Faks prosto z komputera

System TopCall zapewnia dużą wydajność i integrację z wieloma platformami komunikacyjnymi.

System TopCall zapewnia dużą wydajność i integrację z wieloma platformami komunikacyjnymi.

Coraz częstszym problemem osób odpowiedzialnych za informatykę w firmach jest wybór odpowiedniego rozwiązania, które umożliwi w pełni automatyczne wysyłanie i odbieranie faksów. Idealne rozwiązanie powinno sprawić, że przychodzący faks będzie trafiał bezpośrednio do skrzynki pocztowej użytkownika - adresata, wychodzący będzie wysyłany podobnie jak list elektroniczny (bez względu na rodzaj dokumentu generowany przez aplikację, w którym przygotowana została jego treść), a użytkownik w każdej chwili będzie mógł sprawdzić, czy został on nadany, czy nie, oraz czy w czasie transmisji pojawiły się problemy.

Na rynku oferowanych jest wiele rozwiązań. Bardzo proste składają się faksmodemu lub dedykowanej karty faksomodemowej i odpowiedniego oprogramowania, pod kontrolą określonego systemu operacyjnego, współpracującego z odpowiednim systemem poczty elektronicznej. Bardzo zaawansowane to najczęściej dedykowane urządzenia wyposażone we własny system operacyjny i współpracujące z wieloma systemami przekazywania informacji. Do tych ostatnich należy produkt firmy TopCall – modularny system Vienna, pozwalający budować rozwiązania komunikacyjne, umożliwiające przesyłanie faksów, teleksów, poczty X.400 oraz internetowej w standardzie SMTP.

Architektura systemu

Podstawową zaletą systemu Vienna jest to, że rozwiązanie jest w pełni niezależne od sprzętu komputerowego i komunikacyjnego używanego w firmie. Ponadto klient może zakupić dodatkowe moduły, które umożliwiają integrację produktu TopCall z innymi platformami komunikacyjnymi. Takie moduły dostępne są dla systemów: Lotus Notes, Microsoft Exchange, Hewlett-Packard OpenMail, Novell GroupWise, Microsoft Mail, DEC Mailbus, SAP R/3, AS/400 oraz systemów mainframe’owych Memo, Connect, TC/MVS, TC/VM i TC/VSE.

Serwer komunikacyjny firmy TopCall dostarczany jest w zamkniętej skrzynce, mającej wyjścia do sieci komputerowej, jak też pozwalającej na podłączenie linii faksowych. Zawiera on interfejsy umożliwiające podczepienie do kolejnych „skrzynek” systemu TopCall realizujących inne funkcje, np. archiwizujących otrzymywane i wysyłane faksy wraz z ich indeksowaniem. Serwer komunikacyjny TopCall wyposażony jest we własny system operacyjny, który odpowiada za przyjmowanie i nadawanie faksów oraz realizuje komunikację w ramach sieci komputerowej. Można też zainstalować na nim specjalne oprogramowanie TC/Link, które pełni funkcję interfejsu między TopCall a wymienionymi platformami komunikacyjnymi. Jeśli na jednym serwerze komunikacyjnym zainstalowanych zostanie kilka interfejsów TC/Link realizujących łączność z różnymi systemami poczty elektronicznej, TopCall będzie mógł służyć nie tylko jako serwer faksowy, ale także jako bramka łącząca różne systemy pocztowe i zapewniająca integrację ich książek adresowych itp.

Nieodłącznym modułem dostarczanym w ramach serwera TopCall jest Document Converter, odpowiedzialny za renderowanie dokumentów wysyłanych przez użytkowników sieci lokalnej na format graficzny przesyłany dalej za pomocą faksu.

Sekret dobrej komunikacji

Do wysyłania i odbierania faksów za pośrednictwem systemu TopCall może służyć specjalne oprogramowanie klienckie dostarczane wraz z serwerem komunikacyjnym. Choć ma ono wszystkie funkcje niezbędne do pracy z serwerem faksowym, nie oferuje tak zaawansowanego interfejsu użytkownika, jak np. klienci dostarczani w ramach systemów komunikacyjnych Novell GroupWise czy Microsoft Exchange. Jego stosowanie jest więc uzasadnione w tych firmach, które nie mają innego niż TopCall systemu komunikacyjnego (np. własnej wewnętrznej poczty elektronicznej). W innym przypadku warto, by firma zaopatrzyła się w odpowiedni interfejs TC/Link, który ma dostęp do wszystkich funkcji pakietu TopCall bezpośrednio z poziomu klienta stosowanego systemu poczty elektronicznej np. Microsoft Outlook w przypadku Microsoft Exchange.

Taka integracja przynosi także inne korzyści. Użytkownik może np. używać przygotowanej w Outlooku, GroupWise lub Notes książki adresowej, zawierającej m.in. numery faksów adresatów bez konieczności wpisywania tych danych ponownie do innego systemu (np. książki adresowej klienta systemu TopCall). Wysyłane i otrzymywane faksy przechowywane będą także w tym samym miejscu, co cała korespondencja.

TopCall oferuje użytkownikowi wiele ciekawych funkcji. Po wysłaniu faksu użytkownik może w każdej chwili sprawdzić jego status – czy został już wysłany, czy nie, jego miejsca w kolejce faksów, ewentualne problemy, które wystąpiły podczas jego wysyłania. Takie rozwiązanie jest zdecydowanie lepsze niż potwierdzenia przysyłane pocztą po wysłaniu lub nie wysłaniu faksu, ponieważ użytkownik może stale go śledzi. W zależności od konfiguracji systemu użytkownik przeglądający kolejki faksów do wysłania może widzieć tylko własne faksy lub też korespondencję nadaną przez wszystkich użytkowników.

Inną zaletą TopCalla jest możliwość skanowania dostępnych wyłącznie w postaci papierowej dokumentów i udostępnianie ich bezpośrednio za pośrednictwem standardowych klientów poczty elektronicznej stosowanych w firmach. Nie trzeba w tym celu kupować żadnych dodatkowych urządzeń ani skanerów. Dokumenty bowiem mogą być skanowane przez zwykłą maszynę faksową i przesyłane za pośrednictwem systemu TopCall do dowolnej skrzynki pocztowej. Dzięki integrowaniu przez TopCall sieci komputerowej i telefonicznej możliwe jest np. by użytkownik zaczął tworzyć nowy faks, do którego chce dołączyć dokument dostępny wyłącznie na papierze, a następnie kliknął na ikonę SCAN, która pojawia się na pasku narzędziowym jego klienta pocztowego. System TopCall wydaje mu polecenie podejścia do najbliższej maszyny faksowej i włożenia do niej dokumenut, który ma być dołączony do wysyłanego faksu. Po wpisaniu z klawiatury urządzenia faksującego własnego kodu PIN (indywidualny kod PIN przydzielany jest każdemu pracownikowi firmy uprawnionemu do przesyłania faksów), rozpoczyna się skanowanie dokumentu. Rozpoznanie użytkownika następuje na podstawie wprowadzonego PIN-u i niezwykle szybko zeskanowany dokument dołączony zostaje do aktualnie redagowanego na ekranie komputera faksu.

Użytkownicy mogą dołączać do faksów pliki przygotowane w innych aplikacjach, np. edytorach tekstu, arkuszach kalkulacyjnych. Do konwersji służy moduł Document Converter pracujący na serwerze TopCall.

Przychodząca korespondencja

TopCall na wiele sposobów potrafi odbierać przychodzącą korespondencję. Jeśli obsługująca firmę użytkownika centrala telefoniczna wyposażona jest obsługę standardu DID, to nadchodzące faksy mogą trafiać bezpośrednio do skrzynek pocztowych konkretnych użytkowników (każdy z nich ma własny numer faksu). W zależności od konfiguracji systemu TopCall o nadesłaniu nowego faksu użytkownik może być informowany przez specjalne wyświetlane okienko lub diodę na obudowie telefonu.

Niestety, usługa typu DID nie jest jeszcze rozpowszechniona w naszym kraju i dlatego faksy najczęściej odbierane są w firmach w ten sposób, że trafiają najpierw do sekretariatu, a następnie sekretarki przesyłają je odpowiednim osobom. Narusza to jednak poufność korespondencji faksowej. Dlatego też producenci TopCall zastosowali ciekawe rozwiązanie tego problemu: pracownice sekretariatu, które przeglądają przychodzące faksy, mogą oglądać tylko ich pierwszą stronę, na której najczęściej znajdują się informacje ogólne, czyli nadawca i adresat faksu.

Przyszłość TopCall

System TopCall jest rozwiązaniem modularnym, które można z dużą elastycznością rozbudowywać. Poza standardowymi funkcjami serwera faksów, pakiet może także pełnić funkcję serwera pocztowego oraz archiwizacyjnego, przechowującego i indeksującego wszelkie przesyłane dokumenty. Aby podnieść bezpieczeństwo przechowywanych danych, można rozbudować serwer TopCall o macierz dyskową.

Serwery TopCall nie oferują na razie możliwości zarządzania za pośrednictwem przeglądarki WWW, tak jak ma to coraz częściej miejsce w przypadku innych produktów, ale pozwalają na dostęp kliencki z poziomu przeglądarki. TopCall Java Client wymaga do swojej pracy dowolnej przeglądarki WWW, wyposażonej w obsługę języka Java, i oferuje praktycznie pełną funkcjonalność standardowego klienta TopCall.

Dużą barierą w rozpowszechnieniu pakietu TopCall w Polsce jest wysoka cena początkowa, jaką trzeba zapłacić za to rozwiązanie. W chwili pisania artykułu pakiet wdrożyło w Polsce osiem firm.


TOP 200