Faksem, modemem czy przez Internet?

W każdej firmie, której działalność wiąże się z intensywną wymianą danych, znaczną część kosztów stanowią opłaty za korzystanie z usług telekomunikacyjnych. W jaki sposób można je obniżyc.

W każdej firmie, której działalność wiąże się z intensywną wymianą danych, znaczną część kosztów stanowią opłaty za korzystanie z usług telekomunikacyjnych. W jaki sposób można je obniżyc.

Budowa własnej, bezpiecznej i pewnej sieci, służącej do przesyłania danych między oddziałami rozlokowanymi w różnych regionach kraju, jest najczęściej rozwiązaniem zbyt kosztownym, stosowanym jedynie przez niektóre przedsiębiorstwa, działające w skali całego kraju. Alternatywą jest wykorzystanie publicznych sieci telekomunikacyjnych. Mimo coraz większej dostępności sieci cyfrowych, takich jak: Frame Relay, X.25 lub Internet, łączność telefoniczna nadal stanowi podstawowe medium komunikacji. Wiele firm, zwłaszcza mniejszych, korzysta prawie wyłącznie z obecnie prymitywnej metody wymiany informacji, jaką jest faks.

Czy to się opłaca

Pozornie przesyłanie danych za pomocą faksu jest rozwiązaniem najtańszym. Po pierwsze, dlatego że faks, tak jak kilkadziesiąt lat wcześniej telefon, stał się podstawowym, łatwym w obsłudze wyposażeniem każdego biura. Po drugie, korzystanie z faksu wydaje się być tak oczywiste, że często - przesyłając kilkustronicowy dokument - nie zastanawiamy się nad alternatywą dla tego medium. Elektroniczne systemy wymiany danych nieodłącznie kojarzą się zaś z koniecznością zakupu drogiego sprzętu komputerowego, wyspecjalizowanego oprogramowania itd.

Warto jednak poświęcić nieco uwagi analizie tego problemu. Nawet proste rachunki pozwalają stwierdzić, iż w wielu przypadkach korzystanie z elektronicznej wymiany danych może przynieść duże oszczędności. Przekonuje o tym prosta symulacja, której wyniki widoczne są w postaci wykresów zamieszczonych na sąsiedniej stronie. Granica opłacalności stosowania tradycyjnej metody przesyłania dokumentów, jaką jest faks, wcale nie jest zbyt odległa, zwłaszcza dla drogich połączeń międzymiastowych i zagranicznych. W ostatnim przypadku inwestycja w oprogramowanie, kupno modemów i przeszkolenie pracowników powinna zwrócić się w ciągu roku, przy regularnym wysyłaniu niewielkiej liczby kilkunastostronicowych dokumentów tygodniowo. Obniżenie kosztów komunikacji przez zastąpienie faksu nowoczesnymi metodami wymiany informacji jest szczególnie korzystne dla firm wielooddziałowych, mających przedstawicielstwa lub partnerów handlowych w innych miastach czy krajach. W tej sytuacji częste przesyłanie dokumentu faksem staje się kilkakrotnie droższe niż za pośrednictwem poczty elektronicznej lub połączeń typu modem-modem. Podobnie dzieje się w przypadku instytucji, które muszą przesyłać informacje do swoich agend, znajdujących się we wszystkich województwach.

Pracownik odpowiedzialny za informatykę i telekomunikację w takiej firmie czy instytucji powinien najpierw odpowiedzieć na kilka pytań. Ile tak naprawdę kosztuje wysłanie listu elektronicznego? Kiedy ta metoda będzie tańsza od korzystania z faksu? Czy zamiast poczty elektronicznej przesyłanej przez Internet nie lepiej posłużyć się zwyczajnymi liniami telefonicznymi, którymi można transmitować dane między komputerami wyposażonymi w modemy?

Oszczędność czasu i pieniędzy

Porzucenie faksu na rzecz łączności elektronicznej często oznacza znaczne skrócenie żmudnych i mało twórczych prac biurowych. Najprostszym rozwiązaniem jest realizacja połączeń modemowych. Firma Nijhuis Water Technolgies, zajmująca się wytwarzaniem i instalacją przemysłowych oczyszczalni ścieków, od kilku miesięcy w łączności warszawskiego przedstawicielstwa z centralą w Holandii posługuje się normalnymi łączami telefonicznymi. Zamiast faksów, przesyła jednak poprzez modem pliki stworzone za pomocą edytora WordPerfect. "Dawniej wysłanie 40-stronicowej umowy zajmowało nam ponad pół godziny. Teraz to zaledwie kilka minut" - mówi pracownik firmy. Łatwo też obliczyć, że firma zyskała w tym przypadku nie tylko oszczędność czasu, ale również pieniędzy.

Wykorzystanie elektronicznej drogi wymiany informacji daje oczywiście dodatkowe, ważne, choć trudne do dokładnego oszacowania, korzyści. Przede wszystkim transferowany jest plik, który można później edytować. W przypadku wspomnianego przedstawicielstwa holenderskiej firmy, zamiast ponownego transferu umowy wraz z naniesionymi poprawkami, w centrali są one wprowadzane bezpośrednio w dokumencie w edytorze tekstów. W podobny sposób można przesyłać inne dokumenty, dla faksu niedostępne, jak wielkoformatowe rysunki techniczne. Inną zaletą jest również możliwość archiwizacji dokumentów w postaci elektronicznej.

Z połączeń modemowych korzysta również warszawska hurtownia Abco, mająca na terenie kraju 11 oddziałów. "Wykorzystuje się je głównie do regularnego, codziennego przesyłania danych dotyczących przykładowo liczby i rodzaju towarów w poszczególnych hurtowniach" - mówi Krzysztof Grzewski, dyrektor działu przetwarzania danych w tej firmie. Dane przesłane za pośrednictwem modemu można od razu wprowadzić do systemu zarządzającego systemem magazynowym czy finansowo-księgowym. Do kontaktów z klientami firma wykorzystuje jednak faks. W tym przypadku hurtownia musi dostosować się do standardów, narzucanych przez klienta.

Wkroczyć w Internet

Oprócz połączeń modemowych, najpopularniejszą obecnie metodą wymiany informacji jest poczta elektroniczna. Na utrzymywanie własnych kont internetowych decyduje się coraz więcej firm spoza branży informatycznej. Nic zresztą dziwnego, skoro przy realizacji połączeń międzynarodowych i międzymiastowych jest to zdecydowanie najtańszy sposób przesyłania dokumentów. Niestety, nie jest on bez wad, które sprawiają, że nadal część przedsiębiorstw nie jest zainteresowana tą formą komunikacji.

Źeby móc korzystać z poczty elektronicznej, nie wystarczy wyposażyć się w komputer, oprogramowanie, modem i co miesiąc opłacać abonament u dostawcy usług internetowych. Te działania mają sens, tylko wówczas gdy podobne kroki podejmie druga strona, z którą chcemy się porozumiewać. Stosunkowo wysokie koszty instalacji poczty, wyższe niż w przypadku faksu, oraz konieczność korzystania z usług specjalisty odstraszają wielu chętnych.

Poza tym poczta elektroniczna w powszechnej opinii nie jest medium stabilnym i niezawodnym. Zbyt często zdarzające się awarie poszczególnych fragmentów sieci globalnej sprawiają, iż nadawca nigdy nie ma pewności, czy wysłana przez niego informacja dotrze na czas do miejsca przeznaczenia. Co więcej, usługodawcy internetowi nie potrafią zagwarantować dostępności swego serwisu przez 24 godziny na dobę, każdego dnia w roku. Wiele firm zniechęca kwestia zachowania bezpieczeństwa informacji przesyłanej przez Internet. Tymczasem praktyka pokazuje, iż jest to problem wyolbrzymiony, również faks nie daje pełnej gwarancji zachowania poufności korespondencji.

"Faks może być traktowany jako dokument, w przeciwieństwie do listu elektronicznego" - mówi pracownik jednej z warszawskich kancelarii prawniczych. Ta rozpowszechniona opinia znajduje poparcie w regulacjach przyjętych w obowiązujących w Polsce przepisach prawa. Niestety, często zapomina się o tym, iż sfałszowanie faksu jest zadaniem bardzo prostym dla kogoś, kto potrafi obsługiwać typowy skaner i faksmodem. Natomiast systemy poczty elektronicznej dysponują rozwiniętymi mechanizmami szyfrującymi. W celu uwierzytelnienia przesyłek internetowych można stosować podpis elektroniczny - co dla faksu jest niedostępne.

Faks nie zginie

Przedstawiciele polskiego oddziału firmy Panasonic komunikują się wprawdzie z centralą w Japonii za pośrednictwem poczty internetowej, ale - jak podkreśla jeden z pracowników biura - często zdarza się, że charakter i waga dokumentu, zwłaszcza opatrzonego podpisami i pieczątką, wymusza jego przesłanie faksem. Podobnie faks pozostaje podstawowym sposobem przesyłania dokumentów do partnerów handlowych Panasonica, nawet tych, którzy znajdującą się w innych regionach Polski. Są to na ogół firmy, nie dysponujące innymi środkami komunikacji.

"W tej chwili opieramy swoją działalność wyłącznie na łączności telefonicznej i faksowej, ponieważ nasze placówki nie są zbytnio rozrzucone na terenie Polski. Obecnie jednak kupujemy najnowszą wersje Lotus Notes i - aby móc w pełni korzystać z jej możliwości - prawdopodobnie postaramy się o łącze z Internetem. W ten sposób będziemy także wymieniać informacje wewnątrz naszej firmy" - powiedziała Tamara Weinfeld, kierownik zespołu elektronicznego przetwarzania danych (EDP) w sieci hurtowni Coopexim.

"W naszej firmie większość dokumentacji przesyłana jest za pomocą poczty elektronicznej, ponieważ jest to najszybszy, najwygodniejszy i najtańszy sposób, zwłaszcza w przypadku większych zestawień, np. dzienników sprzedaży. Nie zrezygnowaliśmy jednak z łączności telefonicznej i faksowej, zwłaszcza gdy chcemy przesłać jedną kartkę" - stwierdził Andrzej Koliński, dyrektor departamentu informatyki w Impexmetalu.

Można sądzić, że w najbliższych latach w Polsce faks nadal będzie podstawowym medium przekazu informacji w kontaktach biznesowych. Mimo ewidentnych korzyści, jakie daje wykorzystanie poczty elektronicznej, nowe rozwiązania zbyt wolno docierają do mentalności polskich przedsiębiorców. Sytuację mogłaby radykalnie zmienić nowa legislacja, prawnie uznająca dokument i podpis elektroniczny. A na to chyba przyjdzie jeszcze poczekać ...