Faksowanie w sieci

Faxination to program rozszerzający możliwości Microsoft Exchange o sieciowe faksowanie.

Faxination to program rozszerzający możliwości Microsoft Exchange o sieciowe faksowanie.

Każdy, kto kiedykolwiek wysłał własnoręcznie kilka faksów, wie jak uciążliwe i czasochłonne może być to zadanie. Najpierw trzeba przygotować jego treść, następnie wydrukować ją, potem włożyć kartkę do maszyny faksującej i wybrać numer faksu adresata. Jeśli linia jest zajęta, to trzeba spędzić kilka minut bezmyślnie, powtarzając wykręcanie tego samego numeru.

Oczywiście osoby wyposażone w komputer mogą skorzystać z faksmodemu, który pozwoli wysyłać im faksy, bez konieczności ich drukowania. Niemniej jednak jest to rozwiązanie dobre wyłącznie wtedy, gdy w komputerze użytkownika zainstalowany jest faksmodem. Co jednak mają czynić użytkownicy sieci korporacyjnej, gdzie mało realne jest instalowanie go w każdym komputerze? Mogą oni skorzystać z tzw. serwera faksowego, realizującego obsługę faksów wysyłanych przez wszystkich użytkowników sieci lokalnej. Taki serwer może także odbierać wszystkie faksy nadsyłane do firmy i w miarę możliwości automatycznie dystrybuować je wśród pracowników.

Dystrybucja odbywać się może na różne sposoby, lecz najpopularniejszym jest przesyłanie faksu za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dzisiaj opisujemy program Faxination holenderskiej firmy Fenestrae, umożliwiający realizację wysyłania i odbierania faksów w środowisku pocztowym Microsoft Exchange 4.0, pracującym pod kontrolą systemu operacyjnego Windows NT.

Instalacja

Faxination dostarczany jest jako tzw. connector, czyli w pełni zintegrowana z Exchange'm "wtyczka" programowa. Dzięki temu produkt w pełni wykorzystuje możliwości przesyłania informacji za pośrednictwem MS Exchange i umożliwia zarządzanie jego pracą za pośrednictwem konsoli administratora systemu.

Program współpracuje zarówno ze zwykłymi faksmodemami, zgodnymi z normami faksowymi Class 1.0 i Class 2.0, a także profesjonalnymi kartami faksowymi Brooktrout i GammaLink. Ostatnie z nich dystrybuowane są w Polsce.

Instalacja programu jest nieco kłopotliwa i nie nalepiej opisana w dokumentacji dostępnej po naciśnięciu przycisku Help. Niemniej jednak do produktu dołączana jest specjalna instrukcja, która ją opisuje. Należy jednak pamiętać, aby przed instalacją oprogramowania zainstalować najpierw wszystkie tzw. Service Pack'i, czyli dostępne poprawki błędów zarówno dla Windows NT, jak i MS Exchange.

Faxination składa się z dwóch modułów. Jeden z nich instalowany jest na serwerze, a drugi na komputerze użytkownika. Moduł serwerowy odpowiada za wysyłanie faksów użytkowników sieci oraz odbieranie nadsyłanych do firmy i ich dalszą dystrybucję według zdefiniowanych przez administratora kryteriów. Moduł kliencki służy wyłącznie do wyświetlania nadesłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej przez serwer faksowy plików, zawierających przysłane do użytkownika faksy (aby je wysłać, nie trzeba instalować dodatkowego oprogramowania - funkcję tę realizuje standardowo klient MS Exchange).

Strona kliencka

Po zainstalowaniu oprogramowania klienckiego systemu Faxination, każdy nadesłany faks oznaczany jest specjalną ikonką, dzięki czemu łatwo jest go odróżnić od innych otrzymanych komunikatów (poczty elektronicznej, terminów spotkań itp.). Po dwukrotnym kliknięciu na tytule faksu uruchamiana jest specjalna aplikacja, która wyświetla jego zawartość. Pozwala ona wydrukować faks, obrócić go (gdy przypadkiem okaże się, że jest on wyświetlony bokiem lub "do góry nogami"), dowolnie go powiększyć lub zmniejszyć bądź też przesłać go do innej osoby. Wadą Faxination jest brak możliwości opisywania faksów i dołączania do nich notatek przez różne osoby - jest to jednak zadanie dla systemów pracy grupowej.

Jeśli użytkownik chce wysłać faks, wystarczy, że w swojej prywatnej książce adresowej dopisze nowego adresata faksowego, wpisując jego dane, podobnie jak w przypadku adresata poczty internetowej (imię i nazwisko, nazwa firmy, adres firmy itd.) z tym, że w polu adresu wpisze numer faksu.

Faks edytowany jest w identyczny sposób jak poczta elektroniczna - należy wpisać adresata, temat listu i jego treść, która ukaże się na jego stronie tytułowej. Do takiego listu dołączyć można także dowolną liczbę załączników w postaci dokumentów Microsoft Word lub Microsoft Excel - serwer faksowy automatycznie je skonwertuje na format graficzny i wyśle na kolejnych stronach faksu (nie na stronie tytułowej). Jeden faks może zostać wysłany do dowolnej liczby odbiorców jednocześnie - wystarczy ich tylko dopisać w polu cc:. Ponadto Exchange automatycznie rozpoznaje, który jest adresatem faksowym, a który np. internetowym, i kieruje zredagowany list za pośrednictwem odpowiedniego medium transmisyjnego.

Użytkownik, wybierając opcję Właściwości listu, może zdecydować, jaką stronę tytułową ze wszystkich dostępnych na serwerze chciałby wybrać (o ile administrator umożliwi mu dokonywanie takich decyzji), czy też może chce wysłać faks bez strony tytułowej.

Po wysłaniu faksu, po pewnym czasie nadsyłana jest za pośrednictwem poczty elektronicznej informacja czy dany faks został wysłany, jeśli tak, to po ilu próbach, z jaką prędkością nawiązano transmisję, o której godzinie została ona zakończona oraz ile czasu trwała. W przypadku nie- wysłania faksu (po określonej liczbie prób zdefiniowanej na serwerze przez administratora) użytkownik otrzymuje informację, że nie został on przesłany i poinformowany zostaje o przyczynach niepomyślnego zakończenia transmisji.

Oprogramowanie klienckie ma kilka istotnych wad. Przede wszystkim bardzo długo trwa drukowanie faksów (nawet na szybkich komputerach). Ponadto w przypadku jednoczesnego stosowania na jednym komputerze klienta Microsoft Exchange z zainstalowanymi rozszerzeniami klienckimi Faxination oraz np. Lotus Notes, klient Exchange zawiesza się podczas zamykania. Błąd ten powoduje biblioteka CTL3D32.DLL, którą należy usunąć z WINDOWS\SYSTEM i umieścić w katalogu wykorzystującego ją programu (w naszym przypadku był to Lotus Notes). Podobny problem zauważyliśmy przy korzystaniu ze starszych wersji oprogramowania Paint Shop Pro (wersje poniżej 4.x).

Serwer

Oprogramowanie Faxination dostarczane jest w dwóch wersjach - Standard i Enterprise. Pierwsza z nich obsługuje dwie linie faksowe, druga - do 16 linii. Oczywiście to, ile linii możemy obsługiwać, zależy od karty faksowej (profesjonalne karty wyposażone są zazwyczaj w gniazda dla dwóch lub czterech linii). Każda z nich może zostać skonfigurowana na jeden z kilku sposobów: jako linia wysyłająca faksy, odbierająca je lub taka, która jednocześnie służy do ich nadawania i odbierania.

Faxination wyposażone jest w wiele narzędzi administracyjnych, ułatwiających zarządzanie produktem. Administrator, w zależności od posiadanego przez firmę systemu telefonicznego, może określić jednego odbiorcę wszystkich nadsyłanych do firmy faksów (np. sekretariat) lub też ustawić tonowe wybieranie (za pośrednictwem DTMF) numeru skrzynki pocztowej adresata (oczywiście musi wcześniej określić, że np. wybranie numeru 333 kierować będzie faks do skrzynki pocztowej "szafran"). Odbywa się to w ten sposób, że dzwoniące do firmy osoby dodatkowo po wybraniu numeru faksu wpisują jeszcze kilka cyfr (ich liczba zależy od decyzji administratora), które określają dokładny adres odbiorcy. Dzięki temu można zachować jego poufność i mieć pewność, że trafi on od razu do odpowiedniej osoby. Każdy faks przesłany bez dodatkowego numeru wewnętrznego trafia do sekretariatu.

Oprogramowanie administratora umożliwia także skonfigurowanie serwera w taki sposób, by wszystkie faksy (lub wybrane, np. zagraniczne) w ciągu dnia buforowane były na serwerze i wysyłane dopiero w godzinach nocnych, gdy obowiązują niższe stawki połączeń. Możliwe jest także takie ich przechowywanie, by pod koniec dnia wszystkie adresowane do jednego odbiorcy wysyłane były jednocześnie.

Pakiet wyposażony jest także w program Cover Sheet Editor (CSE), który pozwala w bardzo elastyczny sposób przygotowywać strony tytułowe faksów. W pierwszej kolejności należy w dowolnym programie graficznym przygotować tło dla niego, a w drugiej za pomocą CSE rozmieścić na nim elementy kontrolne (umiejscowienie podstawianego automatycznie przez program nazwiska adresata i nadawcy faksu, jego tematu itp.).

Tym, którzy chcieliby tworzyć statystyki kosztów w celu obciążania nimi pracowników lub adresatów, do których wysyłane są faksy, przydatny będzie program Cost Manager, współpracujący z aplikacją, tworzącą raporty Crystal Reports. Cost Manager pozwala liczyć koszty dla pojedynczych użytkowników pracujących w sieci, całych działów i adresatów faksów. Możliwe jest także ich rozdzielanie według realizowanych obecnie przez firmę zadań i projektów.

Podsumowanie

Faxination to bardzo rozbudowany produkt, który przede wszystkim przyda się firmom wysyłającym i odbierającym duże liczby faksów. Wbrew plotkom, które zdarzyło mi się czytać na internetowych listach dyskusyjnych, Faxination w testach redakcyjnych okazał się bardzo stabilnym produktem. Jedyne problemy, to konflikt biblioteki CTL3D32.DLL z innymi programami oraz powolne drukowanie faksów.

Godne pochwały są dosyć szerokie możliwości konfiguracyjne produktu - łącznie z możliwością zmiany systemowych komunikatów wysyłanych do użytkowników sieci.


TOP 200