ERP w chmurze: Czy warto się śpieszyć?

Usługi chmurowe obejmują coraz większą liczbę różnych aplikacji i rozwiązań IT. Wkraczają też w obszar systemów ERP, które są wykorzystywane praktycznie w każdej firmie. Ale migracja ERP do chmury ma nie tylko zalety, ale również stwarza problemy, o których warto pamiętać

Autor: Wiesław Pawłowicz

Według najnowszych badań przeprowadzonych przez organizację CSA (Cloud Security Alliance), aż dwie trzecie firm planuje migrację do systemów ERP działających w chmurze mimo, że wiele z nich wciąż obawia się o bezpieczeństwo wrażliwych danych oraz zgodność z regulacjami prawnymi.

W 2021 roku firmy wydadzą 30 mld USD na zakup chmurowych systemów ERP. Dla porównania wartość wszystkich usług świadczonych w chmurach publicznych to 266 mld USD. Takie prognozy opublikowano w raporcie CSA Impact of Cloud on ERP.

Skalowalność oraz możliwość automatyzacji procesów aktualizacji oprogramowania to największe zalety przemawiające za wdrożeniem systemu ERP działającego w chmurze. Obecnie duże obawy budzi jednak to, czy będzie można zapewnić zgodność takiego systemu z regulacjami prawnymi, bezpieczeństwo wrażliwych danych oraz sprawnie i szybko przeprowadzić migrację ERP do chmury. Takie są podstawowe wnioski z badań ankietowych opublikowanych w raporcie CSA.

Najważniejsze zalety ERP w chmurze

Najważniejsze, przemawiające do użytkowników zalety rozwiązań chmurowych to: łatwe skalowanie systemu (tak uważa 65% ankietowanych), mniejsze koszty zakupu i utrzymania oprogramowania (61%) oraz przerzucenie na dostawcę usług odpowiedzialności za instalację aktualizacji oraz poprawek związanych z bezpieczeństwem systemu (49%).

Czego użytkownicy się obawiają

Największe obawy wyrażane przez 65% ankietowanych dotyczą bezpieczeństwa wrażliwych danych. Zdaniem analityków CSA ma to swoje uzasadnienie, bo wykorzystanie natywnych narzędzi chmurowych do zapewnienia kontroli dostępu i szyfrowania przechowywanych i transmitowanych danych wymaga poważnej modyfikacji architektury systemów IT wykorzystywanych w firmach. Niestety migracja systemu ERP do chmury nie polega na zakupie usługi i określeniu wymagań na moc przetwarzania i pojemność pamięci masowej.

Nie ma obecnie powodu, by kwestionować fakt, że usługi chmurowe zapewniają lepsze bezpieczeństwo niż te, które jest w stanie zapewnić większość firm korzystających z własnych centrów danych.

Pod tym względem nie sam system chmurowy powinien budzić wątpliwości, ale raczej niedopracowana, firmowa polityka bezpieczeństwa, brak zapewnienia prawidłowej, zgodnej z zasadami bezpieczeństwa konfiguracji systemu i wdrożenia bezpiecznych technologii - uważają analitycy z CSA. Dodają jednocześnie, że 95% przypadków naruszeń bezpieczeństwa systemów chmurowych wynika z błędów użytkownika.

Inne obawy dotyczące zmiany wykorzystywanego systemu ERP na rozwiązanie chmurowe dotyczą możliwości zapewnienia zgodności z regulacjami prawnymi (taką opinię wyraża aż 54% ankietowanych), przerwania lub zakłócenia operacji biznesowych podczas procesu migracji danych (47%) oraz długiego czasu takiej migracji (46%). Jak widać, wiele firm z dużą rezerwą podchodzi do koncepcji wykorzystania systemu ERP działającego w chmurze.

Trudna migracja do chmury

Migracja danych do chmurowego systemu ERP okazuje się dużym problemem. W 90-procentach firm, które rozpoczęły taki projekt pojawiły się opóźnienia, a średni czas trwania procesu migracji to 12 miesięcy.

Oznacza to, że już na etapie planowania wdrożenia występuje problem z oszacowaniem jak długo potrwa migracja i jakie nieoczekiwane problemy mogą się pojawić.

Firmy planujące taki projekt powinny, więc założyć najgorszy scenariusz czasu trwania wdrożenia i starać się zapewnić, że niespodziewane opóźnienia nie wpłyną negatywnie na funkcjonowanie biznesu.

Propozycja nie do odrzucenia

Praktycznie wszyscy liczący się dostawcy systemów ERP wprowadzili do oferty usługi świadczone w modelu chmurowym, które są opcjonalnym rozwiązaniem dla użytkowników.

Najważniejsi dostawcy aplikacji systemów ERP działających w chmurze według IDC. 
Źródło: Raport IDC „Worldwide SaaS and Cloud-Enabled Operational ERP Applications 2019 Vendor Assessment”, marzec 2019.

Najważniejsi dostawcy aplikacji systemów ERP działających w chmurze według IDC.

Źródło: Raport IDC „Worldwide SaaS and Cloud-Enabled Operational ERP Applications 2019 Vendor Assessment”, marzec 2019.

Ale warto zauważyć, że niektórzy z największych producentów chcą nie tylko zachęcić, ale praktycznie zmusić użytkowników do migracji do rozwiązań chmurowych. Na przykład SAP agresywnie promuje S/4 HANA, a Oracle - ERP Cloud zapowiadając jednocześnie zakończenie wsparcia dla starszych wersji oprogramowania w najbliższej dekadzie.

W efekcie użytkownicy systemów ERP, niezależnie od ich preferencji, będą niejako zmuszani do migracji do chmury, jeśli oczywiście będą chcieli korzystać z dotychczasowych systemów ERP.

A migracja, na niewątpliwie nowoczesne, platformy cyfrowe nowej generacji może być utrudniona przez problemy ze znalezieniem specjalistów, którzy mają odpowiednie doświadczenie i umiejętności wdrażania oraz utrzymania takich systemów.

A na początku 2019 roku SAP ogłosił program redukcji zatrudnienia i globalne zmniejszenie liczby pracowników o 4400 osób. Uzasadnieniem tej decyzji była restrukturyzacja firmy polegająca na stopniowym odejściu od tradycyjnej sprzedaży licencji na rzecz usług chmurowych. Zwolnienia te w znacznym stopniu miały dotyczyć starszych, doświadczonych pracowników, którym można było zaproponować przejście na wcześniejszą emeryturę.

Takie decyzje mogą wywołać problemy, o których mówią m.in. analitycy Gartnera w opublikowanym w lipcu 2018 roku raporcie „Retirements and Digitalisation Are Creating an ERP Skills Gap - Are You Prepared to Fill It?”.

Bo niestety oprogramowanie ERP nie budzi zainteresowania młodych specjalistów IT. Wobec tego można oczekiwać nie tylko, że znalezienie wykwalifikowanych administratorów będzie coraz trudniejsze, ale jakość wsparcia technicznego świadczonego przez dostawców może się pogorszyć.

„Znalezienie pracowników mających doświadczenie w zarządzaniu systemem ERP nie jest obecnie tak łatwe jak 10 lat temu, a liczba potencjalnych kandydatów na takie stanowiska wciąż się zmniejsza” piszą w raporcie analitycy Gartnera.

Transformacja cyfrowa i chmura to kierunki rozwoju IT, których nie da się uniknąć. Na przykład w raporcie finansowym firmy IFS za pierwszy kwartał 2019 roku napisano „W I kwartale więcej nowych klientów IFS niż kiedykolwiek wcześniej zdecydowało się na wdrożenie rozwiązań IFS w chmurze” (firma oferuje wykorzystujące platformę Microsoft Azure).

Ale przedstawione wyżej problemy warto wziąć pod uwagę planując modernizację lub migrację systemu ERP do chmury.