Jeśli prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą lub zatrudniamy tylko kilka osób, potrafimy sobie wyobrazić przenoszenie dokumentów papierowych z biurka na biurko, opisywanie ich długopisem na odwrocie i przechowywanie w papierowym archiwum. Kiedy jednak dokumentów jest więcej, a w działania operacyjne firmy zaangażowanych jest więcej pracowników, szybko zwiększa się ryzyko gubienia dokumentów i niedotrzymywania terminów związanych z wymaganiami poszczególnych warunków współpracy.

Może też dochodzić do sytuacji, kiedy dokumenty przypadkowo trafiają w ręce osób niepowołanych. „System informatyczny wspierający zarządzanie dokumentami powinien w założeniu rozwiązywać te problemy” – mówi Maciej Pondel, specjalista ds. strategii biznesowych w Intratic, spółce oferującej narzędzia IT do komunikacji i współpracy. „Mamy przykłady klientów, którzy w zależności od specyfiki systemu ograniczają liczbę godzin poświęconych przez ich pracowników na rejestrację dokumentów, i takich, którzy po wdrożeniu systemu całkowicie wyeliminowali problem zagubionych dokumentów, a przez to kar wynikających z nierespektowania zapisów”.

System zarządzania dokumentami (Document Management System – DMS) zapewnia wiele korzyści. Jedną z nich jest oszczędność czasu, przekładająca się na uwolnienie zasobów, ponieważ ludzie zyskują nawet kilka godzin pracy tygodniowo. To przekłada się na wzrost wydajności. „Szacuje się, że wzrost ogólnej wydajności i produktywności wynosi ok. 15–30 po wdrożeniu systemu DMS” – mówi Piotr Musiał, administrator bezpieczeństwa informacji i dyrektor zarządzający w firmie Baseline, specjalizującej się m.in. w dostarczaniu systemu obiegu dokumentów. „Poprawia się też kontrola wydatków i szeroko rozumiana komunikacja w firmie, a korzyścią dla kadry kierowniczej jest poprawa terminowości pracy zespołu i szybszy dostęp do informacji”. DMS eliminuje częste pomyłki i błędy, przez co zmniejsza się poziom stresu w pracy.

Filipa Kolendo, wiceprezes zarządu w Primesoft Polska, oferującej m.in. system obiegu dokumentów V-Desk, przywołuje przykład, kiedy jedna z firm ubezpieczeniowych zdecydowała się wdrożyć DMS, aby usprawnić proces obiegu zamówień, faktur zakupowych oraz delegacji i wydatków pracowniczych. „System DMS pozwala zaoszczędzić pieniądze, ponieważ przechowywanie dokumentów papierowych generuje wysokie koszty, a elektroniczne archiwum pozwala na wydajną ich obsługę” – przekonuje Kolendo. Za sprawą DMS firma ubezpieczeniowa wyeliminowała wersje papierowych dokumentów lub ograniczyła je do minimum. Wszystkie dokumenty przechowuje teraz wygodnie w jednym miejscu i są one dostępne od ręki, zgodnie z uprawnieniami, które nadano użytkownikom.

Z systemem czy bez systemu

W wielu firmach umowy o współpracy powstają na podstawie raz utworzonego szablonu, który został przygotowany przez prawników. Niemal w każdej umowie trzeba jednak uwzględnić inne warunki współpracy, wynikające z oczekiwań kontrahenta czy zakresu prac, jakie będziemy realizować. Firma, która nie używa DMS będzie musiała wówczas przygotowywać wstępną wersję umowy, opierając się na szablonie i informacjach z różnych źródeł (głównie z poczty elektronicznej) od kontrahenta i współpracowników. Osoba odpowiedzialna za sporządzenie umowy musi wtedy dokładnie spisać wszystkie oczekiwania i zmiany, nanieść je na umowę, a później udostępnić odpowiednim pracownikom do akceptacji, zanim dokument zostanie wysłany do kontrahenta. Jeśli firma podpisuje rocznie setki tego typu dokumentów, wcześniej czy później zaczną występować błędy i np. umowa zostanie wysłana do podpisu do prezesa, zanim zdążą ocenić ją prawnicy.

Z kolei jeśli zastosujemy DMS, możemy mieć pewność, że żadna z procedur nie zostanie pominięta. „W systemie prezentowany jest obecny status dokumentu, poprzednio wykonane kroki oraz przypomnienie o konieczności dokonania zmian lub akceptacji dokumentu” – tłumaczy Maciej Pondel, dodając, że ludzie z różnych lokalizacji firmy mogą jednocześnie pracować nad tym samym dokumentem, a także można liczyć na łatwe wyszukiwanie dokumentów w cyfrowym archiwum.

Nikt z nas nie lubi sytuacji, kiedy wystawiamy fakturę VAT i nie otrzymujemy w terminie płatności. Nierzadko powodem nie jest brak środków u kontrahenta, ale odpowiedniego systemu do zarządzania fakturami. „System DMS znacząco skraca czas reakcji – niemal połowa przedsiębiorstw, w których został wdrożony, akceptuje faktury już następnego dnia po ich wystawieniu. Korzyści są oczywiste: to terminowe opłacanie faktur VAT” – mówi Filip Kolendo i dodaje, że większość polskich firm potrzebuje przynajmniej kilku dni na zaakceptowanie wystawionej faktury, a niemal co piąta – aż dwóch tygodni. W tym czasie dokumenty krążą między działami, często są też gubione lub nieumyślnie niszczone.

W firmach, w których nie ma DMS, kadra kierownicza często skarży się, że pracownicy nie wiedzą, jak postępować z dokumentami, oceniając negatywnie ich zaangażowanie w proces obiegu i akceptacji dokumentów. Brakuje metod do monitorowania procesu. Tymczasem DMS pozwala jasno określać zakres odpowiedzialności konkretnych pracowników i kontrolować jakość pracy z dokumentami, dając pewność, że są one odpowiednio składowane i opisywane. Przestaje też dochodzić do gubienia i niszczenia niewłaściwych dokumentów. „Z badań wynika, że procesowanie jednego dokumentu kosztuje średnio ponad 60 zł, a firmy gubią trwale nawet ok. 20% procesowanych dokumentów” — zauważa Filip Kolendo. Organizacje stosujące DMS mogą również liczyć na wydajniejsze procesowanie wniosków i akceptacji (np. wnioski o zatrudnienie w dziale HR). Można liczyć więc na eliminację papieru i digitalizację treści, oszczędności czasu i pieniędzy, eliminację błędów wynikających z czynnika ludzkiego, a także na kontrolę, przejrzystość i standaryzację procesów biznesowych.

Wybór dobrego systemu DMS

Wybierając DMS do firmy, warto zwracać uwagę na obecność kilku kluczowych funkcji, które w znacznym stopniu usprawniają pracę. Po pierwsze, DMS powinien umożliwić samodzielne wprowadzanie modyfikacji i tworzenie nowych szablonów procesów czy dokumentów bez konieczności angażowania producenta. Po drugie, usługa powinna być dostępna również w formie online (interfejs webowy), a także mobilnej, czy to jako aplikacja mobilna, czy strona internetowa dostosowana do urządzeń mobilnych. Po trzecie, przydatną funkcją jest OCR (automatyczne rozpoznawanie tekstu w dokumentach), która pozwala np. przemieniać PDF-y w dokumenty do edycji w MS Word. Ponadto ważna jest łatwość współpracy systemu z drukarkami, skanerami i komputerami stosowanymi w firmie. DMS musi sprawnie współpracować ze sprzętem stosowanym w organizacji, ponieważ w przeciwnym razie pojawią się problemy z kompatybilnością i utrudnienia w pracy.

Warto zadać sobie również kilka pytań przy wyborze systemu. „Jaki aspekt obecnego procesu zarządzania dokumentacją nam najbardziej doskwiera? Czy więcej szkody naszej firmie robi fakt, że procesy trwają zbyt długo, czy może to, że są wykonywane niedokładnie, z pominięciem obowiązujących reguł? Czy oczekujemy, że system będzie wspierał powstawanie dokumentów, czy bardziej chodzi o to, aby skanować dokumentację przychodzącą i dawać dostęp do jej treści adresatom?” – radzi Maciej Pondel z firmy Intratic. Kolejne funkcje, które znacznie usprawniają pracę i są oferowane przez DMS, to automatyczna rejestracja dokumentów w określonej lokalizacji, niezależnie od ich formy wpłynięcia (skanowanie, z e-maila, z dysku komputera), łatwa integracja z systemami ERP (Enterprise Resource Planning) i/lub CRM. „Tylko rozwiązania o wysokich możliwościach integracji z systemami zewnętrznymi zapewnią wysoką dostępność informacji i szybką realizację zadań” –przekonuje Tomasz Dominiak.

Istotna jest także modułowość DMS. Warto się upewnić, czy oprócz obecnego problemu biznesowego (np. obsługa faktur) system będzie w stanie w przyszłości wspierać również inne procesy biznesowe. Firmy coraz częściej dążą do centralizowania swoich usług i zbiorów danych, dlatego coraz częściej decydują się na rozwiązania modułowe, które otwierają drzwi do zarządzania kolejnymi obszarami w organizacji. „Chodzi o obszary związane z budżetowaniem, kontrolą zamówień, realizacją procesów kadrowych czy wsparciem działów sprzedaży w zakresie ofertowania i fakturowania” – wymienia Piotr Musiał z firmy Baseline. Przy wyborze systemu można jeszcze zwrócić uwagę na kilka funkcji przydatnych, choć może nie niezbędnych, np. alerty i spersonalizowane powiadomienia e-mail. „Ważne jest ponadto zaawansowane zarządzanie uprawnieniami, podzielone na ‘administracja’, ‘do edycji’, ‘do wglądu’, oraz wersjonowanie dokumentów” – podkreśla Jakub Wilk, prezes Enovatio, firmy oferującej m.in. system zarządzania dokumentami i projektami.

A ile to wszystko kosztuje? Dostawcy systemów DMS raczej nie podają cen i swoje usługi wyceniają indywidualnie, co wynika też z konieczności dopasowania oferty do potrzeb konkretnych firm. Przed wdrożeniem trzeba m.in. zdefiniować stan obecny i ten, który firma chce uzyskać po wdrożeniu, oszacować skalę problemu, czy też określić wymagania techniczne. Dużo zależy od skali procesów w poszczególnych firmach liczby użytkowników, którzy będą korzystać z systemu. Największe korzyści, jak przekonują eksperci, odnotują przede wszystkim firmy średnie i duże. „Takim organizacjom inwestycja w system do zarządzania dokumentacją zwróci się w bardzo krótkim czasie” – mówi Tomasz Dominiak. Średni koszt wdrożenia to ok. 40–50 tys. zł, w co wlicza się DMS wraz z e-archiwum. W zależności od dostawcy trzeba jeszcze doliczyć koszty związane z opieką serwisową po wdrożeniu oraz opłaty aktualizacyjne. Z drugiej strony, małe firmy również mogą korzystać z DMS, decydując się na usługi w chmurze, kosztujące zwykle ok. 50–100 zł/mc za użytkownika. „Wtedy należy liczyć się jednak z dodatkowymi opłatami za miejsce przewidziane na skany dokumentów” – zauważa Piotr Musiał.

Niezależnie od wyboru systemu ważny jest poziom bezpieczeństwa. Firmy stosujące DMS-y mogą liczyć, że każdy dokument ma swoją cyfrową kopię, a przeniesienie papierowego archiwum na zewnątrz organizacji zapewnia ochronę przed katastrofami żywiołowymi, takimi jak powódź czy rozległy pożar terenu. Poprzez przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej nie tylko zwiększamy bezpieczeństwo, ale też obniżamy koszty magazynowania. Jak obliczyła firma Adobe, oferująca m.in. usługę Adobe Document Cloud Fire, firma drukująca 10 tys. dokumentów zaoszczędzi ok. 10 550 zł, jeśli przestawi się na wersje cyfrowe (w tym są koszty związane z drukiem, skanowaniem, magazynowaniem, itp.).