Exact nie tylko dla księgowości

Polsko-holenderska spółka kapitałowa Cadena Data od prawie 2 lat rozpowszechnia pan-europejskie oprogramowanie Exact. Jest ono w pełni zintegrowanym systemem zarządzania przedsiębiorstwem, którego funkcje obejmują całość procesów realizowanych w przedsiębiorstwie.

Polsko-holenderska spółka kapitałowa Cadena Data od prawie 2 lat rozpowszechnia pan-europejskie oprogramowanie Exact. Jest ono w pełni zintegrowanym systemem zarządzania przedsiębiorstwem, którego funkcje obejmują całość procesów realizowanych w przedsiębiorstwie.

Jest to oprogramowanie standardowe z możliwością adaptacji dla specyfiki potrzeb danego przedsiębiorstwa. EXACT może pracować na wielu platformach sprzętowo-programowych (DOS, OS/2, Macintosh, Novell, Windows, Unix). Aktualnie wersja polska pracuje pod kontrolą systemów: DOS, Novell NetWare, PC-LAN, 3Com, LANtastic, Novell ELS. Exact został napisany w języku C i nad jego dalszym rozwojem pracuje stale ponad 400 osób. Na liście użytkowników oprogramowania Exact jest ponad 25 tys. firm (ok. 60 tys. sprzedanych pakietów) w Europie Zachodniej. W Polsce jest ok. 30 licencjonowanych użytkowników systemu Exact tj. w ciągu 2 lat sprzedano ponad 100 pakietów (głównie na rynku joint-ventures; każdy użytkownik może wykupić licencje na wiele pakietów Exact). Seminarium firmy Cadena Data podczas targów Komputer Expo '94 poświęcone przydatnośći tego oprogramowania do automatyzacji księgowości było początkiem 2-ego etapu kampanii rozpowszechniania EXACT w Polsce.

A oto główne cechy architektury tego systemu

Integracja. Wszystkie pakiety systemu Exact pracują na tej samej relacyjnej bazie danych, dzięki czemu dane są wprowadzane do systemu tylko raz. Dotyczy to m.in. planu kont, walut, stałych danych dłużników i wierzycieli, definicji grup towarowych i towarów. Oznacza to też, że użytkownik jednego pakietu ma bieżący dostęp do danych aktualizowanych w innych pakietach, a dzięki jednolitemu systemowi rozwijanych menu, podział na pakiety jest całkowicie niewidoczny dla użytkownika. Zaletą systemu Exact jest łatwy dostęp do informacji dla osób zarządzających przedsiębiorstwem, a także bogactwo różnorodnych raportów i przekrojowych zestawień. Dzięki dwóm podsystemom rozrachunkowym - dłużników i wierzycieli - możliwa jest bardzo precyzyjna analiza stanu zobowiązań i należności (nie jest wymagana wiedza o księgowości). Księga główna jest aktualizowana co prawda wsadowo, lecz otwarte pozycje dłużników i wierzycieli przetwarzane są na bieżąco (on-line updating). Pozwala to osobom zarządzającym przedsiębiorstwem na podejmowanie decyzji na podstawie aktualnego stanu finansów firmy.

Modularność. Exact składa się z pakietów podstawowych i modułów rozszerzających ich możliwości. Licencja jest udzielana każdemu klientowi indywidualnie dla konfiguracji modułów, których używa. Opcja "update" pozwala na łatwe rozszerzanie licencji o kolejne pakiety i moduły. Użytkownik może zaczynać od jednego pakietu np. "Księgowości finansowej" i potem rozbudowywać system o kolejne pakiety oraz moduły; w podobnie łatwy sposób można przejść z wersji jednostanowiskowej do sieciowej - wystarczy rozszerzyć licencję o moduł "Multiuser". Pozwala to na rozłożenie procesu wdrażania systemu (i jego kosztów) na etapy.

Otwartość. Istnieje możliwość bezpośredniego eksportu danych do wielu powszechnie używanych standardów: CSV, ASCII, dBase, WordPerfect, Word, Lotus 1-2-3, Excel, PlanPerfect, etc. Możliwy jest również eksport wyników prezentacji graficznej do PCX.

Funkcjonalność. Obsługa programu jest zgodna z wymaganiami SAA (Systems Applications Architecture) w jego części interfejsowej CUA (Common User Access). Okna poszukiwań pozwalają na przywoływanie stałych danych w taki sposób, aby użytkownik nie musiał pamiętać zbyt wielu informacji i żeby zminimalizować liczbę danych wprowadzanych z klawiatury. Przyspiesza to pracę i ogranicza źródła występowania błędów (kontrola danych na poziomie ich wprowadzania). Każdy użytkownik definiuje profil swojego współdziałania z systemem, w którym ustawiane są m.in.: język komunikacji z programem (kilku użytkowników może pracować równocześnie na tych samych danych z użyciem różnych wersji językowych program Exact), standardowa drukarka, typ monitora, zestaw znaków, postać menu użytkownika (osobom początkującym można zdefiniować menu zawierające tylko podstawowe opcje), definicje powłoki (shell). Exact pozwala też użytkownikowi definiować makroinstrukcje oraz posługiwać się myszką. Program ma także wbudowany kalkulator, kalendarz i zegar. Istnieje również możliwość układania własnych wzorów (layouts) dla faktur, zamówień zakupu, potwierdzeń zamówień od odbiorców, monitów itd. Do każdego z pakietów dostarczany jest szczegółowy podręcznik.

System ewidencji i analizy kosztów: moduły "Stanowiska kosztowe" i "Nośniki kosztów". Moduły te pozwalają na bardzo precyzyjną analizę kosztów, ale ich zastosowanie zależy od specyfiki danego przedsiębiorstwa. Na przykład stanowiska kosztowe mogą posłużyć do analizowania kosztów poniesionych na remont konkretnego obiektu, a nośniki kosztów można przeglądać pod różnym kątem, np. według okresów sprawozdawczych, kont, agregacji, dat itd.

Prezentacja graficzna. System ma wbudowaną własną grafikę prezentacyjną. Pozwala ona m.in. na tworzenie wykresów odzwierciedlających: obroty wybranych kont, stan należności i zobowiązań, kursy wymiany, porównanie planu finansowego z realizacją (budżetowanie). W formie graficznej przedstawiać można informacje z podsystemów rozrachunkowych dłużników i wierzycieli, statystykę zakupów, zamówień, sprzedaży itd. Dostępna jest prezentacja w postaci wykresów: liniowych, kołowych, słupkowych (2- lub 3-wymiarowych).

Raporty. Oprócz wielu standardowych raportów system daje możliwość definiowania zestawień wg zadanych przez użytkownika kryteriów - służy do tego celu wbudowany język zapytań. Ponadto w systemie Exact dostępny jest "Generator Raportów", moduł, który pozwala na tworzenie własnych raportów. Metodę tworzenia raportu, sposób selekcji danych i kolejność porządkowania wyników można zapisać w pliku i używać jej do generowania raportów na podstawie aktualnych danych. Ponadto system Exact ma swój własny arkusz kalkulacyjny stosowany do analizy finansowej przedsiębiorstwa.

Elastyczność i niezawodność. Dopasowanie systemu do procedur organizacyjnych przyjętych w danej firmie jest możliwe przez odpowiednie skonfigurowanie całego systemu za pomocą wielu parametrów i przełączników. Dzięki temu, przy dużej elastyczności jest to ciągle oprogramowanie standardowe, a co za tym idzie sprawdzone przez tysiące użytkowników w wielu krajach. Niezawodność oprogramowania i dostępność pomocy telefonicznej to cechy wyróżniające systemu Exact.

Przygotowanie i wsparcie użytkowników

Do każdego pakietu dostarczany jest szczegółowy podręcznik. Odrębna dokumentacja przeznaczona jest dla administratora systemu. Po instalacji każdego z pakietów odbywa się szkolenie dla użytkowników systemu. Cadena Data prowadzi telefoniczne wspomaganie użytkowników systemu Exact w dni robocze w godzinach od 9 do 17; ponadto prowadzone jest wspomaganie użytkowników za pomocą modemu.

Bezpieczeństwo danych

Exact ma precyzyjny mechanizm kontroli dostępu do danych. Moduł "Hasło" pozwala na definiowanie użytkowników, grup użytkowników i przydzielanie im praw dostępu na poziomie poszczególnych opcji. Administrator systemu może nadawać użytkownikom uprawnienia korzystając z trzech praw dostępu; prawo do odczytu, prawo do zapisu, prawo do wstawiania nowych danych. Exact ma ochronę przed błędami drukarek oraz własny program do tworzenia kopii bezpieczeństwa , a także wyposażony jest w kontrolę spójności danych.

System ma też tzw. logbook (dziennik pracy systemu) ewidencjonujący pracę poszczególnych użytkowników.

Sposób wdrażania systemu

Instalacja systemu dokonywana jest przez pracowników Cadena Data. Po instalacji przeprowadzane jest szkolenie dla użytkowników i administratorów. Szczegóły szkolenia określone są w warunkach sprzedaży, a czas wdrożenia zależy od specyfiki firmy i wielkości wdrażnego systemu. Przyjęcie danych z innych systemów możliwe jest za pomocą modułu E-Port.

Utrzymanie systemu

Exact gwarantuje działanie systemu wg procedur opisanych w dokumentacji. Zasady serwisu pogwarancyjnego reguluje osobny kontrakt (E-Maintenance). Kontrakt ten jest obligatoryjny przez pierwsze 2 lata eksploatacji systemu i może być przedłużony na życzenie klienta. Kontrakt E-Maintenance reguluje prawo do nowych wersji oprogramowania.


TOP 200