System nie zintegrowany

Dostawcy systemów zintegrowanych od lat podkreślają, że ich rozwiązania obejmują wszystkie ważne obszary funkcjonowania firmy. Praktyczne, często bolesne, doświadczenia użytkowników zmuszają do weryfikacji tego mitu. "Wciąż pokutuje mit, że system zintegrowany potrafi wszystko, a nawet jeszcze więcej. Użytkownicy wierzą marketingowi dostawców, a potem my, informatycy, otrzymujemy od nich pełne zdziwienia telefony: jak to, wydaliśmy tyle pieniędzy, a w systemie tego nie ma? Dlatego ważne jest, aby już w trakcie projektu uświadamiać użytkownikom, jakie są możliwości i ograniczenia systemu" - mówi Paweł Podziewski. "Już podczas wdrożenia trzeba mieć świadomość, że nie da się systemem ERP objąć wszystkiego i "kołdra zawsze będzie za krótka". Czasami nawet oprogramowanie dedykowane dla danego obszaru może mieć pewne braki. Przykładowo, w używanym przez naszą firmę systemie MFG/PRO 8.6 nie ma funkcji umożliwiającej planowanie obciążeń linii produkcyjnych" - twierdzi Artur Traczyk.

W pułapkę wszechmocnych systemów łatwo jest wpaść szczególnie wówczas, gdy na horyzoncie pojawia się nowa, modna funkcjonalność. Starając się nadążyć za modą, dostawcy tworzą dodatkowe moduły o szumnie brzmiących nazwach, które choć faktycznie istnieją, zazwyczaj mają bardzo ograniczone możliwości i dopiero z czasem zaczynają spełniać oczekiwania użytkowników, nie mówiąc o integracji z pozostałymi modułami. Dobrym przykładem są tu aplikacje wspierające zarządzanie kontaktami z klientami (CRM) czy koordynujące łańcuchy logistyczne (SCM). Chcąc więc naprawdę informatyzować nowe obszary działalności, klienci są zmuszeni do korzystania z aplikacji firm trzecich i podejmowania prób ich integracji z systemami ERP.

Jak gruntowne ERP

"Mimo najlepszych chęci producentów i dostawców, większość dziedzinowych modułów systemów ERP pozostaje zbyt "gruboziarnista", aby służyć jako narzędzia umożliwiające zarządzanie na poziomie operacyjnym. Budżetowanie, prognozowanie sprzedaży, zarządzanie produkcją, dystrybucją, gospodarką remontową, kampanie promocyjne, obsługa rabatów - wszystko to wymaga w praktyce specjalizowanych aplikacji. Systemy ERP należy więc traktować jako oprogramowanie do rejestrowania i rozliczania transakcji" - tłumaczy Zbigniew Śliwa. Zestawienie marketingowego przekazu dostawców systemów ERP z tą refleksją może być wstrząsające, ale większość doświadczonych kierowników działów informatyki nie próbuje przekraczać ich ograniczeń, traktując je jako coś naturalnego. Nie starają się rozbudowywać systemów typowo produkcyjnych o elementy związane z finansami i sprzedażą, i odwrotnie. Przykładowo, w SGL Carbon produkcja i finanse są obsługiwane przez dwa nieza-leżne systemy informatyczne. Finanse i sprzedaż przez działający w niemieckiej centrali firmy system SAP R/3. Produkcją zarządza lokalny system MM (Materials Management) autorstwa Hewlett-Packarda. Ten ostatni ma już kilkanaście lat i wciąż jest używany, mimo że HP zawiesiło wsparcie dla niego jeszcze na początku lat 90. Ponadto w firmie działają niemiecki system DCW, umożliwiający realizację funkcji kontrolingowych, oraz hurtownia danych produkcyjnych wykorzystująca MS SQL. Zbigniew Śliwa zauważa jednak, że integrowanie wszystkiego ze wszystkim nie ma zazwyczaj uzasadnienia, nawet jeśli jest możliwe. Innymi słowy, nie należy dążyć do integracji tylko dlatego że narzędzia stwarzają takie możliwości, lecz za każdym razem zastanowić się, czy integracja przynosi dodatkową wartość dla przedsiębiorstwa.

W gorzowskim Volkswagen Elektrosystemy najważniejsze funkcje zarządzania produkcją (zaopatrzenie, zlecenia, dokumentacja itd.) są realizowane w systemie XPPS firmy Brain, jakość dostaw jest kontrolowana przez niezależną aplikację, a działający w niemieckiej centrali firmy system SAP R/3 służy głównie do prowadzenia rozliczeń z kontrahentami i kontrolingu. Henkel Polska prowadzi kilka różnych rodzajów działalności - od produkcji proszków do prania, po profesjonalne usługi przemysłowe. Próba ujęcia specyfiki każdego z nich w tym samym systemie nie ma większego sensu, informatycy myślą więc o stworzeniu architektury dwuwarstwowej. "Naszym celem jest zachowanie finansowej kontroli nad poszczególnymi jednostkami biznesowymi, a jednocześnie wyposa- żenie ich w narzędzia, dzięki którym będą najlepiej realizowali swoje cele. Dążymy w kierunku architektury "parasolki": moduły funkcjonalne SAP R/3 będą docelowo służyć do rejestracji i kontroli obrotu towarowego i finansowego, natomiast szczegółowe zarządzanie będzie się odbywać w specjalizowanych aplikacjach" - opisuje swoje przemyślenia Włodzimierz Sobczyk, kierownik działu infor- matyki w Henkel Polska sp. z o.o. w Warszawie.