ERP w chmurze czy on-premise? Wybór nie jest oczywisty

Materiał promocyjny W dobie transformacji cyfrowej ciągle słyszymy o korzyściach z przeniesienia biznesu do chmury. Temat ten poruszaliśmy już na e-seminarium "ERP w chmurze – szanse i zagrożenia", podczas którego rozważaliśmy za i przeciw, w kontekście zmiany modelu licencjonowania oprogramowania z licencji dożywotnich na subskrypcje oraz możliwości korzystania z oprogramowania w modelu SaaS. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że jest to nic innego jak odejście od zakupu na rzecz najmu długoterminowego, który jest coraz bardziej popularny również w innych branżach (np. motoryzacji). Ale czy w przypadku systemów ERP taki model rzeczywiście zawsze będzie najlepszy?

W przypadku produktów masowych rzeczywiście zwykle tak jest. Idealnym przykładem jest tutaj znany wszystkim Microsoft Office, oferowany zarówno w modelu on-premise (licencja dożywotnia), jak i SaaS (opłata subskrypcyjna). W tym przypadku model licencjonowania to nie tylko kwestia wyboru sposobu płatności czy rozliczeń z tytułu korzystania z licencji, ale przede wszystkim różnica w zakresie możliwości, tj. zestawu dostępnych aplikacji i usług oraz wręcz nieograniczona elastyczność w tym zakresie. Decydując się na rozwiązanie MS Office 365 (model SaaS), klient otrzymuje kompleksową platformę, w której dostępne są praktycznie wszystkie oferowane przez Microsoft usługi. W ramach dostępnych pakietów istnieje możliwość korzystania z takich usług jak MS Exchange on-line czy MS SharePoint on-line oraz dowolnego wyboru poszczególnych aplikacji dla każdego z użytkowników, a także aktualizacji, dzięki czemu wciąż pracujemy na najnowszej wersji oprogramowania. Takich udogodnień próżno szukać w „pudełkowej” wersji systemu, więc w tym przypadku wyższość wersji chmurowej jest dosyć oczywista.

System ERP nie jest rozwiązaniem masowym

Zupełnie inaczej przedstawia się jednak sytuacja w przypadku rozwiązań ERP. Wprawdzie większość dostawców oferuje już swoje systemy tej klasy także w modelu SaaS, (obok wciąż najbardziej popularnych wersji on-premise) i coraz intensywniej promuje ten model, jednak nie należy do tego zjawiska podchodzić bezkrytycznie. Chmura jest modna, ale nie jest dobra dla każdego. Oczywiście wersje chmurowe systemów ERP będą kusiły szerokim wachlarzem korzyści, takich jak możliwość szybkiej konfiguracji i wdrożenia, czy automatycznego upgrade’u do nowej wersji. Jednak pamiętać należy, że w przeciwieństwie do popularnego pakietu Office, żaden system ERP nigdy nie będzie produktem masowym. Oznacza to, że nie sprawdzają się w nim rozwiązania „dobre dla wszystkich”. Możliwość zmiany, bądź rozbudowy standardowej funkcjonalności systemu ERP jest często czynnikiem decydującym o powodzeniu jego wdrożenia, ponieważ specyfika działania różnych firm, nawet w ramach tej samej branży, może się istotnie różnić. Rozwiązanie działające sprawnie w jednej firmie może poważnie skomplikować funkcjonowanie innej. Kiedy więc przeglądamy rozbudowane oferty chmurowych licencji systemów ERP nie dajmy się zwieźć bogactwem możliwości wyboru różnych pakietów funkcjonalności. Tak naprawdę w istocie wybieramy wciąż pomiędzy tymi samymi elementami, z których może być trudno zbudować rozwiązanie dopasowane do specyficznych potrzeb naszej firmy.

To oczywiste, że każde przedsiębiorstwo posiada swoją własną niepowtarzalną specyfikę działania, tzw. know-how, dzięki któremu jest konkurencyjne w stosunku do innych. Nie wyklucza to zupełnie możliwości stosowania tego samego rozwiązania w wielu firmach, jak to się dzieje choćby w przypadku gotowych rozwiązań wertykalnych, adresowanych dla konkretnych branż. Jednak nawet w przypadku wysoko wyspecjalizowanych rozwiązań ERP, każdorazowo konieczne jest wprowadzenie mniejszych lub większych zmian, gwarantujących właściwe dostosowanie funkcjonalności systemu do rzeczywistych potrzeb i specyfiki działania firmy.

Najpierw wybór systemu, później wybór architektury

Zmierzając do sedna – promowanie systemów ERP w chmurze, jako najlepszego rozwiązania dla każdej nowoczesnej firmy, jest jedynie pustym marketingowym sloganem, wykorzystującym aktualną popularność modelu chmurowego. A tak naprawdę decyzja, czy system powinien być hostowany w chmurze, czy on-premise jest jednym z ostatnich etapów procesu wyboru oprogramowania. Wybór systemu na podstawie tego kryterium jest więc rozpoczynaniem całego procesu dokładnie od końca.

Proces wyboru odpowiedniego oprogramowania jest bardzo istotny, a oto jego kluczowe etapy:

  • diagnoza potrzeb – w jakim kierunku firma będzie się rozwijała przez najbliższe 10 lat (tyle mniej więcej będziemy korzystać z wdrożonego systemu).
  • wstępna weryfikacja rynku oprogramowania – czy system jest elastyczny i dostosuje się do zdefiniowanych potrzeb mojej firmy? Czy producent będzie wspierał i rozwijał system przez cały czas, kiedy moja firma będzie z niego korzystała?
  • wybór partnera wdrożeniowego – czy partner wdrożeniowy ma doświadczenie we wdrożeniach wstępnie wybranego oprogramowania w firmach podobnych do mojej?
  • wybór oprogramowania – decyzja podejmowana wraz z wybranym partnerem wdrożeniowym.
  • analiza procesów biznesowych – przeprowadzana przez partnera wdrożeniowego przed przejściem do właściwego wdrożenia.
  • wybór architektury systemu i licencjonowania – wynikający bezpośrednio z analizy procesów biznesowych i zdefiniowanych potrzeb firmy. Wybór ten został szerzej omówiony podczas e-seminarium „ERP w chmurze – szanse i zagrożenia”.

Dla kogo chmura, dla kogo on-premise

Jak widać wybór architektury powinien być wynikiem dogłębnego zrozumienia potrzeb firmy i rozpoznania kluczowych dla jej funkcjonowania procesów. Bez tego nie sposób przewidzieć czy chmura da nam wszystkie obiecane przez producenta korzyści, czy wyrządzi więcej zła niż pożytku. Oto kilka przykładów: dla firm z branży retail i e-commerce oferta chmury publicznej może stanowić najlepszą odpowiedź na ich bieżące potrzeby, gdyż gwarancja dostępności z dowolnego miejsca na ziemi zwalnia ich z konieczności budowania własnej infrastruktury, która musi zapewnić najwyższy poziom obsługi klienta i maksymalną dostępność usług. Ale już dla firm produkcyjnych chmura może się okazać rozwiązaniem najgorszym z możliwych, ponieważ architektura wykorzystywanych przez nich systemów, takich jak systemy automatycznego sterowania procesami produkcyjnymi, musi gwarantować ciągłość procesów produkcyjnych. Ponadto przesyłanie ogromnej ilości danych zbieranych przez takie systemy do chmury nie tylko wymaga bardzo szybkiego i pewnego łącza internetowego, ale również generuje zupełnie niepotrzebne koszty, zwłaszcza jeśli te dane mają być przetwarzane jedynie lokalnie.

Zgadzam się, że obecność chmury publicznej oraz dostępność ogromnej ilości usług adresowanych do biznesu stwarza ogromne możliwości ich rozwoju i to w wielu rożnych obszarach. Chmura oznacza szansę dynamicznego rozwoju z wykorzystaniem najnowszych technologii IT w przystępnej cenie. Zaledwie kilka lat temu korzystanie z takich usług jak MS Exchange czy MS SharePoint wymagało dużych nakładów finansowych i to zarówno na samą infrastrukturę, jak i licencje. Dzisiaj na korzystanie z tych usług mogą sobie pozwolić nawet stosunkowo małe firmy. I podobnie przedstawia się sytuacja na rynku rozwiązań klasy ERP.

Niemniej jednak stając przed dylematem wyboru modelu użytkowania systemu ERP (on-premise czy chmura) nie można zapominać o tym co najważniejsze, tj. dopasowaniu możliwości systemu do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa. Złożoność procesów biznesowych obsługiwanych przez systemy tej klasy jest zwykle bardzo duża, a ich wpływ na funkcjonowanie i możliwości rozwoju przedsiębiorstw wręcz krytyczny. Kwestie związane z wyborem modelu licencjonowania systemu i wyboru infrastruktury należy więc pozostawić na sam koniec, aby uniknąć sytuacji, w której osiągnięte korzyści płynące z wyboru rozwiązania chmurowego spowodują utratę być może większych korzyści, jakie mógł przynieść prawidłowo dostosowany i zaimplementowany system ERP.

Patrząc przez pryzmat wydarzeń ostatnich lat widać, że znaczenie chmury publicznej jest i będzie coraz bardziej istotne, a w perspektywie kolejnych lat trend ten na pewno jeszcze się pogłębi. Nie bez znaczenia jest tutaj również kwestia bezpieczeństwa oraz zmian przepisów związanych z ochroną danych osobowych (RODO), które narzucają dość restrykcyjne wymagania dotyczące zabezpieczenia zbiorów danych. Spełnienie wszystkich wymogów narzuconych przez RODO w ramach własnej infrastruktury może być trudne dla części firm i w związku z tym wiele z nich zdecyduje się zapewne na migrację krytycznej części infrastruktury do chmury, co umożliwi im przeniesienie odpowiedzialności na dostawcę usług. Nie zmienia to jednak faktu, że rozważanie modelu usługowego w przypadku systemu ERP powinno być w pełni świadome i przemyślane, i zdecydowanie radziłbym unikać sięgania po rozwiązania oferowane przez dostawców jedynie z uwagi na trendy i modę.

Autor:

Andrzej Krawiec, ERP Technical Expert w JCommerce

Od 1995r. związany z projektowaniem baz danych i systemów informatycznych wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem. W swoim dorobku zawodowym posiada udział w kilkudziesięciu projektach wdrożeniowych systemów klasy ERP pełniąc funkcje analityka, konsultanta, projektanta, programisty i kierownika projektów.

Artykuł powstał przy współpracy z firmą JCommerce