Rośnie liczba odbiorców, przy niezmienionej wartości sprzedaży, co sprawia, że przedsiębiorstwa usług komunalnych ostro walczą o utrzymanie przychodów na dotychczasowym poziomie. Jednym z narzędzi tej walki są systemy zintegrowane. Coraz częściej okazuje się, że do realizacji tych wyzwań nie wystarczy standardowy system ERP.

W OPEC Grudziądz myślą strategicznie. Firma ma plany rozwoju do 2016 r. Takie są realia całego rynku przedsiębiorstw komunalnych, który od kilku lat przygotowuje się na liberalizację. "Bez rozwoju produktów oraz pozyskania nowych klientów nasze dalsze funkcjonowanie może być trudne. Starzejący się majątek, spadek zapotrzebowania na ciepło związany z termomodernizacją dokonywaną przez odbiorców energii, a także upadkiem wielu z nich mocno ogranicza nasze możliwości rozwoju. Nie poddajemy się temu pesymizmowi, który towarzyszy wielu spółkom energetycznym" - mówi Małgorzata Kosinska, dyrektor ds. ekonomiczno-handlowych w OPEC Grudziądz.

Jej zakład pracuje intensywnie nad pozyskaniem nowych klientów, potencjalnie zainteresowanych lokalizacją swoich przedsiębiorstw na terenie specjalnej strefy ekonomicznej Grudziądzkiego Parku Przemysłowego. Przestawia się również na korzystanie z biopaliw. To pozwoli na sprzedaż tzw. "zielonej" energii elektrycznej, promowanej przez regulacje Komisji Europejskiej. Wszystkie te działania nie byłyby możliwe bez jednej rzeczy - informacji. "Dzięki dokładnym danym otrzymywanym z systemu informatycznego, który wspomaga m.in. controlling, mamy pełną informację co może się zdarzyć za 10 lat, możemy szybko reagować na zmiany wewnętrzne i zewnętrzne oraz prognozować z dużą dokładnością przyszłość" - mówi Małgorzata Kosinska.

Szybsze taryfy

W ub.r. OPEC wdrożył rozwiązanie firmy Kom--Pakt, oparte na Microsoft Dynamics AX. Przez lata przedsiębiorstwo korzystało z rozwiązań opartych na AS/400 (obecnie iSeries) firmy Trax. Z czasem okazało się, że modernizacja dotychczasowego systemu nastręcza coraz więcej trudności. Praktycznie całe nowe oprogramowanie projektowane przez dostawców narzędzi informatycznych dla sektora usług komunalnych było oparte na technologii Microsoftu i Oracle'a. Dodatkowym problemem była także integracja systemu informatycznego z mapą numeryczną, co uniemożliwiało stworzenie prawdziwego rozwiązania GIS. Dlatego też zarząd OPEC zdecydował się na wybór nowego rozwiązania informatycznego w architekturze trójwarstwowej, która umożliwiałaby integrację z innymi rozwiązaniami informatycznymi w przyszłości. Równocześnie przedsiębiorstwo szukało dostawcy, który gwarantowałby stałe wsparcie i modernizację systemu.

Wdrożenie objęło: finanse i księgowość, gospodarkę materiałową, środki trwałe, płace i kadry, obsługę sprzedaży podstawowej (energia cieplna i elektryczna), obsługę sprzedaży pozostałej oraz obsługę obiegu dokumentów. Dzięki jego wprowadzeniu OPEC zyskał możliwość lepszej kontroli nad rentownością i płynnością finansową zakładu. Firma ma dostęp do wiarygodnych, dokładnych i aktualnych informacji na temat rentowności poszczególnych produktów, działów i ich działań, kanałów dystrybucji i segmentów rynku. System wspiera kontrolę realizacji i zarządzanie budżetem poprzez prognozy kosztowe i przepływowe. Prognoza płynności wspomaga podejmowanie decyzji co do finansowania działalności bieżącej, a długoterminowo w zakresie inwestycji. Implementacja złożonych algorytmów rozliczeń i kalkulacji kosztów pozwoliła na precyzyjną kalkulację cen produktów i usług, co jest wymogiem przy składaniu wniosków taryfowych do Urzędu Regulacji Energetyki (URE). Proces konstruowania wniosków jest dziś sprawniejszy. Jak wynika z wyliczeń OPEC, średni czas ich przygotowania jest dziś o dwa miesiące krótszy niż przed wdrożeniem systemu. Wnioski są wsparte dokładnymi danymi, co sprawia, że są łatwiejsze do obrony przed URE - a to oznacza wymierne oszczędności.

Lista korzyści płynących z wdrożenia systemu zintegrowanego jest dłuższa. System zapewnia pełną kontrolę nad procesem zaopatrzenia - od wyboru dostawców po obsługę zobowiązań, sprawną organizację zakupów i magazynowania, kontrolę jakości dostaw oraz minimalizację utrzymywanych zapasów materiałowych. Jego wdrożenie usprawniło obsługę klienta poprzez szybką i pełną informację o kliencie oraz ewidencję wszystkich spraw z nim związanych (m.in.: umowy, faktury, stan konta, płatności, zadłużenia, wszelka korespondencja w postaci zeskanowanych dokumentów, sposób załatwiania starych spraw i stan zaawansowania realizacji bieżących). Dzięki precyzyjnemu planowaniu i prognozowaniu system informuje co może spotkać OPEC w bliższej i dalszej przyszłości. W ten sposób przedsiębiorstwo może lepiej dostosowywać się do nowych potrzeb rynku, rozwoju konkurencyjnych produktów i usług. "Wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego zrodziło nową jakość zarządzania, zwiększając jego decentralizację i dając jednocześnie możliwość kontrolowania całości procesów, a tym samym ułatwiając podejmowanie decyzji zarówno operacyjnych, jak i strategicznych dla spółki" - mówi Małgorzata Kosinska.

Dziś zakład z Grudziądza szuka nowych obszarów usprawnień systemu. Chce wprowadzić m.in. automatyzację odczytów liczników ciepła i energii elektrycznej. Przygotowujemy się także do wdrożenia systemu elektronicznego Biura Obsługi Klienta z danymi o umowach, fakturach, rozliczeniach i zużyciu energii. "Chcielibyśmy, aby nasz klient mógł elektronicznie zgłosić awarię, zmiany np. adresu lub podzielić się z nami swoimi spostrzeżeniami i wątpliwościami. System eBOK ma nam również pomóc w generowaniu i rozpowszechnianiu faktur elektronicznych. Chcemy dostosować nasze oprogramowanie, tak aby klient, do którego dochodzi czasami kilkaset dokumentów, miał możliwość automatycznego księgowania danych na kontach swojego systemu księgowo-finansowego" - mówi Małgorzata Kosinska. "Skończyła się era maszynistek, rejestrujących dane. Więcej czasu należy poświęcić na ich analizę i prognozę rozwoju, a nie na kilkukrotne wprowadzanie tych samych informacji".

W przyszłości OPEC chce także wdrożyć system Kom-Net, bazę danych technicznych o urządzeniach wytwórczych, sieciach, węzłach oraz ich częściach składowych wraz z umieszczeniem ich na mapie numerycznej oraz moduł rozliczający inwestycje i remonty, który pozwoli na optymalne planowanie i sprawne zarządzanie przeprowadzanymi pracami odtworzeniowo-modernizacyjnymi.

SAP i Kom-Pakt w jednym

Usprawnienie procesów controllingu było jedną z głównych przyczyn, dla których na wdrożenie nowego systemu zintegrowanego zdecydowała się Szczecińska Energetyka Cieplna (SEC). Było to ściśle związane zarówno z wymogami liberalizującego się rynku, jak i zmianami własnościowymi. W 2002 r. 52% udziałów w SEC objęły koncerny MVV i E.ON Ruhrgas.

Jedną z pierwszych decyzji podjętych przez nowych udziałowców wraz z zarządem było wdrożenie nowych rozwiązań finansowo-księgowych, które umożliwiłoby pełną kontrolę przepływów finansowych i zobowiązań, a także pozwalało na prowadzenie księgowości zgodnie z terminami i wymogami dyktowanymi zarówno przez polskie, jak i międzynarodowe przepisy. Ze względu na korporacyjne standardy udziałowców oraz oczekiwania stawiane przed systemem SEC kupił pakiet SAP R/3, wdrożony przez Winuela.

Do dziś wdrożono moduły księgowości, rozrachunków z dostawcami i odbiorcami, księgowość bankową, księgowość składników majątku trwałego, controlling (rachunek kosztów pośrednich, inwestycji i remontów) oraz gospodarkę materiałową, a więc rozwiązania wspomagające pracę pionu finansowego. Dzięki implementacji systemu firma ma dokładny obraz finansów przydatny także w kontaktach z URE.

W tej chwili szczecińskie przedsiębiorstwo zakończyło wdrażanie rozwiązania Kom-Media (system rozliczeniowy), i rozpoczyna Kom--BOK (obieg dokumentów i workflow) firmy Kom-Pakt. Firma zdecydowała się na wdrożenie rozwiązań dziedzinowych warszawskiej spółki przede wszystkim ze względów ekonomicznych. Analizy ekonomiczne wykazały, że wdrożenie rozwiązań wspomagających sprzedaż firmy SAP zaczyna być opłacalne dopiero w przypadku kilkadziesięciu tysięcy odbiorców, a więc znacznie więcej niż liczba klientów SEC.

Największym wyzwaniem na najbliższy rok jest wdrożenie rozwiązań wspierających elektroniczne Biura Obsługi Klienta. "Coraz pilniejszą potrzebą staje się wdrożenie narzędzi informatycznych wspierających pion techniczny. Pod naszą opieką znajduje się ok. 2 tys. węzłów ciepłowniczych - 1,3 tys. naszych i 700 klienckich, nad którymi również sprawujemy pieczę" - mówi Grzegorz Nowak, dyrektor ds. planowania i sprawozdawczości w Szczecińskiej Energetyce Cieplnej.

Potrzebne jest rozwiązanie wspomagające planowanie i rozliczanie inwestycji. Pozwoliłoby ono na monitoring majątku trwałego nie tylko pod kątem ewidencyjno-księgowym, ale także technicznym. To istotne zwłaszcza w przypadku modernizacji infrastruktury. Jej element, który w systemie finansowo-księgowym traktowany jest jako całość, z punktu widzenia działów technicznych może być złożony z kilkunastu elementów.

Dlatego też SEC już dziś myśli o dalszym rozwoju systemu. "Na pewno dalej będziemy rozwijać system. Od wdrożenia pierwszego modułu dołożenie każdego kolejnego "klocka" do systemu jest coraz tańsze" - mówi Grzegorz Nowak.

ERP to za mało

Podobnie myślą dziś niemal wszystkie przedsiębiorstwa komunalne, zwłaszcza te zlokalizowane w dużych miastach. Wszystkie na gwałt inwestują m.in. w budowę elektronicznych biur obsługi klienta (złośliwi mówią nawet, że jest to bezpośrednio związane z nadchodząca kampanią wyborczą do samorządów i potrzebą wykazania się przed wyborcami przez polityków nadzorujących jeszcze w wielu miejscach spółki komunalne). "ERP to dziś już za mało dla przedsiębiorstw komunalnych. Szukają rozwiązań GIS i to wbudowanych w rozwiązania zintegrowane i operujących na tej samej bazie danych" - mówi Jarosław Jastrzębski, dyrektor handlowy firmy Kom-Pakt, największego dostawcy rozwiązań informatycznych dla sektora usług komunalnych.

Jednym z trendów, na które zwraca uwagę Jarosław Jastrzębski, jest także coraz większe znaczenie grup inwestorskich zarówno polskich, takich jak Praterm, jak również zagranicznych, takich jak chociażby francuska Dalkia. "Tego typu podmioty stawiają na unifikację stosowanych systemów zintegrowanych" - mówi. Ich wejście do spółki oznacza z reguły standaryzację rozwiązań informatycznych, tam gdzie to jest tylko możliwe (przede wszystkim w finansach i rachunkowości zarządczej, a także kadrach i płacach) przy równoczesnym zostawieniu wolnej ręki w systemach dziedzinowych. "By dostosować się do tego trendu, postawiliśmy na wdrażanie rozwiązań związanych z billingiem oraz obsługą innych procesów specyficznych dla spółek komunalnych, a także systemami informacji przestrzennej, które są w naturalny sposób zintegrowane z oferowanymi przez nas systemami ERP. Potrafimy też szybko zintegrować się z każdym obcym systemem ERP" - mówi Jarosław Jastrzębski.

Dla grup inwestorskich, podobnie zresztą jak i dla pojedynczych zakładów, coraz większe znaczenie zaczynają odgrywać cięcia kosztów. Jednym ze sposobów na ich stopniowe ograniczenie są elektroniczne biura obsługi klienta. Innym jest wdrożenie systemów Scada, umożliwiających zdalne diagnozowanie i odczyt liczników energii, co w rezultacie oznacza cięcia kosztów.

Nawet te spółki, które nadal należą do urzędów miast i nie dostrzegają zewnętrznych bodźców do modernizacji, już wkrótce będą musiały o tym pomyśleć. Stanie się tak m.in. z powodu zwiększającej się liczby odbiorców usług komunalnych (spowodowanej np. wzrostem liczby wspólnot mieszkaniowych). Już wkrótce poważnym problemem może stać się dla nich wydajność systemów odpowiedzialnych m.in. za windykacje. Dotychczasowe rozwiązania, często stworzone w archaicznych technologiach, przestają sobie radzić z naliczaniem należności dla klientów, nie mówiąc już o konieczności przeprowadzania operacji związanych z rachunkowością zarządczą. To dodatkowy impuls do wymiany systemów nawet wśród tych najbardziej "opornych" spółek. A raz rozpoczęta modernizacja wkrótce zaowocuje kolejnymi projektami, tak jak to było w przypadku liderów rynku.