Faks marketing

Używanie faksu jako narzędzia biznesu jest wielu osobom dobrze znane. Dzisiaj zamiast sekretarki, która spędza wiele godzin aby wysłać faks do kilkuset klientów, używa się coraz częściej tzw. faks serwerów, pozwalających każdemu wysyłać i odbierać faksy wprost ze swojego komputera w sieci LAN i WAN.

Używanie faksu jako narzędzia biznesu jest wielu osobom dobrze znane. Dzisiaj zamiast sekretarki, która spędza wiele godzin aby wysłać faks do kilkuset klientów, używa się coraz częściej tzw. faks serwerów, pozwalających każdemu wysyłać i odbierać faksy wprost ze swojego komputera w sieci LAN i WAN.

Po co nam to?

Pojawienie się faksów kilka lat temu zrewolucjonizowało sposób prowadzenia interesów. Z urządzenia dostępnego tylko nielicznym, faks w krótkim czasie stał się niezbędnym elementem wyposażenia każdego biura. Jest on obok telefonu i komputera podstawowym narzędziem prowadzenia interesów.

Przez wiele lat dwa najbardziej powszechne urządzenia biznesu, tj. telefon i komputer, były oddzielnymi światami. Informacje o telefonach i numerach faksowych trzymaliśmy w komputerowych bazach danych, ręcznie wykręcając numery telefoniczne, jeśli chcieliśmy zadzwonić lub przesłać faks z nową ofertą. Jeśli robimy to prywatnie z domu, to jest to proste natomiast będąc handlowcem, pracując w firmie, która ma np. kilkuset nabywców instytucjonalnych (dealerów), jest prawie niemożliwym wykonywać telemarketing lub faks marketing bez wykorzystywania komputerów zintegrowanych z telefonem i faksem. Zintegrowanie telefonu i komputera w jedno urządzenie jest już dzisiaj możliwe, ale zanim rozwiązanie to stanie się popularne minie jeszcze trochę czasu (choć Novell dostarcza już razem z AT&T produkt o nazwie NetWare Telephone Services), to zintegrowanie faksu z siecią komputerową i własnym PC jest łatwe i możliwe do wykonania w kilkanaście minut.

Faks serwer?

Faks serwer jest podobnie jak serwer plików, dostawcą pewnego rodzaju usług. O ile serwer plików (np. Novell NetWare) pozwala na dostęp do danych i drukowanie bez ciągłych spacerów do komputera kolegi lub drukarki, tak faks serwer powoduje, że nie musimy iść do zwykłego faksu z zapisaną kartką aby wysłać faks. Po prostu robimy to, nie ruszając się od komputera. Sposób instalacji faks serwerów i ich rodzaje ilustrują rysunki od 1 do 3.

Po co nam faks serwer?

Czy mamy jednak zamienić faks stacjonarny, do którego już przywykliśmy, na coś nowego i nie sprawdzonego? Czy możemy zaufać systemowi, który odzwyczaja nas od papieru jako dokumentu, w którego wiarygodność wierzymy wszyscy? Otóż odpowiedź, z co najmniej kilku powodów, brzmi tak!

Tak, bo prawie wszystkie dokumenty powstające w naszej firmie tworzone są za pomocą komputera. Często jedynym powodem ich drukowania jest chęć wysłania oferty za pomocą zwykłego faksu! Wykonujemy zatem często niepotrzebnie dwa razy tę samą pracę. Po raz pierwszy, gdy nasza drukarka przekształca bity i bajty do postaci wydruku. Drugi raz kiedy nasz zwykły faks przekształca wydruk na bity i bajty, aby faks odbiorcy znowu spełnił rolę... drukarki. Nasza oferta musi być więc dwa razy drukowana, aby adresat mógł ją odczytać! Czy to nie jest nonsens? To tak, jakby ktoś produkował nowe samochody poprzez przetapianie w hucie nowych aut. Czy taki interes może trwać długo?

Tak, bo oszczędzamy czas i pieniądze. Nowoczesna firma zorientowana na klienta i rynek, zatrudniająca bardzo dobrych i dobrze płatnych fachowców nie może sobie pozwolić na marnotrawstwo ich czasu pracy. Jednak marnotrawstwo czasu np. handlowców "walczących" ze zwykłym faksem i TP S.A. ma miejsce w większości firm (nawet komputerowych). Dlaczego tak jest? Otóż prześledźmy drogę oferty od momentu napisania do chwili wysłania jej faksem. Najpierw piszemy mozolnie ofertę za pomocą edytora tekstu. Potem ją drukujemy i przechodzimy do drukarki. Wypełniamy stronę tytułową faksu (cover page), podpisujemy ofertę i spacerkiem udajemy się do faksu. Wybieramy numer, czekamy na połączenie i o ile od razu je dostaniemy, naciskamy zielony guzik. Zwycięstwo jest już blisko, ale stoimy jednak przy naszym faksie, oczekując na potwierdzenie poprawności transmisji, cały czas zadając sobie pytanie - odpowie (nasz faks) sygnałem "OK" czy znowu... wybieramy numer, czekamy na... Ile czasu nam to zajęło? Ile czasu stracił nasz najdroższy pracownik na wykonanie zbędnych czynności 5, 10 lub może nawet 15 minut? To zależy. Od czego? Ano od tego czy jesteśmy cierpliwi, czy numer adresata jest wolny lub czy pada deszcz (mokry kabel, faks nie przejdzie). Załóżmy więc, że nic złego się nie dzieje (dostajemy natychmiast połączenie i kable są suche), a okaże się, że średnio wysłanie faksu zajmuje 10 minut. Ile takich faksów wysyłanych jest w naszej firmie dziennie? Od 10-100 i więcej.

ROI a Faks Serwer

Ile zatem kosztuje nas posiadanie zwykłego faksu? Jesteśmy małą firmą (10-20 osób) więc wysłanie 20 faksów zajmuje 200 minut (20 faksów x 10 minut na faks) czyli ponad 3 godziny. W roku jest 250 dni roboczych co oznacza, że na same wysyłanie faksów potrzeba 750 godzin czyli 93 dni! Godzina pracy handlowca kosztuje firmę brutto (pensja, podatki, ZUS itd.) ok. 20 zł. Czyli rocznie nasze straty sięgają kwoty 15 tys. zł czyli ok. 6 tys USD. Według amerykańskich badań zastosowanie automatycznego systemu faksowego zmniejsza o 90% czas potrzebny na wysłanie dokumentu faksem. Zatem zastosowanie tzw. faks serwera w tak małej firmie (wysyła tylko 20 faksów) w skali roku daje oszczędności rzędu 13,5 tys. zł (5625 USD). Zakładając, że faks serwer kosztuje nas 1500 USD to czas zwrotu nakładów tzw. współczynnik ROI (Return of Investment) wynosi ok. 3. Czyli inwestycja w postaci zakupu faks serwera zwróci się po 3 miesiącach!!! Jeśli jesteś właścicielem lub co najmniej menedżerem takiej firmy, to więcej argumentów chyba nie potrzebujesz. Każdy dyrektor czy biznesmen odniósłby sukces jeśli każda podjęta przez niego inwestycja osiągnęłaby tak doskonały współczynnik ROI. Zatem do dzieła!

Czy znacie lepsze przykłady?

Wielokrotnie słyszymy, że zastosowanie systemu komputerowego podniesie wydajność naszej firmy, zmniejszy koszty etc. Jeśli jednak poprosimy osobę tak argumentującą o przedstawienie wyliczeń popierających te słowa, to z reguły czeka nas zawód. Nie dostaniemy żadnych liczb. Przykład z zastosowaniem faks serwera jest jednym z niewielu prostych i przekonywujących wyliczeń, które czarno na białym pokazują, że dokonanie takiej inwestycji jest wyjątkowo opłacalne.

Innym faktem przemawiającym za stosowaniem faks serwera jest znaczna poprawa jakości wysyłanych dokumentów. Dzieje się tak dlatego, że mając faks serwer, eliminujemy najsłabszy element każdego zwykłego faksu to jest... skaner, który nieudolnie przetwarza to, co zostało napisane na kartce papieru, na bity i bajty. Odbiorcy faksów otrzymują wyjątkowo dobrej jakości dokumenty, które mogą zawierać bardzo wiele szczegółów dotychczas traconych.

Ponadto jeśli chcemy szybko wysłać tę samą ofertę do kilkudziesięciu adresatów, to faks serwer jest nieocenionym źródłem oszczędności czasu i pieniędzy.

Wątpliwości

Wdrażając taki system w firmie spotkaliśmy się z kilkoma problemami, które chcę teraz zasygnalizować.

Największym problemem było przekonanie pracowników, że faks odebrany przez komputer i wyświetlany na ekranie jest ten sam co wydrukowany na papierze. Przekonaliśmy wszystkich za wyjątkiem... księgowej. Kategorycznie stwierdziła, że zamówienia musi posiadać w formie papierowych dokumentów. Stanęło więc na tym, że faksy przychodzące (np. zamówienia) są automatycznie drukowane na drukarce. Innym rozwiązaniem jest wykorzystywanie zwykłego faksu do odbierania pism, a faks serwera tylko do wysyłania.

Kolejnym problemem było przekonanie wszystkich, że faksowi automatycznemu można zaufać. Każdy z nas zna to dziwne uczucie, które ogarnia nas kiedy powolutku wykręcamy numer i zaklinamy faks aby zameldował "OK". Mając faks komputerowy nie jesteśmy uczestnikami tej podniosłej ceremonii! Otóż okazało się, że wielu z nas jest zwolennikami magii. Wierzy, że osobiste asystowanie w momencie wysyłania pisma pomaga w bezbłędnym faksowaniu! Co więcej wielu naszych pracowników było przekonanych, że pomimo podjęcia przez faks serwer 10 prób połączenia bez powodzenia, to oni "ręcznie" zmuszą zmoknięte kable do posłuszeństwa! Drukowali je i spacerowali do drukarki. Wypełnili stronę tytułową itd. Efekt? Wiadomy. Ręczne "popychanie" nic nie dawało. Tracili tylko czas, a firma pieniądze.

Jak wybierać faks serwer

Jeśli już zgadzamy się, że zastosowanie automatycznego systemu faksującego przynosi efekty, to musimy podjąć decyzję co kupić. Jaki więc system wybrać dla swojej firmy? Odpowiedź na to pytanie zależy od wagi uzależnienia firmy od korespondencji faksowej, wielkości przedsiębiorstwa (liczby faksów przychodzących i wychodzących), faktu posiadania lub nie , liczby linii faksowych, które mamy do dyspozycji itd.

Dla firmy jednoosobowej

Najprostszym przypadkiem jest firma jednoosobowa. Wystarczy wtedy kupić faks/modem, podłączyć go do naszego komputera i zacząć faksować. Z reguły każdy faks/modem wyposażony jest w odpowiednie oprogramowanie faksujące. Koszt rozwiązania zależy w zasadzie od klasy faks/modemu i waha się od 200-700 złotych.

Małej i średniej

Dyrektor, którego firma posiada sieć lokalną (LAN - Local Area Network), powinien zastanowić nad systemem faksowym, który pozwoli każdemu (ale uprawnionemu) pracownikowi, na wysyłanie i przyjmowanie faksów ze swojego komputera. Jeśli używamy , to system powinien pracować w tym środowisku. Jeśli mamy pocztę elektroniczną E-mail (MS Mail, DaVinci eMAIL, Lotus cc:Mail itp.) to możemy rozważyć system, który współpracuje z oprogramowaniem E-mail. Nasz faks serwer powinien obsługiwać co najmniej jedną linię telefoniczną, mieć możliwość rozbudowy o kolejne i współpracować z zainstalowaną w firmie centralką PBX (Private Branch Exchange).

Dla wielkiego banku?

Ze względu na wymagane bezpieczeństwo i bezawaryjność, system faksowy powinien obsługiwać kilka linii faksowych (telefonicznych), automatycznie sterować ruchem, nawiązywać alternatywne (zapasowe) połączenia, współpracować z Novell NetWare oraz ze standardem komunikacyjnym Global Message Handling System (GMHS) i posiadać wszystkie cechy wymienione w punkcie powyżej.

Co wybrać?

Na rynku dostępnych jest kilka systemów faksowych (faks serwer, faks gateway). Producentami są firmy Intel, Microsoft, OPTUS, Lotus, Cheyenne i inne. Rozwiązania różnią się co do filozofii i sposobu działania. Produkty firm Microsoft i Lotus współpracują tylko z odpowiednimi pakietami poczty elektronicznej MS Mail i cc:Mail. Tak więc, aby wykorzystać faks serwer trzeba najpierw dokupić pakiet poczty E-mail. OPTUS, RightFAX, Alcom Corp., Castle Inc. i OAZ Communications Inc. produkują systemy niezależne od aplikacji E-mail, ale mogące z nimi współpracować. Pismo LAN Magazine przyznało nagrodę roku 1994 faks serwerowi FACSys firmy OPTUS. Oto kilka słów o tym rozwiązaniu.

Optus FACSys

OPTUS FACSys jest serwerem faksowym ściśle zintegrowanym z Novell NetWare i GMHS. Faks Serwer (gateway) zbudowany jest w oparciu o dedykowany komputer PC 286 z 640 kB RAM i kartą sieciową. Do PC podłączone są faks/modemy. Faks serwer jest widziany przez użytkowników Novell jak drukarka sieciowa. Jako jeden z niewielu systemów FACSys ma wbudowany system rozpoznawania znaków (Optical Character Recognition). OPTUS FACSys współpracuje z aplikacjami MS Windows, DOS i WordPerfect 6.0. Ponadto FACSys pozwala na wysyłanie faksów z aplikacji E-mail. Dzięki współpracy z MHS mając np. DaVinci E-mail możemy wysłać i odebrać faks.

Ponadto FACSys współpracuje z cc:Mail i MS Mail. Oczywiście możemy stworzyć piękną stronę tytułową dla naszych faksów (plik PCX), która może być wspólna dla wszystkich lub każdy z działów firmy może mieć zaprojektowaną swoją własną stronę tytułową faksu. Do faksu może być dołączony odręczny podpis wysyłającego. Każdy odebrany faks może zostać automatycznie wydrukowany, a dzięki wbudowanemu modułowi OCR może zostać automatycznie przesłany do skrzynki pocztowej adresata w postaci pliku tekstowego. Najprostszy sposób wysłania faksu polega na wydrukowaniu dokumentu na drukarkę "faksową". Użytkownicy FACsysa są informowani o pomyślnym wysłaniu/odebraniu faksu. Oczywiście system rejestruje każdą sesję łączności i gromadzi dane niezbędne do powstania raportu o liczbie wysłanych pism i całkowitego czasu transmisji aby możliwe było ocenienie ile miesięcznie kosztują firmę wysyłane faksy i kto wysyła ich najwięcej.

Obok rozwiązania w postaci dedykowanego PC firma Cheyenne proponuje rozwiązanie, w którym faks serwer zbudowany jest w oparciu o NLM-y ładowane do serwera NetWare. Niestety FAXServe nie współpracuje z pakietami E-mail. Może to prowadzić do przeciążenia serwera NetWare. Tak więc, kiedy chcemy wysyłać wiele faksów i nasz serwer jest obciążony, to korzystnym rozwiązaniem będzie wybór dedykowanego PC jako serwera faksowego.

Jednym z lepszych produktów jest RightFAX. Ma jednak jedną wadę, która chyba go jeszcze dyskwalifikuje na polskim rynku. Jest aplikacją pod OS/2 i nie współpracuje z GMHS. Jednak pozwala zintegrować usługi faksowe z innymi pakietami E-mail.

Ile kosztuje Faks Serwer?

Ceny systemów automatycznego faksowania wahają się od kilkudziesięciu dolarów do kilku tysięcy. Najtańsze są systemy jednostanowiskowe, a najdroższe jest oprogramowanie dedykowane aplikacjom poczty elektronicznej i obsługujące systemy wieloliniowe (kilka linii faksowych). OPTUS FACSys, FAXServe, FAXRight kosztują po 995 USD. Za inne pakiety trzeba zapłacić od 1995 USD i więcej. Oczywiście do tego doliczyć trzeba cenę faks/modemu (od 100 do 300 USD) i komputera PC 286. Razem więc koszt systemu nie powinien przekroczyć 1500 USD. Czasami producenci żądają dodatkowych pieniędzy za pakiety integrujące system faksowy z aplikacjami E-mail.

Jeśli zatem Twoja firma wysyła od 5 do 1000 faksów dziennie zastanów się więc nad kupnem faks serwera!


IBM Think Digital Summit Poland, 16-17 września 2020
TOP 200