Głębokie planowanie płytek

Przez wiele lat Opoczno SA, tak jak wiele innych polskich firm, planowało sprzedaż i produkcję za pomocą arkuszy Excela. Od dwóch lat posługuje się systemem wspierającym planowanie i symulację SAP SEM BPS, opartym na hurtowni danych SAP BW.

Przez wiele lat Opoczno SA, tak jak wiele innych polskich firm, planowało sprzedaż i produkcję za pomocą arkuszy Excela. Od dwóch lat posługuje się systemem wspierającym planowanie i symulację SAP SEM BPS, opartym na hurtowni danych SAP BW.

System planowania i symulacji w Opoczno SA bazuje na hurtowni danych SAP BW, którą przedsiębiorstwo wykorzystuje od marca 2003 r. Prace nad koncepcją rozwiązania planistyczno-symulacyjnego - SAP SEM BPS (Strategic Enterprise Management - Business Planning and Simulation) - rozpoczęły się w czerwcu ub.r. Opracowana w połowie sierpnia koncepcja obejmowała modele procesów budżetowania, projekty arkuszy budżetowych i raportów danych budżetowych, a także projekty raportów porównujących dane budżetowe z rzeczywistymi.

Opoczno korzystało wcześniej z rozwiązania powszechnie wykorzystywanego w polskich firmach do celów budżetowych, czyli po prostu arkuszy Excela. Sam model procesu budżetowania pozostał w zasadzie podobny, zmieniła się natomiast znacznie szczegółowość budżetów i raportów. W październiku rozwiązanie zostało po raz pierwszy wykorzystane w rzeczywistym procesie budżetowania. Pół roku później opracowano mechanizm umożliwiający porównywanie wielkości planowanych z rzeczywistymi.

Od ogółu do szczegółu

Opoczno wykorzystuje SAP SEM BPS do tworzenia, weryfikowania i śledzenia realizacji planów na wszystkich poziomach organizacji. Planowane wielkości sprzedaży określane są na podstawie informacji zebranych z rynku przez szefów poszczególnych kanałów (odpowiadających m.in. za sprzedaż do sieci handlowych, dilerów i na eksport).

Taki plan obejmuje wyszczególnienie wg marek (Opoczno, Gres TeQ, Primacer), segmentów (płytka ścienna, podłogowa, gres szkliwiony, polerowany itd.) oraz klientów. Ów zgrubny plan uzupełniany jest planami dotyczącymi nowych, wprowadzanych na rynek kolekcji. Wówczas na podstawie bazy referencyjnej rozbijany jest do poziomu pojedynczego tzw. SKU (Stock Keeping Unit) i konkretnego gatunku. Tak uszczegółowiony plan poddawany jest wycenie opierającej się na zakładanej polityce cenowej i rabatowej.

Głębokie planowanie płytek

Dariusz Wijata, kontroler finansowy Opoczno SA

Wolumenowy plan sprzedaży trafia następnie w ręce logistyków, których zadaniem jest przygotowanie planu produkcji, rozbicie go na zakłady (trzy fabryki w Polsce: Pomorze, Śląsk i Mazowsze) i poszczególne linie produkcyjne. W tym miejscu opracowywany plan musi zderzyć się z planem zdolności produkcyjnych, precyzującym dopuszczalne obciążenie pracą poszczególnych stanowisk produkcyjnych. Opracowanie planu produkcji uruchamia pętlę MRP, umożliwiając zamówienie surowców do produkcji. Równocześnie, tak jak ma to miejsce w całej organizacji, w obszarze produkcji planowane są detaliczne koszty w referencji do pojedynczego MPK, tj. miejsca powstawania kosztów (np. linia szkliwierska nr 5 czy piec rolkowy nr 3). Identycznie jak handlowcy odpowiedzialni są za realizację określonego wolumenu sprzedaży, tak samo kierownicy MPK produkcyjnych odpowiedzialni są za utrzymanie założonego poziomu kosztów przy założonej jakości i wielkości produkcji. Potem pozostaje już tylko śledzić realizację założonych planów i reagować na pojawiające się odchylenia.

Perspektywa w skali mikro

Najważniejszą korzyść, jaką Opoczno odniosło z wdrożenia SAP SEM BPS, stanowi uszczegółowienie planowania. Do tej pory planowanie możliwe było jedynie na poziomie zagregowanym. W przypadku Opoczna oznaczało to planowanie na segmenty i kanały dystrybucji - innymi słowy, na poziomie bardzo ogólnym. W tej chwili planowanie sprzedaży i produkcji jest możliwe do poziomu pojedynczego identyfikatora SKU, oznaczającego konkretny produkt, taki jak płytka ścienna o wymiarach 22,5 cm na 30 cm z kolekcji Diuna w tonacji zielono-kremowej. Co więcej, możliwe jest zejście o jeszcze jeden poziom niżej i uzupełnienie powyższej informacji gatunkiem owej płytki (jakość pierwsza, druga lub poza jakością).

Co daje tak szczegółowe planowanie? Ponieważ system planowania sprzężony jest z systemem monitorowania sprzedaży i produkcji, jak na dłoni widać odchylenia od zakładanych wielkości w rozbiciu na poszczególne produkty i poszczególnych klientów. Wiadomo więc, czy niezrealizowanej sprzedaży winne jest nieprzychylne przyjęcie przez rynek nowej kolekcji, czy może niższy od zakładanych poziom zakupów kluczowego klienta. "Czy opłacało nam się wdrożenie tego systemu? Z pewnością tak, to widać po jakości tworzonych dziś planów i budżetów" - mówi Dariusz Wijata, kontroler finansowy. Oczywiście, nie wszystko udaje się przewidzieć, choć odchylenia nie zawsze muszą zapowiadać kłopoty.

Ubiegły rok Opoczno ocenia jako wyjątkowo udany (na co w pewnym stopniu wpłynęła zapowiedź zmian stawek podatkowych w związku z wejściem do Unii). Sprzedaż i produkcja w I półroczu okazały się wyższe niż zakładane i rzeczywistość nieco rozminęła się z planami. W bardziej stabilnych warunkach tak szczegółowe planowanie pozwala jednak na wybór scenariusza produkcji i logistyki, który jest dla firmy najbardziej korzystny finansowo.

Opoczno posiada w Polsce trzy fabryki (Pomorze, Śląsk, Mazowsze). Dwie z nich (Śląsk i Mazowsze) mają bardzo zbliżony profil produkcji, dzięki czemu możliwe jest przydzielanie im zleceń produkcyjnych zamiennie, w sposób, który jest najbardziej opłacalny dla firmy jako całości. Symulacje i planowanie wielowariantowe istotne są również w opracowywaniu polityki cenowej i rabatowej. Dziś można szacować konsekwencje dla ogólnego planu sprzedaży zmian cen poszczególnych produktów lub zmian polityki rabatowej dla konkretnych klientów. Odnosi się to również do rachunku marż na poziomie linii produktowych, regionów czy klientów. Szczegółowe plany sprzedażowe i produkcyjne umożliwiają też zaplanowanie realnego rachunku zysków i strat, bilansu i rachunku przepływów pieniężnych; jak również zaplanowanie podstawowych wskaźników ekonomicznych opartych na powyższych planach.

Budżet demokratyczny

Dzięki wykorzystaniu SEM-BPS udało się usprawnić i przyspieszyć przebieg całego procesu budżetowania. Przesyłane pocztą elektroniczną arkusze Excela zastąpiono dostępnymi za pośrednictwem przeglądarki WWW raportami, które umożliwiają przeglądanie danych historycznych, bieżące planowanie i zgłaszanie zakończenia procesu planowania. Po zakończeniu procedury budżetowania dane automatycznie trafiają do systemu R/3.

Automatyzacja wprowadzania danych do SAP R/3 pozwoliła wyeliminować błędy, które zazwyczaj powstają podczas wprowadzania danych z zewnętrznych arkuszy kalkulacyjnych. Zniknął również problem kontroli wersji i nazewnictwa poszczególnych arkuszy. Dzięki hurtowni danych wszystkie osoby zaangażowane w proces budżetowania pracują na ujednoliconym zestawie danych według ujednoliconych zasad, co eliminuje żonglowanie danymi pod kątem uzyskania pożądanych wyników. Proces planowania i budżetowania stał się wówczas bardziej przejrzysty i adekwatny do celów biznesowych, a jednocześnie środowisko planistyczne jest bardziej przyjazne dla jego użytkowników. Planowanie stało się nieco bardziej rozproszone i "demokratyczne", gdyż przyjazne środowisko i interfejs WWW umożliwiły zaangażowanie w proces budżetowania wszystkich "właścicieli" miejsc powstawania kosztów, bez zagrożenia naruszenia spójności przetwarzanych danych. Wiadomo przecież, że im większa liczba planistów dobrze zorientowanych w poszczególnych tematach, tym większa szansa, że prognozy okażą się trafne. W tej chwili Opoczno w dużym stopniu rozwija swój system budżetowy samodzielnie, przygotowując każdego roku dodatkowe raporty i analizując informacje w nowych przekrojach.

Płytkowy potentat

Opoczno jest największym krajowym producentem płytek ceramicznych. Szacuje się, że do firmy należy jedna czwarta polskiego rynku. W trzecim kwartale 2005 r. przychody netto ze sprzedaży wyniosły 121 mln zł, a zysk ukształtował się na poziomie 13,6 mln zł. W tej chwili głównym motorem wzrostu sprzedaży produktów Opoczno SA jest eksport. Od 2002 r. przedsiębiorstwo korzysta z systemu SAP R/3, systematycznie rozbudowując go o nowe funkcjonalności.

Dla Computerworld komentuje Krzysztof Siwiec, lider zespołu kontrolingu i analiz w poznańskiej firmi

Wdrożenie systemu planowania SEM-BPS (Business Planning and Simulation) nie wymaga wcześniejszego uruchomienia jakiegokolwiek innego systemu, jednak najwięcej możliwości daje integracja SEM-BPS z hurtownią danych SAP BW (Business Warehouse). Dzięki temu w SEM-BPS łatwo możemy wprowadzać dane planowe i je przetwarzać, a w SAP BW - uzyskać wieloprzekrojowe raporty i porównywać dane uzyskane z planowanymi.

Wdrożenie systemu planowania i budżetowania może być projektem o niewielkiej skali, zamykającym się w okresie kilkunastu dni, jeśli dotyczy prostego wycinka działalności firmy, np. planowania kosztów w miejscach powstawania kosztów (MPK). Cały proces planowania zamyka się wówczas w kilku, kilkunastu arkuszach, jest zazwyczaj dobrze zdefiniowany i nie sprawia większych problemów. Jeśli jednak chcemy objąć wdrożeniem cały proces planowania, to możemy już mówić o wdrożeniu na kilka lub kilkanaście miesięcy. W każdym przedsiębiorstwie takich elementów planowania jest bardzo dużo. Planowanie obejmuje m.in. koszty, inwestycje, sprzedaż i wynik finansowy, przy czym wszystkie te obszary zazwyczaj mocno się zazębiają.

W przypadku Opoczna całe wdrożenie przebiegło wyjątkowo sprawnie, zamykając się w kilku miesiącach, ponieważ firma miała już gotowy, zdefiniowany proces planowania. Tego często brakuje, po prostu firmy nie precyzują, jak - krok po kroku - ma wyglądać proces planowania, na kim spoczywa odpowiedzialność na kolejnych etapach, jak mają wyglądać arkusze planistyczne. Często w ramach projektu wdrożenia trzeba wypracowywać model planowania. Zazwyczaj plany budowane są na podstawie danych historycznych, skorygowane informacjami o zmianach (np. bieżące trendy, wpływ akcji marketingowych itp.), ale jest to sformułowanie bardzo ogólne. Każde przedsiębiorstwo planuje inaczej i wiedzę na temat tego unikalnego planowania trzeba zaszyć w systemie. Oczywiście, SAP podpowiada tutaj pewne modele i można je wykorzystać, ale powinny być one tylko punktem wyjścia do skrojenia własnego systemu planowania "na miarę".

Czy po wdrożeniu systemu SEM-BPS planowanie staje się bardziej trafne? Powinno być, ale wszystko zależy od użytkowników. Jeśli model planowania jest nietrafiony, a wprowadzane dane wejściowe niedokładne, to system informatyczny niczego tu nie naprawi. Podstawową zaletą takiego systemu jest spięcie całego procesu planowania w całość organizacyjną, kontrola nad historią planowania i łatwość porównania planów z faktyczną realizacją. Istotną kwestią jest też zapewnienie powtarzalności całego procesu planowania w kolejnych okresach.


TOP 200