Aby ułatwić obsługę systemu archiwum przez użytkowników, firma Optix przygotowała aplikacje ułatwiające wprowadzanie danych, ich indeksowanie i przeglądanie. Wykorzystują one standardowe moduły oprogramowania FileNet. Ponadto firma OptiX dopisała dodatkowe, "niewidoczne" dla użytkowników, moduły umożliwiające automatyzację większości zadań realizowanych przez elektroniczne archiwum. Przykładowo - system może automatycznie podzielić strumień stron przychodzących od partnerów handlowych Ery GSM na faks komputerowy lub skanowany na oddzielne dokumenty (na podstawie kodów paskowych umieszczanych na każdym dokumencie) i automatycznie wprowadzić je do archiwum (dokumenty porządkowane są w zależności od numeru karty SIM). Aby uzupełnić informacje niezbędne do poprawnego zindeksowania dokumentu, może także pobrać dodatkowe dane o abonencie, którego dotyczy dokument, bezpośrednio z systemu bilingowego.

Wysoki stopień automatyzacji systemu budzi podejrzenie o to, że pomyłki w jego funkcjonowaniu mogą przejść nie zauważone. Tak jednak nie jest. System został bowiem wyposażony wiele mechanizmów zabezpieczeń, których przygotowanie - wg przedstawicieli firmy OptiX - zajęło najwięcej czasu.

Większość dokumentów jest przechowywana w archiwum w postaci graficznej. Oprócz dokumentów przychodzących do firmy także w całości archiwizowana jest korespondencja wychodząca. W tym przypadku są to zarówno oryginały dokumentów w formacie DOC (Microsoft Word), jak i ich graficzne obrazy, które mogą być przydatne osobom, nie mającym Microsoft Word ani przeglądarki dokumentów typu DOC.

Zaplecze sprzętowe

Oprogramowanie zarządzające elektronicznym archiwum jest zainstalowane na jednym serwerze Dell PowerEdge 4300, wyposażonym w 2 procesory, 512 MB RAM oraz macierz dyskową RAID5 o pojemności 18 GB. Dyski pracujące w serwerze nie są jednak podstawowym repozytorium informacji zawartych w elektronicznym archiwum. Pełnią one jedynie funkcję bufora dyskowego (cache), umożliwiającego szybki dostęp do często używanych dokumentów. "W ciągu miesiąca planujemy wymianę serwera na nowy, 4-procesorowy, wyposażony w 2 GB RAM oraz znacznie większą macierz dyskową, co zwiększy dostępny cache dyskowy archiwum" - mówi Tadeusz Chmaj.

Rolę właściwego repozytorium pełni jukebox z dyskami magnetooptycznymi, który ma obecnie pojemność 600 GB (z czego ok. 450 GB jest już wykorzystane). Do systemu także są dołączone 2 serwery faksowe, obsługujące 16 linii faksowych, oraz 4 skanery Bell & Howell Copiscan 3338A o wydajności skanowania ok. 40 kartek/min.

Oprogramowanie FileNet Panagon IDM Image Services działające na platformie Windows NT Server 4.0 może współpracować zarówno z bazą danych Microsoft SQL Server, jak i Oracle. Era GSM jako standard korporacyjny wybrała drugi z tych produktów. Jako motor bazy danych jest wykorzystywany Oracle 7.3.

Początek drogi

Wdrożenie archiwum opartego na technologii FileNet to dopiero początek wdrażania systemu elektronicznego dokumentu w Erze GSM. Firma do końca roku planuje wprowadzić rozwiązanie eliminujące konieczność przekazywania papierowych dokumentów wewnątrz korporacji. Również w archiwum są już przeprowadzane zmiany - w ostatnim roku dokonano ich kilka. Wkrótce wszystkie jego komponenty zostaną zaktualizowane do najnowszych wersji oprogramowania oferowanych przez FileNet.