Dla małych i dla dużych

"Posiadanie systemów finansowo-kadrowych nie jest dziś żadnym luksusem. Ba, z takich systemów korzystają, bo korzystać muszą nawet najmniejsze firmy. Począwszy od programu Płatnik, którego używanie zostało wprowadzone obligatoryjnie, przez rozwiązania kadrowo-płacowe, aplikacje z obszaru sprzedaży i oczywiście księgowości w polskich firmach zastosowanie znajdują coraz to nowe rozwiązania wspierające rozliczenia, fakturowanie i szereg innych procesów finansowych" - mówi Magdalena Chomuszko, administrator modułu SAP FI w Pomorskiej Spółce Gazownictwa. Jednocześnie oprogramowanie finansowo-księgowe trudno dziś sklasyfikować pod kątem wielkości obsługiwanych firm. Wymagania finansowe małych firm nie odbiegają zbytnio od oczekiwań działów księgowości w przedsiębiorstwach średniej wielkości, czy nawet niektórych dużych organizacjach. Podział taki jest w dużej mierze związany z wydajnością oprogramowania, wbudowanej bazy danych i ilością przetwarzanych informacji.

Nadal górną półką systemów finansowo-księgowych są rozwiązania zintegrowane w ramach oprogramowania klasy ERP. Trzeba jednak liczyć się z tym, że dopasowanie ich funkcjonalności do specyfiki działalności firmy, czy nawet polskich realiów będzie wiązało się z dodatkowymi nakładami pracy i kosztami. "Faktem jest, że systemy ERP oferują rozległą funkcjonalność także w odniesieniu do obszaru finansów i księgowości, ale faktem jest również, że mają w sobie rozwiązania dla wielu krajów, co może spowodować, że system będzie wręcz zbyt rozbudowany i zagmatwany dla przeciętnego użytkownika" - uważa Magdalena Chomuszko. Alternatywą są tzw. rozwiązania pudełkowe. "Formalne wymagania względem systemów finansowo-księgowych są identyczne zarówno dla rozwiązań pudełkowych, jak i tych będących częścią systemów ERP. Co więcej, o ile dawniej użytkownicy programów pudełkowych rzadziej zgłaszali potrzebę dodatkowej funkcjonalności, o tyle obecnie również ta grupa klientów poszukuje systemów FK oferujących wiele dodatkowych opcji" - mówi Tomasz Sokołowski.

Integracja przede wszystkim

Nie zawsze jednak firmy decydujące się na zakup systemu klasy ERP zamierzają wdrażać nowy moduł FK. Wiążę się to m.in. z kosztami, koniecznością zdefiniowania nowych raportów, a także z przyzwyczajeniami pracowników księgowości. Zdarza się, że obsługa księgowa pozostaje w gestii niezależnego systemu. Samodzielne rozwiązania tej finansowo-księgowe zyskują coraz to nowe mechanizmy pozwalające na integrację z innymi systemami. "“Zintegrowane systemy, dzięki nowoczesnym mechanizmom synchronizacji i wymiany danych, pozwalają na obsługę księgowości firm, które działają w strukturze rozproszonej. Integracja daje liczne korzyści - przykładowoPoza tym firma produkcyjna posiadająca zintegrowany system ma możliwość rozliczania produkcji na każdym jej etapie i określania technicznego kosztu wytworzenia produktów. Niezależna aplikacja finansowa, nie zintegrowana z oprogramowaniem do obsługi produkcji, nie dawałaby takich możliwości" - mówi Edyta Kozek.