Rozwiązania ustawowe, jeżeli zostaną potraktowane z więcej niż należytą starannością, przysporzą niektórym przedsiębiorstwom sporo kłopotów. Ustawa wymusza na kierownictwie opracowanie i przyjęcie zasad zawartych w dokumentacji systemu rachunkowości, a także dokumentacji i zabezpieczeń technicznych w zakresie zastosowania eksploatacji narzędzi informatycznych.

Zbyt rygorystyczne egzekwowanie zapisów ustawy o rachunkowości może firmie przynieść coś na kształt strajku włoskiego - w praktyce można więc spotkać się z dość dużą dowolnością w interpretacji jej zapisów.

Plusy

Ustawa porządkuje rynek aplikacji służących do obsługi rachunkowości i docelowo zapobiega rozwiązaniom prowizorycznym. Uderza przede wszystkim w tych, którzy swobodnie traktują poprawne prowadzenie ksiąg rachunkowych lub wykorzystują rozwiązania chałupnicze, niestaranne, niewłaściwie zaprojektowane, wdrażane lub chronione. Ustawa zmusza w końcu odbiorcę do analizy własnego sposobu prowadzenia rachunkowości i opracowania procedur kontroli wewnętrznej w zakresie procesów rachunkowych.

W świetle zapisów ustawy wybór i eksploatacja informatycznego systemu księgowego powinny się opierać (nareszcie!) na gruntownej analizie systemowej, a nie na tzw. skutecznych metodach marketingowych oraz - o czym ustawa niestety nie mówi wprost - winny być poprzedzone audytem informatycznym.

Ustawa, o ile zostanie potraktowana z należytą powagą, może nie tylko zwiększyć konkurencyjność oprogramowania, lecz także wyeliminować dostawców rozwiązań niekompletnych, słabych jakościowo lub w skrajnym przypadku niezgodnych z wymaganiami, jakie nakłada ustawa o rachunkowości.

Rachunkowość w systemie

Systemy rachunkowości ewoluowały przez długi czas w kierunku automatyzacji czynności i rejestracji zdarzeń gospodarczych, a traciły znaczenie w aspekcie wspomagania procesów decyzyjnych. Stale niska funkcjonalność modułów sprawo- zdawczych przyniosła utratę aspektu zarządczego rachunkowości komputerowej. Brak czasowego osadzenia informacji, spójności działań (koordynacji), dezintegracja procesów - to wszystko spowodowało, że rachunkowość w przedsiębiorstwie funkcjonowała przede wszystkim jako instrument sprawozdawczy.

Tymczasem w procesie decyzyjnym właśnie systemy księgowe powinny mieć zasadnicze znaczenie. Są systemami o wysokiej użyteczności materialnej, miejscem skrzyżowania się wielu procesów gospodarczych. Ponadto charakteryzują się korzystną relacją jakość cena (niskim kosztem do nieporównywalnie wysokich efektów operacyjnych).

W komputerowych systemach prowadzenia rachunkowości istnieje wiele dokumentów pomocniczych, które w istotny sposób wpływają na znaczenie ekonomiczne zdarzeń. Stąd płynie potrzeba stworzenia systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi, zintegrowanego z systemem rachunkowości, jak również rozwoju i poprawy funkcjonalności modułów budżetowania.

Ustawa z pewnością zbliża nas do stanu, w którym budowa nowoczesnego, zintegrowanego systemu informatycznego stanie się kluczowym zadaniem dla przedsiębiorstwa, zaś wbudowany w niego system FK, jako kompleksowe narzędzie wspierania procesów rachunkowych organizacji, będzie jednocześnie systemem inżynierii finansowej, potrafiącym minimalizować ryzyko podejmowanych decyzji. Chodzi o to, by systemy rachunkowości przestały znajdować się w centrum zainteresowania, a zaczęły funkcjonować jako wydzielona część w otoczeniu innych mechanizmów i narzędzi, które dopiero po zintegrowaniu generują wartość dodaną.

Nie uregulowane kwestie dotyczące wymagań wobec systemów informatycznych będzie można rozwiązywać korzystając ze standardów krajowych i międzynarodowych. Taki zapis zawarty w ustawie niesie obietnicę stosowania standardów międzynarodowych przy prowadzeniu audytu informatycznego zintegrowanych systemów wspierających procesy rachunkowości.

Piotr Welenc jest doktorantem w Instytucie Badań Systemowych PAN.

¹ Ustawa o rachunkowości - DzU z 2000 r. Nr 113, poz. 1186