To, czego dziś szukają firmy stawiające na zarządzanie wiedzą, to zaangażowanie pracowników oraz wzbudzenie w nich entuzjazmu. Narzędzia i technologie są powszechnie dostępne, a samo wdrożenie platformy dostępu do informacji nie zapewnia udziału pracowników w całym projekcie. "W Infosys istnieje kilka mechanizmów zachęcania pracowników do dzielenia się wiedzą i korzystania z baz wiedzy. Po pierwsze, wiedza i jej propagowanie przedstawiane są jako wartość. Po drugie, istnieją ambasadorzy wiedzy: osoby, które oprócz swoich normalnych obowiązków wzięły na siebie - z tytułu bycia ekspertem w jakiejś dziedzinie - obowiązek autoryzacji pod kątem merytorycznym zamieszczanych w repozytoriach wiedzy wpisów pracowników; ambasadorzy to też osoby, które najmocniej przyczyniają się do upowszechniania pewnej <<kultury wiedzy>>. Po trzecie, co jakiś czas firma organizuje rozmaite konkursy, podczas których ludzie mogą zaprezentować swoją wiedzę i dotychczasowe osiągnięcia w powiększaniu bazy wiedzy organizacji" - mówi Michał Grabarz, menedżer usług IT na Europę pracujący w polskim oddziale firmy Infosys.

Ta zatrudniająca 110 tys. pracowników organizacja wielokrotnie była nagradzana za stosowane metody i narzędzia zarządzania wiedzą w organizacji. Żaden z pracowników Infosys nie ma rygorystycznego obowiązku powiększania bazy wiedzy czy zawodowego rozwoju poprzez udział w kursach e-learningowych lub jakichkolwiek innych (może z wyjątkiem obowiązkowych BHP, etyki biznesowej czy polityki bezpieczeństwa) i nikt nie może się spodziewać nagrody tylko za to, że napisał konkretny post czy zaliczył konkretny kurs. Wiadomo jednak, że jeśli przy awansie rozważane są dwie osoby o podobnych kompetencjach, to prawdopodobnie na promocję może liczyć ta, która bardziej udziela się w życiu firmy i aktywniej rozwija swoje zawodowe kompetencje. "Również przy dorocznej ocenie pracowniczej wyżej oceniane są te osoby, które pracują nad swoimi kompetencjami i tworzą dodatkową wartość. Nie zmienia to jednak faktu, że zachęcamy, pomagamy, ale nikogo nie zmuszamy do uczenia się" - podkreśla Michał Grabarz.

Według ekspertów, podstawę e-learningu stanowi aktywny udział uczącej się osoby dorosłej w rozwiązywaniu problemów oraz krytyczne myślenie o procesie uczenia się. Innymi słowy, chodzi o to, czy osoba ucząca się uważa dany kurs lub materiał edukacyjny za użyteczny i wciągający. "Gry symulacyjne, które najmocniej angażują pracowników, są bardzo pracochłonne w przygotowaniu, więc najczęściej stawiamy na jakąś kombinację tekstu, obrazu i quizu: też wciąga, a kosztuje znacznie mniej" - mówi Michał Grabarz z firmy Infosys.

E-learning rządzi się swoimi regułami. Szkolenie e-learningowe nie może być zbyt długie, bo jest czymś, do czego pracownicy sięgają z własnej inicjatywy, między innymi swoimi obowiązkami. Materiał przewidziany na trzy godziny jest po prostu odpychający. Jeśli szkolenie będzie atrakcyjne, to pracownik podzieli się tą informacją z innymi i może ich również zachęci do sięgnięcia po ten właśnie kurs.