Dojrzałość użytkowników

Zmiany na rynku ERP nie dotyczą wyłącznie oprogramowania. Zmienia się również podejście firm do wdrażania systemów. Przede wszystkim nie ma już hurraoptymizmu. Pragmatyzm widać zarówno w obszarze oceny ekonomicznej projektu, jak i organizacyjnego i kadrowego przygotowania do wdrożenia.

Coraz częściej zadawane są pytania odnośnie do mierzalnych korzyści, które mogą wynikać z wdrożenia konkretnego rozwiązania tzw. business case. Przez kilka ostatnich lat można było bowiem obserwować tendencję ulegania mirażom informatyzacji, przesłaniającym rachunek ekonomiczny. Wreszcie nastąpiło otrzeźwienie. Przestaje już dziwić chęć wdrażania wyłącznie wybranych fragmentów systemu, łączonych interfejsami z dotychczas używanymi aplikacjami, ponieważ w danym przypadku tylko ten zakres usprawnień jest ekonomicznie uzasadniony.

Również nie bez znaczenia jest fakt, że do tradycyjnych sił w przedsiębiorstwie - sprzedaży i produkcji - dołączył nowy gracz: logistyka. Obecnie w większości dużych przedsiębiorstw istnieje już taki dział, czasem zwany supply chain. Z faktu jego istnienia wynika potrzeba wsparcia jego działań operacyjnych właściwym systemem informatycznym. I właśnie ci "nowi uczestnicy" są potencjalnymi odbiorcami systemów APS. Względnie łatwo jest bowiem wykazać oszczędności wynikające z zastosowania nowoczesnych i wyrafinowanych mechanizmów analizowania danych i planowania, głównie w obszarze redukcji zapasów magazynowych. Wydaje się zatem, że ze względu na zmianę mentalności nabywców i szeroką ofertę rynkową rozwiązań tego typu jest to obecnie fragment rynku ERP o największej dynamice zmian.

W parze z trzeźwym postrzeganiem informatyki idzie inne jakościowo przygotowywanie się pracowników przedsiębiorstwa do wdrożenia. Niewiele jest już firm, które co najmniej raz nie zetknęłyby się z problemem wdrożenia systemu klasy ERP. Obecnie projekty dotyczą bądź reimplementacji źle wdrożonych rozwiązań, bądź wdrożenia nowych systemów z nadzieją na ich większą przydatność niż wcześniej użytkowane. Oznacza to, że użytkownicy są już świadomi, czego dotyczy wdrożenie, jak ono przebiega, jakie są problemy itd.

Stawiane są zatem wyraźne wymagania względem firm wspierających proces implementacyjny. Obejmują one np. doświadczenie konsultantów czy podejście metodyczne. Pracownicy są kierowani na specjalistyczne kursy, przejmują zarządzanie projektem, definiują zadania zespołom i konsultantom. Projekty wreszcie zaczynają być własnym działaniem przedsiębiorstwa, a nie zadaniem zleconym na zewnątrz w nadziei, że będzie dobrze i przyjemnie.

W dalszym ciągu problemem pozostaje jednak skala nakładów na informatykę. Niewiele organizacji, poza koncernami międzynarodowymi, realnie oblicza wielkość nakładów na system w okresie kilku lat.

Gartner Group szacuje, że koszt licencji systemu ERP stanowi 3Đ6% ogólnych kosztów posiadania systemu w okresie 3 lat. Ponieważ mało kto zdaje sobie sprawę z tej proporcji, koszty wdrożenia są nie doszacowane. Co to oznacza w praktyce?

Po pierwsze, ograniczenie wdrażanej funkcjonalności. Budżet się kończy i żadne względy merytoryczne nie są w stanie pokonać przyziemnych ograniczeń. Po drugie, system nie ma zapewnionej właściwej opieki. Działa wolno, brakuje pamięci i nie można efektywnie z niego korzystać. Po trzecie, nie wykorzystuje się przewagi, jaką dawałoby przechodzenie na nowe wersje oprogramowania. Zmiana wersji na wyższą bowiem pociąga za sobą koszty konsultacji, co powoduje, że przedsiębiorstwa w Polsce są opóźnione o ok. 18 miesięcy z uaktualnieniami. Do dyskusji pozostaje, czy zawsze opłacalna jest migracja na najnowszą - a co za tym idzie niestabilną - wersję oprogramowania, niemniej gdy walczy się "o każdą złotówkę" korzyści, wydaje się uzasadnione podejmowanie ryzyka bilansowanego rozszerzoną funkcjonalnością.

Tendencją, na którą należy zwrócić uwagę, jest zmiana podejścia firm wdrażających systemy do realizacji projektów. Standardowa formuła sprzedaży licencji i wdrożenia już się zużyła. Klient oczekuje uzasadnienia wdrożenia, zatem oferent wykonuje różne analizy ekonomiczne i wraz z przyszłymi użytkownikami tworzy wizję wdrożenia. Zmiana jest jednak bardziej radykalna. Pojawiają się projekty oferowane na zasadzie "opłaty za sukces". Sposób wyboru i forma oceny przeróżnych parametrów "sukcesu" są indywidualnie ustalane, niemniej najważniejszy jest fakt dzielenia ryzyka wdrożenia. Być może kupujący zapłaci za wdrożenie więcej (nawet kilkakrotnie) niżby płacił gotówką, ale ma zagwarantowane bezpieczeństwo projektu. W kontekście tylu krajowych nie do końca pomyślnie zrealizowanych wdrożeń taka "polisa" wydaje się interesująca.

Inną formą partycypacji finansowej obu stron może być tzw. hosting aplikacji, czyli działanie aplikacji - która jest lub nie jest własnością przedsiębiorstwa - na zewnętrznie obsługiwanych systemach, z szeroką możliwością negocjacji warunków płatności za takie usługi.

Innym przykładem może być kapitałowe angażowanie się sprzedawcy w nowo powstającą firmę, utworzoną na bazie działu informatycznego nabywcy, której zadaniem jest obsługa działania kupowanej aplikacji. Rzecz nie jest jednak w mnożeniu pomysłów na dzielenie ryzyka - tych jest bez liku - ale w fakcie, że dostawcy są skłonni partycypować w tego rodzaju podejściach. Oczywiście, nie czynią tego z altruizmu, zmusza ich do tego sytuacja, ale dzięki tym elastycznym podejściom rynek ERP w najbliższej przyszłości może się ożywić.