Faks na zamówienie

Systemy faks na zamówienie (Fax on Demand-FOD) umożliwiają oszczędzanie na kosztach pocztowych polepszając zarazem łączność firmy z klientem.

Systemy faks na zamówienie (Fax on Demand-FOD) umożliwiają oszczędzanie na kosztach pocztowych polepszając zarazem łączność firmy z klientem.

Faks na zamówienie to nie hasło reklamowe, to nowa technologia umożliwiająca przesyłanie faksów na telefoniczne zamówienie bez jakiejkolwiek interwencji ze strony użytkownika. FOD łączy większość możliwości telefonu i komputera. Tak jak w systemach telefonicznych komunikatów głosowych, poszukujący informacji klient korzysta z menu z zestawem dostępnych do faksowania dokumentów. Kiedy dokona wyboru, dokument może zostać przesłany natychmiast do niego bądź pod inny podany przez niego numer.

System może być zainstalowany na zwykłym komputerze PC, może być częścią sieci LAN bądź aplikacji dostarczającej telefoniczne komunikaty głosowe. Dokumenty przeznaczone do przesyłania można uzyskiwać przez skanowanie, transfer z innych komputerów PC (format .TIF) lub, jak w niektórych rozwiązaniach, można wprowadzać z klawiatury.

Niewątpliwą zaletą FOD jest duże podobieństwo do telefonicznej informacji. Nie znający systemu użytkownik jest w stanie w pełni korzystać z jego możliwości.

Systemy faks na zamówienie oparte są na przemysłowym standardzie telekopiowania Group 3.

Planowanie

Każda firma przed zakupem FOD powinna sprecyzować swoje potrzeby i dokładnie rozejrzeć się wśród produktów, tak by wybrać system spełniający stawiane przed nim wymagania.

Usługa z jednym (one-call) lub z dwoma połączeniami (two-call)

One-call wymaga by użytkownik łączył się ze swojego faksu, a system wyśle odpowiednie dokumenty w trakcie połączenia. Takie podejście jest dobrym rozwiązaniem dla firm niedochodowych. ponieważ za rozmowę płaci klient. Bardziej popularny system dwóch połączeń umożliwia łączenie się z jakiegokolwiek telefonu. FOD sam komunikuje się z odpowiednim faksem, a dokumenty mogą czekać w kolejce do wysłania. Two-call jest wygodniejszy w użyciu, ponieważ klient nie musi czekać na odpowiedź. Niestety przy takim rozwiązaniu za powrotne połączenie płaci firma wysyłająca faks.

Systemy two-call dobrze sobie radzą z rozłożeniem czasu pomiędzy połączeniami do/i z firmy, a także udostępnianiem zabezpieczeń pozwalających na uzyskiwanie tylko określonych dokumentów.

Efektywny system menu

Projektant systemu musi zastanowić się nad stworzeniem odpowiednich do jego potrzeb menu. Przy małej liczbie dokumentów dostępnych w FOD podstawową opcją menu powinna być ich lista. Gdy udostępniać trzeba tysiące dokumentów, najlepszym rozwiązaniem jest ich klasyfikacja i dostęp przez oddzielne numery do FOD. Wadą tego rozwiązania jest konieczność posiadania dedykowanych linii do różnych połączeń.

Rozruch małej wersji

Optymalnym rozwiązaniem wydaje się uruchamianie na początek testowej, małej wersji systemu z kilkoma dokumentami. Dopiero ocena użytkowników pozwoli firmie na szczegółowe dopasowanie i rozbudowę systemu FOD.

Koszty rozwoju

Aplikacje FOD są bardzo różnorodne. Systemy są w stanie zastąpić w dużych firmach pocztę, dystrybucję dokumentów, wspomóc działy obsługi klienta, wysyłać formularze etc. Co więcej w większości przedsiębiorstw koszty poniesione na zakup technologii zwracają się w przeciągu miesięcy, a nawet tygodni. Dla firm, które muszą wysyłać dziennie tysiące dokumentów, wprowadzenie FOD stanowi znaczącą oszczędność.

Przed wdrożeniem firma musi wybrać system odpowiednich dla niej rozmiarów. Przykładowo Fax Vault produkcji Bogen Communications Inc. zaprojektowany dla niewielkich firm, wyposażony w dwuportowy system kosztuje 3295 USD. Za czteroportową wersję trzeba zapłacić już 6295 USD.

Ci użytkowicy, którzy spodziewają się obsługiwać tysiące telefonów, powinni nabyć droższy system umożliwiający jednak tańsze rozszerzanie. Duże systemy FOD pozwalają na podłączanie dziesiątek portów po niższej cenie za port. Pakiet SpectraFax kosztuje od 2 tys. do 4300 USD za port w zależności od konfiguracji. Cena wersji podstawowej czteroportowej wynosi 12 tys. USD z możliwością rozbudowy do 48 portów. Za czteroportowy system FaxBack trzeba zapłacić 10 850 USD. FaxBack także posiada możliwość upgrade'u do 48 portów.

Duże systemy są niezbędne dla wielkich firm, takich jak np. Novell, które mają wielu klientów. Novell zakupił system FaxBack (z 12 liniami wyjściowymi i 12 wejściowymi), który radzi sobie z 1700 rozmowami dziennie, a gromadzić może ok. 10 tys. dokumentów. Obecnie został on powiększony do 24 linii wejścia i 24 wyjścia, aby był w stanie obsłużyć informację o nowych produktach i wspomóc serwis techniczny.

Niezbędne dodatki

Poza możliwością rozbudowy systemu użytkownik musi wiedzieć jakich software'owych dodatków potrzebuje. Możliwości, ceny i specyfika tego typu rozwiązań uzależnione są od producenta.

Jeżeli firma będzie chciała otrzymywać opłaty za wysyłany materiał, system FOD musi mieć moduł zajmujący się sprawdzaniem wypłacalności kart kredytowych. Niektóre z dostępnych na rynku pakietów IS200 i IS400 produkcji Muratec, pozwalają tylko na kontrolę czy istnieje dany numer karty kredytowej. Klient dzwoni do firmy, wybiera co chce otrzymać i podaje numer karty kredytowej. System FOD przeprowadza kontrolę, przerzuca plik do bufora "do wysyłki" i przesyła go.

Kolejnym rozwiązaniem jest uruchomienie FOD nie na komputerze PC lecz na sieci LAN. W ten sposób ułatwiony zostaje dostęp do zgromadzonych dużych zbiorów dokumentów. Sieciowe rozwiązania redukują potrzebę duplikacji plików z LAN na oddzielne systemy FOD w komputerach PC.

Inny wart wdrożenia dodatek, to dystrybucja faksowa (broadcasting). Umożliwia ona wysyłanie tego samego dokumentu do wielu klientów z listy. Listę tworzą informacje podane przez samych użytkowników bądź numery telefonów osób kontaktujących się z systemem. FOD udostępnia również fax mail (pocztę faxową), gdzie telefonujący mogą przesyłać dokumenty przeznaczone dla konkretnych użytkowników systemu.

Tworzyć samemu czy kupować?

Dla systemów FOD odpowiedź na to pytanie zależy od poziomu wiedzy jaki posiada firma w zakresie programowania, sprzętu PC i telekomunikacji. Jest to ważne zwłaszcza, gdy aplikacja ma być zintegrowana z PBX-em (centrala prywatna połączona z miejską siecią telefoniczną) lub siecią LAN.

System FOD "pod klucz" składa się z komputera PC 486 wyposażonego w karty - faksu, dźwiękową i software FOD.

Wiele systemów "pod klucz" np. Borgen Fax Vault, IS200 i IS400, nie zawiera i nie potrzebuje monitora ani klawiatury. Zamiast tego korzystają z możliwości klawiatury telefonu bądź faksu. Natomiast FaxBack "pod klucz" zawiera monitor i klawiaturę. Można także nabyć zestawy FOD, w których znajduje się - software FOD, faks i karty dźwiękowe - wszystko oprócz komputera PC.

Producenci specjalizują się w ofercie jednego typu. Przykładowo Bogen i Muratec oferują tylko rozwiązania "pod klucz". FaxBack, Ibex i Copia International sprzedają swoje wyroby przede wszystkim w formie zestawów. Mogą oni jednak skierować użytkownika do resellera, który jest w stanie zbudować cały system.

Firmy produkujące zestawy udostępniają także ich części składowe. Gdy użytkownik ma już kilka wieloportowych faksów czy kartę dźwiękową, możliwe jest uzyskanie tylko pozostałych części, niezbędnych do stworzenia systemu FOD.

Dla firm posiadających niezbędną wiedzę, samodzielne tworzenie FOD pozwoli na elastyczniejsze dopasowanie do potrzeb i szersze możliwości rozwoju systemu.

Integracja sieci i centrali lokalnej

Część użytkowników będzie chciała integrować systemy FOD z sieciami LAN i centralami lokalnymi. Każde z takich rozwiązań ma pewne zalety. Integracja z siecią LAN umożliwi firmie łatwe zarządzanie dokumentami. Integracja z centralką pozwoli urzędnikom na przełączanie połączeń z zwykłych rozmów telefonicznych na system FOD.

Wielu producentów systemów do komunikacji dźwiękowej, jak np. Active Voice and Applied Voice Technology Inc. oferuje jako dodatek do własnych systemów moduły FOD. Takie podejście jest przeznaczone dla firm zainteresowanych raczej integracją FOD z centralką niż z systemami komputerowymi.

Novell zdecydował się na pełną integrację centralki z siecią LAN. Pozwoli to na przełączanie klientów z centralki i użycie systemu FOD opartego na sieci LAN. W ten sposób można będzie w dynamiczny sposób dodawać nowe serwery. Cyfrowe sygnały generowane przez centralkę zostaną skonwertowane na analogowe sygnały niezbędne w transmisji faksowej. Specjalny program w centrali identyfikuje do jakiego działu firmy jest skierowany dany telefon. Następnie sygnały przechodzą przez system FaxBack, który podłącza rozmowę do serwera FOD odpowiedniego działu. Ponieważ system jest zintegrowany z siecią, użytkownicy mają dostęp do wielu baz dokumentów na różnych serwerach LAN. Dokumenty te mogą być modyfikowane i zmieniane bezpośrednio przez odpowiednie oddziały firmy.

Coś ekstra

Jako część procesu mającego na celu wyłonienie najlepszego dostawcy systemów FOD dla danej firmy, trzeba zwrócić uwagę na doświadczenie producenta w obsłudze serwisowej. Trzeba wiedzieć jakie typy aplikacji firma wdrażała czy zajmuje się ona także szkoleniem pracowników i pracami rozwojowymi. Część z dostawców jest w stanie pomóc nabywcom we wprowadzaniu dokumentów do bazy, tworzeniu aplikacji FOD zintegrowanych z bazami danych.

Systemy FOD będą w przyszłości jednym z elementów zintegrowanego środowiska informacyjnego. Użytkownik wybiera numer telefonu do danej firmy. Urzędnicy w prosty sposób przełączają telefonującego na system FOD. Klient może także samodzielnie, bezpośrednio łączyć się z aplikacją. Przy użyciu "zwyczajnych", sterowanych głosem komputera, menu uzyskuje dostęp do specyficznych źródeł informacji. Wybiera z nich te dane, które są mu potrzebne, a system sam wysyła faksem dokumenty. Dla firmy i użytkowników to czysta oszczędność czasu i pieniędzy.


TOP 200