Elektroniczny obieg dokumentów jest nadal rzadkością w większych firmach

Z badań przeprowadzonych na zlecenie firmy Konica Minolta wynika, że w dwóch na trzy firmy zatrudniające ponad 150 osób funkcjonuje system elektronicznego obiegu dokumentów. Jednak w praktyce możliwości takich systemów pozostają niewykorzystane. Statystycznie tylko w jednej na czternaście firm większość dokumentów ma formę elektroniczną.

Z badania przeprowadzonego przez firmę KPMG wynika, że w większości firm naciski na cięcie kosztów wydruku powodują zaniechania w obszarze bezpieczeństwa obiegu dokumentów. Badanie ankietowe przeprowadzono w okresie wakacyjnym zeszłego roku na grupie 150 przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 150 pracowników. Według ekspertów tylko w 7 proc. objętych analizą firm ilość dokumentów dystrybuowanych w wersji cyfrowej dominuje nad dokumentacją papierową. Zdaniem autorów badania taki stan rzeczy wynika przede wszystkim z przyzwyczajenia pracowników. Jednocześnie aż dwie trzecie analizowanych firm (62 proc.) posiada wdrożony system elektronicznego obiegu dokumentów. Jednak tylko co piąte wdrożenie zakładało, że narzędzia informatyczne wspierające obiegu dokumentów będą obejmować większość procesów biznesowych.

Głównym czynnikiem przemawiającym za wdrożeniem tego typu systemów jest chęć ograniczenia kosztów operacyjnych. Z przeprowadzonego badania wynika, że koszty wydruku są regularnie monitorowane w trzech na cztery firmy. Eksperci podkreślają jednak, że w najbliższych latach powinno rosnąć zainteresowanie usługami związanymi z optymalizacją kosztów wydruku. Najrzadziej wymienianym powodem wdrożenia rozwiązań wspierających elektroniczny obieg dokumentów jest zaś bezpieczeństwo informacji. Tylko w co ósmej firmie kwestie zabezpieczenia danych biznesowych są najważniejszym powodem zakupu tego typu systemów. Dwie trzecie firm przywiązuje kwestii bezpieczeństwa najniższą wagę w kontekście priorytetów związanych z obiegiem informacji.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200