Firma z lotu ptaka

Informatyka w wymiarze podstawowym jest na dobrym poziomie w wielu polskich rzedsiębiorstwach i instytucjach.

Informatyka w wymiarze podstawowym jest na dobrym poziomie w wielu polskich przedsiębiorstwach i instytucjach.

Można mówić nawet o sporej kulturze informatycznej polskich organizacji. Kultura informatyczna oznacza szeroką dostępność informacji - zarówno o tym, co się dzieje wewnątrz organizacji, jak i na zewnątrz niej. Do tego są potrzebne sieci, systemy, zestawy instrumentów na poszczególnych stanowiskach. Tworzą one wspólny zasób informacji, który narasta warstwami.

Wtedy przed informatyką staje nowe wyzwanie: powiązanie wszystkich funkcjonujących w danej organizacji systemów. Na przykład obsługa zamówień to jest jeden proces, który korzysta z pięciu różnych systemów. Dalej chodzi nie tylko o integrację danych, ale także integrację procesów. Są już narzędzia do wypełnienia tego zadania, czyli workflow systems - systemy do zarządzania przepływami pracy. Workflow nie jest jeszcze standardem, ale od dwóch lat działa międzynarodowa grupa Workflow Management Coalition, która ma na celu wypracowanie standardów po to, aby wszystkie programy Workflow i aplikacje do nich współpracowały ze sobą.

Informatyka zatem dostarcza biznesowi technik formalnych, które umożliwiają definiowanie procesów pracy, symulowanie ich oraz sterowanie nimi. Dzięki niej na przedsiębiorstwo można spojrzeć z lotu ptaka. Dopiero wtedy firma staje się organizacją zarządzalną. Workflow można stosować wszędzie, niezależnie od struktury organizacji.

Jest tak samo przydatne w procesie udzielania pożyczek, jak rozpatrywania skarg napływających do jakiegoś organu czy też w procesie wymiany turbiny w elektrowni. Mimo że są to zupełnie różne przedsięwzięcia, w każdym wiele ludzi musi wykonać pewną pracę, która płynie z jednego stanowiska do drugiego i nawarstwia się, dając w końcu oczekiwany efekt.

Te prace i przepływy można symulować, a następnie zautomatyzować, tak aby przynajmniej niektóre obiekty migrowały same - bez udziału człowieka. Zainteresowałem się Workflow w momencie, gdy doszedłem do wniosku, że w gruncie rzeczy moja firma działa źle, że wcale nie jestem w stanie nią zarządzać. Trzeba najpierw było zidentyfikować procesy w firmie, aby nią zawiadywać. Na pierwszy ogień poszły dokumenty. Dzisiaj mogę powiedzieć, że system do zarządzania dokumentacją działa na tyle sprawnie, że rzadko potrzebna jest doraźna interwencja człowieka - dokumenty same przepływają.

Obecnie jesteśmy w trakcie opisywania procesów i budowania odpowiednich grafów. W efekcie już zastosowanych rozwiązań zwiększyła się wydajność pracy do tego stopnia, że do serwisu wystarczy jeden człowiek zamiast trzech. Przedtem jednak musiałem sporo zainwestować w przygotowanie ludzi do takich zmian, np. dzięki wcześniejszemu posługiwaniu się Internetem nabyli pewną kulturę zdalnej pracy.

Korzyści z Workflow są ogromne. Przede wszystkim pozwala na dodawanie wartości na każdym etapie realizacji danego procesu pracy. Workflow narzuca rytm pracy i nadaje wymiar pracy umysłowej w takim sensie, w jakim od dziesięcioleci mierzy się pracę fizyczną. Jest to też idealne narzędzie do wprowadzania radykalnych zmian w przedsiębiorstwie, bo można w sposób formalny opisać i zasymulować działanie nowych organów czy mechanizmów.

Workflow nie jest nie znany w Polsce. W wymaganiach sformułowanych pod adresem ofert - biorących udział w przetargu na system zarządzania dokumentami i przepływami pracy w Ministerstwie Pracy - było zawarte zastosowanie zasad Workflow. Podobne wymagania postawiły też Ministerstwo Spraw Zagranicznych i PZU. Sądzę, że i w przedsiębiorstwach pojawi się świadomość, iż dopiero symulująca funkcjonowanie firmy jest takim zasobem do biznesu, który daje możliwość zarządzania firmą.

Witold Staniszkis jest prezesem Rodan System.


TOP 200