora restrukturyzacji i zarządzania w PAK. Ta wiedza jest wartością dodaną wykorzystania informatyki do restrukturyzacji. Jednak wydaje się, że cenniejszą wartością jest zaszczepienie kadrze kierowniczej i pracownikom przekonania, że firma może być odwzorowana w przestrzeni wirtualnej i to odwzorowanie może być poręcznym narzędziem zarządzania.

W tym przedsiębiorstwie wdrożono normę jakości ISO 9000:2000, a cały system zarządzania jakością odbywa się przez intranet. Wszelkie procedury, instrukcje i procesy, księga jakości itd. są zapisane w intranecie i w takiej formie zatwierdzone do stosowania. Wydruk jest dokumentem nie autoryzowanym, jest aktualny tylko w chwili wykonania i formalną podstawą do działań tylko z takim zastrzeżeniem. To prawdziwa rewolucja w zarządzaniu, która zmieniła mentalność załogi, zwłaszcza kadry kierowniczej i specjalistów. Nastąpiło uprawomocnienie przestrzeni wirtualnej w przedsiębiorstwie tzw. starej gospodarki.

Zanim lawina

W dobrze zorganizowanych przedsiębiorstwach, zwłaszcza szybko rozwijających się i osiągających satysfakcjonujące wyniki finansowe, często zdarza się, że kultura zarządzania znacznie przewyższa kulturę informatyczną. Ta prosta, czasem prymitywna informatyka nie stanowi wielkiej przeszkody w rozwoju, dlatego że przedsiębiorstwo jakby nadrabia jej brak własną inteligencją, zaradnością kadry, nowoczesnymi technologiami, podejściem do klientów. Ta dysproporcja narasta, aż jakaś pilna potrzeba, której stare systemy nie zaspokajają, staje się zbyt uciążliwa. Zwykle nie jest to rzecz pierwszorzędna w biznesie, ale też nie banalna, np. konieczność posiadania zawsze aktualnego wskaźnika zatrudnienia niepełnosprawnych albo pracochłonność sporządzania raportu o stanach magazynowych, albo brak możliwości natychmiastowego sprawdzenia stanu magazynowego przez handlowca. Wtedy zapada decyzja o unowocześnieniu systemów informatycznych. Wtedy też regułą jest, że takie dobre, szybko rozwijające się firmy sięgają po systemy z najwyższej półki.

"Pomyśleliśmy od razu, że jeśli nowy system, powinien to być system zintegrowany klasy MRP II/ERP. Powinien być na tyle wszechstronny i nowoczesny, aby dać nam głęboki oddech" - mówi Michał Sych, dyrektor ds. logistyki w Sanitec Koło, choć przyznaje, że pierwotną przyczyną decyzji o wdrożeniu SAP R/3 był fakt, iż systemy księgowy i sprzedażowy po prostu źle działały. Dopiero głębsze poznanie logiki działania takiego oprogramowania pozwoliło na odkrycie, że od informatyki można oczekiwać o wiele więcej niż tylko usprawnienia w działaniach operacyjnych. Można inaczej - lepiej - zorganizować biznes, inaczej spojrzeć na poszczególne jego elementy i zależności między nimi, można np. w procesie uzyskiwania większej efektywności przenieść punkt ciężkości z prognozowania i średnioterminowego planowania sprzedaży na większą elastyczność procesu produkcji. Wdrożenie systemu zintegrowanego ERP wyzwoliło lawinę pomysłów, jak zastosować informatykę w biznesie. Ale też zrodziło potrzebę hamowania tych apetytów. Wszak zastosowania informatyki w biznesie buduje się dla zysku, a nie na chwałę technologii.