ERP w sieci handlowej

Sieci dyskontowej Pepco Poland udało się przeprowadzić wdrożenie systemu ERP MS Dynamics AX w okresie, w którym liczba jej sklepów dynamicznie rosła.

Mieliśmy bardzo dobre podejście do tego wdrożenia: zaczęliśmy od procesów. Większość była gotowa jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia, a brakujące elementy uzupełnialiśmy na samym początku. - Marcin Okraska, dyrektor ds. informatyki Pepco Poland.

Pepco Poland jest największą działającą w Polsce siecią sklepów dyskontowych z artykułami przemysłowymi i odzieżowymi. Planując dynamiczny wzrost, firma postanowiła wymienić poprzednie systemy obsługujące fragmenty jej działalności i przejść na zintegrowany system obsługujący centralę w Poznaniu, który planowała połączyć z systemami działającymi w poszczególnych sklepach. W styczniu 2008 r. Pepco Poland rozpoczęła proces selekcji nowego oprogramowania, które miało zastąpić funkcjonujące wcześniej systemy pochodzące od różnych producentów. Do konkursu stanęło wielu dostawców, m.in. SAP, Comarch i Softlab. Ostateczny wybór rozegrał się pomiędzy oprogramowaniem Microsoft Dynamics AX a systemem Softlabu. Zaważyła cena, zgodność z wymaganiami oraz możliwość używania tej samej platformy w wielu krajach i dokonywania konsolidacji danych (na razie Pepco działa tylko w Polsce, gdzie posiada ponad 214 sklepów, ale firma chce być przygotowana na wszelkie okoliczności). Istotne było również to, że Columbus IT - firma, która miała przeprowadzić wdrożenie - zaprezentował się jako wiarygodny partner.

IT w standardzie

Sklepy Pepco są bardzo wystandaryzowane i każdy z nich oferuje w zasadzie ten sam asortyment towaru. Zestandaryzowana jest również informatyka. Wszystkie placówki pracują pod kontrolą obsługującego kasy fiskalne oprogramowania POSition firmy Wincor-Nixdorf. Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics AX 2009 rozpoczęło się w czerwcu ubiegłego roku, niecały rok później centrala w Poznaniu uzyskała dostęp do pierwszych modułów. W tej chwili system obsługuje sprzedaż, zakupy, zarządzanie magazynem, księgę główną i rozrachunki z dostawcami i odbiorcami. Integrację z systemami kasowymi zrealizowano przy wykorzystaniu modułu Retail Chain Manager. Dzięki temu oprogramowanie POSition obsługuje część sklepową i część magazynową każdego sklepu, będąc jednocześnie źródłem wszystkich słowników produktów. Pod koniec każdego dnia pochodzące z systemów kasowych szczegółowe dane na temat sprzedaży detalicznej trafiają do centralnego systemu Microsoft Dynamics AX. System ERP został także zintegrowany z oprogramowaniem Warehouse Management System i systemem informatycznym wspomagającym zarządzanie spedycją. Na etapie testów jest moduł kadrowy.

Koszty zakupu sprzętu na potrzeby wdrożenia nie przekroczyły 100 tys. zł, ale już teraz jest jasne, że trzeba będzie zwiększyć dostępną przestrzeń dyskową. "Nie przewidzieliśmy, że nowa wersja Dynamicsa w połączeniu z obsługiwanymi przez nas wolumenami sprzedaży spowoduje tak dużą konsumpcję przestrzeni dyskowej. Wdrożenia referencyjne, którym się przyglądaliśmy i zgodnie z którymi kalkulowaliśmy nasze zapotrzebowanie, dotyczyły poprzedniej wersji Dynamicsa 4.0 w Polsce i 5.0 za granicą. Przed nami nikt w Polsce nie zmierzył się z piątą wersją" - mówi Marcin Okraska, dyrektor ds. informatyki w Pepco Poland.