ERP na sterydach

Zwinność, elastyczność (agility) - łatwo powiedzieć, ale cechę tę naprawdę trudno jest wbudować w systemy ERP. Dlaczego? Większość systemów korzysta z jakiegoś rodzaju słownika danych. Te narzędzia określają techniczne atrybuty pól danych w systemach ERP. Większość systemów ERP zawiera obecnie narzędzia obiegu dokumentów i zadań (workflow). Jednakże tym, co naprawdę jest potrzebne, jest metoda wbudowania głębokich, istotnych zasad biznesowych i logiki prowadzenia biznesu na poziomie danych/pól danych. Przykładowo, doskonały system ERP nie pozwoliłby komuś na rekonfigurację obiegu danych, gdyby miało to spowodować ominięcie szeregu kroków narzucanych ustawą Sarbanes-Oxley. Na tej samej zasadzie doskonały system nie zezwoliłby na to, by ktoś przeniósł opis konkretnego pola do innej tablicy, jeśli ta informacja jest wymagana przez jakiś krytyczny proces. Dane oraz rządząca nimi logika muszą zostać bardziej ściśle powiązane, by "inteligentne" dostosowania systemów ERP mogły być wykonywane szybko, łatwo i poprawnie. Tego wymaga elastyczność i zwinność.

Fascynująca jest obserwacja, jak niektórzy dostawcy ERP z rozmysłem trzymają większość swoich wbudowanych systemów business intelligence schowanych w czymś w rodzaju czarnej skrzynki. Robią to, gdyż ich rozwiązania są tak kruche i nieprzenośne, że przerażeniem napawa ich myśl o tym, że klienci mogliby sięgnąć do ich wnętrza i wykorzystać je w sposób, którego nie przewidzieli ich twórcy. A potem nazywają je "otwartymi" i dziwią się, dlaczego większość z nas wolałaby, by ich handlowcy przechodzili przy wejściu jakiś rodzaj testu, który potwierdzałby, że na pewno nic nie brali.

Wpływ zmian - dziś

Jak ważna jest dziś dla użytkowników elastyczność systemów ERP? Przyjrzyjmy się dla przykładu firmom zajmującym się usługami profesjonalnymi. Programowanie, rozrysowywanie projektów architektonicznych, inżynieria TRIZ, analiza zdjęć rentgenowskich i zdjęć wykonanych metodą rezonansu magnetycznego - wszystkie te prace wykonywane są w krajach o niskich kosztach pracy, takich jak Rosja, Chiny czy Indie. Firmy usługowe muszą przejść przemianę, odchodząc od sieci lokalnych, krajowych biur, które dotychczas najczęściej w ogóle nie współdzieliły żadnych zasobów. Rzadko współpracowały też z innymi firmami usługowymi. Teraz próbują zbudować globalny model dostarczania usług, w którym w jednych zespołach projektowych działają pracownicy z krajów o niskich kosztach pracy i profesjonaliści z kraju pochodzenia danej firmy. Nowe usługi, takie jak outsourcing procesów biznesowych, wymagają tego, by firmy współpracowały z dostawcami technologii, inwestorami, wyspecjalizowanymi dostawcami usług itd. By firmy usługowe stały się bardziej elastyczne i szybciej odpowiadały na przemiany globalnej gospodarki, wymagana jest funkcjonalność umożliwiająca współpracę. Czy przeciętny system ERP umożliwia szybkie łączenie się w zespoły, pracę w zespołach projektowych, wsparcie dynamicznie zmieniającej się współpracy partnerskiej między firmami? Nie. Zmiany, które miały wpływ na firmy zajmujące się usługami profesjonalnymi, pozostawiły większość dostawców rozwiązań ERP w zawstydzającej pustce. Firmy usługowe potrzebują tanich procesów i taniego oprogramowania, które pozwolą im skrócić całkowity czas realizacji projektu. Dzisiejsze projekty i odpowiadające im zespoły organizacyjne to mieszanka ludzi nieprzerwanie współpracujących ze sobą w różnych konfiguracjach. Praca wykonywana jest 24 godziny na dobę przy wykorzystaniu zespołów pracujących we wszystkich strefach czasowych.

Szef działu IT w jednej ze średnich polskich firm

Diagnoza jest według mnie trafna, ale rozwiązanie problemu bardzo drogie i skomplikowane. Duże systemy transakcyjne mają swoją historię i działają u ogromnej liczby klientów o różnych profilach biznesowych. Modyfikacje wprowadzane przez lata przez różne zespoły projektowe powodowały ogromne "puchnięcie" modelu danych. Powód? Jeżeli konsultanci nie byli zupełnie pewni znaczenia jakiegoś pola w tabeli danych, to dokładali nowe pole na swoje potrzeby, gdyż bali się wykorzystać i modyfikować dane z już istniejącego pola. Takie podejście powoduje m.in., że w tabeli znajduje się kilka pól, w których są te same dane, ale każde z pól wykorzystywane jest przez inny moduł oprogramowania. Trzeba mieć za sobą wiele projektów, aby w miarę swobodnie rozumieć model danych — a konsultantów z takim doświadczeniem nie ma zbyt wielu, co później przekłada się na jakość wdrożenia. Odpowiedzią na nowy sposób prowadzenia biznesu powinien być zapewne nowoczesny system zbudowany od podstaw w oparciu o najnowsze technologie, ale dotychczasowi liderzy ERP musieliby ponieść wówczas gigantyczne koszty związane z przeniesieniem danych klientów do nowego systemu, nowe firmy nie mają zaś ani wiedzy, ani doświadczenia, ani ogromnych środków na produkcję i promowanie takiego systemu.

Hurtownie danych, motory analityczne umożliwiające stałą analizę procesów biznesowych, które przyspieszają i uelastyczniają działania firm usługowych to konieczność, a nie miły dodatek. Zwinność - zdolność do stałych i szybkich zmian - nie jest czymś, co dostawcy przewidzieli dziesiątki lat temu, ale jest to coś niezwykle istotnego dziś. Czas na świeżą krew i wprowadzenie nowej polityki "zera tolerancji" dla obietnic bez pokrycia składanych przez tradycyjnych liderów.

Roman Maret - dyrektor IT i administracji w British American Tobacco Polska

Generalnie zgadzam się z tezą tego artykułu. System ERP wspiera dobrze standardowe, wolno zmieniające się procesy i transakcje. Wprowadzanie zmian wymaga wiedzy i umiejętności, a więc zazwyczaj zatrudnienia konsultantów, a ponadto jest kosztowne i często pracochłonne, zwłaszcza gdy weźmiemy pod uwagę konieczność przeprowadzenia testów przez użytkowników i testów regresyjnych, np. dla systemów obsługujących kilka rynków. Wybór systemu ERP jest najczęściej kompromisem pomiędzy stabilnością, funkcjonalnością i skalowalnością z jednej strony a kosztami wdrożenia i utrzymania z drugiej. Gdy pomyślimy o szybko zmieniających się realiach rynkowych i konieczności wprowadzania nowych technologii, to systemy ERP rzeczywiście nie nadążają. Owocuje to budową wielu interfejsów, a co za tym idzie zmniejszoną integracją danych. Systemy ERP wydają się też nie nadążać za zmianami w organizacji pracy. Myślę tu o organizacjach rozproszonych geograficznie, wirtualnych zespołach projektowych czy wykorzystaniu urządzeń typu BlackBerry.

Brian Sommer jest analitykiem i prezesem firmy badawczej Techventive. Artykuł został opublikowany 19 października 2006 r. w amerykańskim magazynie CIO. Tłum. dot.


TOP 200